Thu mẫu: Các mẫu vật được thu thập theo kinh nghiệm sử dụng của người dân địa phương.
Các mẫu tiêu bản tốt phải đảm bảo có đầy đủ các bộ phận đặc biệt là cành, lá cùng với hoa, quả (đối với cây lớn) hay cả cây (cây thảo nhỏ hay dương xỉ). Các cây lớn thu từ 3- 5 mẫu trên cùng cây; các cây thảo nhỏ và dương xỉ thì thu 3 - 5 cây (mẫu) sống gần nhau. Điều này là rất cần thiết để bổ sung cho nhau trong quá trình định mẫu và trao đổi mẫu vật. Các mẫu được thu thập phải có tỷ lệ tương đối phù hợp với kích thước chuẩn của mẫu tiêu bản: 41 x 29 cm.
Tuy nhiên trong điều tra thực vật dân tộc học, các mẫu tiêu bản thu được thường không đầy đủ các tiêu chuẩn trên. Trong các trường hợp này, cần thu thập các mẫu vật có thể (cành, lá, hoa, quả, hạt, rễ… ), các mẫu này không đủ cơ sở để xác định chính xác tên khoa học nhưng có thể định hướng cho quá trình thu thập thông tin kèm theo và thu mẫu tiêu bản bổ sung sau này.
Bên cạnh các mẫu thực vật điển hình thì để mô phỏng cho giá trị sử dụng, chúng tôi còn thu thập các mẫu thực vật dân tộc học - các mẫu thực vật chứa đựng giá trị tri thức dân tộc như: Bộ phận dùng, các bộ phận có đặc điểm để phân biệt bởi tri thức dân tộc, các sản phẩm có nguồn gốc từ thực vật...
Ghi chép thông tin: Các thông tin liên quan đến mỗi mẫu vật phải được ghi chép ngay tại hiện trường. Các thông tin về thực vật cần có như: Dạng sống, đặc điểm thân, cành, lá, hoa, quả trong đó đặc biệt lưu ý đến các thông tin không thể hiện được trên mẫu tiêu bản khô như màu sắc hoa, quả khi chín, màu của nhựa, dịch, mủ; mùi, vị của hoa quả nếu có thể biết được… Bên cạnh đó, các thông tin về thời gian, địa điểm thu mẫu, điều kiện tự nhiên, sinh thái nơi sống, mật độ, người thu mẫu… cũng nên được ghi cùng.
Các thông tin về thực vật dân tộc học được ghi chép thông qua tri thức của người cung cấp thông tin. Có thể phỏng vấn trực tiếp hay quan sát cách thức thực hiện các tri thức đó để thu nhận thông tin. Các thông tin cần ghi là: Tên dân tộc của cây, ý nghĩa của tên, mục đích sử dụng, bộ phận dùng, cách khai thác, bảo quản và sử dụng, cách thức dùng khi phối hợp với các cây khác, nguồn gốc thông tin… Ngoài ra, do mẫu thực vật dân tộc thường không có đầy đủ các bộ phận để quan sát trực tiếp nên cán bộđiều tra đề nghị người cung cấp tin mô tả các bộ phận còn thiếu
tuy nhiên những mô tả này chỉ để tham khảo và định hướng tiếp theo chứ không được coi là các mô tả thực vật vì cách nhìn nhận, mô tả của người dân không hoàn toàn trùng khít với cách mô tả thực vật của người nghiên cứu. Các thông tin có thể được vào phiếu điều tra ngay tại hiện trường hoặc ghi vào sổ tay sau đó đến cuối ngày phải vào phiếu.
Xử lý mẫu: Trong khi thực địa, các mẫu được cắt tỉa cho phù hợp sau đó kẹp vào giữa hai tờ báo (kích thước 45 x 30 cm) và được ngâm trong dung dịch cồn 40o
- 45o để mang về. Khi về, mẫu được lấy ra khỏi cồn và được đặt giữa hai tờ báo khô, cứ như vậy thành từng tập, kẹp bằng kẹp mắt cáo để mang đi phơi hoặc sấy khô. Mẫu có thểđược xử lý độc và khâu hay không là tùy vào yêu cầu cụ thể.
Định tên: Việc định tên được sử dụng theo phương pháp hình thái so sánh. Cơ sởđể xác định là dựa vào các đặc điểm phân tích được từ mẫu vật, các thông tin ghi chép ngoài thực địa, từđó so sánh với các khoá phân loại đã có hay với các bản mô tả, hình vẽ. Các tài liệu thường xuyên được dùng là: Cẩm nang tra cứu và nhận biết các họ thực vật hạt kín ở Việt Nam, Cây cỏ Việt Nam…
Các mẫu vật phức tạp, không có nhiều đặc điểm nhận dạng sẽ được chuyển cho các chuyên gia phân loại sâu để giám định.
Lập danh lục: Từ các mẫu tiêu bản đã có tên, tiến hành lập danh lục thực vật, Tên khoa học của các loài được kiểm tra và chỉnh lý theo bộ “Danh lục các loài thực vật Việt Nam”. Danh lục cuối cùng được xây dựng theo nguyên tắc: Tên các họ và trong mỗi họ thì tên cây được sắp xếp theo thứ tự abc. Trong bảng danh lục có các cột là: Số thứ tự, Tên dân tộc, tên phổ thông, tên khoa học, họ thực vật, chế biến và sử dụng, địa điểm thu mẫu.