tư do phòng vật tư thực hiện. Căn cứ vào bản Kế hoạch vật tư theo hạn mức được lập cho từng phương án và Bản kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp. Phòng vật tư tiến hành nhập, xuất theo từng phương án cụ thể. Việc này tạo thuận lợi cho phòng vật tư theo dõi được tình hình nhập - xuất - tồn để có những kế hoạch cung cấp vật tư kịp thời đồng thời giảm khả năng tồn NLVL, CCDC quá nhiều tại các phương án tránh tình trạng làm giảm chất lượng của vật liệu do điều kiện bảo quản không tốt.
Hạch toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ:
Hạch toán chi tiết NLVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán số liệu, thuận tiện cho sử dụng.
Hạch toán tổng hợp NLVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để có thể xác định số liệu và giá trị nhập - xuất - tồn ở bất kì thời điểm nào. Hầu hết các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn đều được kế toán định khoản đầy đủ, chính xác theo chế độ kế toán.
4.1.2. Nhược điêm
Thứ nhất, lập danh điểm vật tư: Xí nghiệp chưa xây dựng hế thống mã hóa danh
điểm vật tư nên gây khó khăn cho công tác quản lý, theo dõi cũng như kiểm tra, đối chiếu giữa thủ kho và kế toán.
Thứ hai, về việc luân chuyển chứng từ nhập - xuất NLVL, CCDC: việc luân
chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phòng ban diễn ra thường xuyên tuy nhiên giữa các bộ phận, phòng ban này không có biên bản giao nhận chứng từ nên khi
xảy ra mất chứng từ không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý. Làm cho cán bộ công nhân viên nơi lỏng việc quản lý chứng từ.
Thứ ba, Xí nghiệp không mở TK 151- Hàng mua đang đi đường
Thực tế tại Xí nghiệp không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường mà chỉ sử dụng TK 152- NLVL và TK 153 – CCDC, chỉ khi nào có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hoá đơn, phiếu nhập biên bản kiểm nghiệm vật tư thì mới ghi vào sổ sách và được hạch toán vào TK 152, 153. Trong khi đó nhà cung cấp của Xí nghiệp ở khắp mọi miền đất nước và cả ở nước ngoài, do đó hoá đơn đã về nhưng hàng vẫn chưa về cuối tháng, hoặc hàng đã về Xí nghiệp nhưng cuối tháng phòng kế hoạch vật tư chưa kiểm nghiệm xong để hoàn tất thủ tục nhập kho. Vì thế những lô hàng này không được ghi chép mà chỉ khi có đầy đủ 3 chứng từ trên mới được nhập kho, ghi sổ. Như vậy, thông tin cuối tháng về HTK sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận khoản nợ mặc dù đã có những lô đã trả bằng tài sản của mình. Như vậy mặc dù TK 111, TK 112 đã ghi giảm nhưng TK 151 thì chưa tăng. Nếu như thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần giá trị NLVL, CCDC này.
Thứ tư, hệ thống các biểu mẫu và sổ kế toán Xí nghiệp sử dụng chưa được cập
nhật theo mẫu mới nhất, theo TT200/2014/TT-BTC.
4.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Xí nghiệp dụng cụ tại Xí nghiệp
Thứ nhất, lập danh điểm NLVL, CCDC.
Do đặc thù công việc nên nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ của Xí nghiệp rất đa dạng và phong phú vì vậy gây ra khó khăn cho việc quản lý, kiểm tra từng loại nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ một cách có hệ thống và kế hoạch. Để giải quyết tình trạng này Xí nghiệp cần xây dựng hệ thống danh điểm NLVL, CCDC thống nhất. Sổ danh điểm vật tư là sổ danh mục tập hợp toàn bộ các loại nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ; và được theo dõi cho từng loại, từng nhóm NLVL, CCDC một cách chặt chẽ giúp công tác quản lý, hạch toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp được thống nhất.
Để lập sổ danh điểm NLVL, CCDC Xí nghiệp cần quy định cho mỗi loại vật tư một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số kết hợp với chữ cái thay thế tên gọi, quy cách, kích thước của chúng. Tùy theo từng loại vật tư phục cụ cho yêu cầu sản xuất mà Xí nghiệp lên các danh điểm cho từng loại khác nhau.
VD: Phân loại nhóm nguyên liệu vật liệu chính như sau: - Nhóm nguyên liệu vật liệu chính : TK 1521
SỔ DANH ĐIỂM NLVL, CCDC
Ký hiệu
NLVL, CCDC Mã số Danh điêm NLVL, CCDC vị tínhĐơn Ghichú Loại Cấp độ
1521 Nguyên liệu vật liệu chính
1521 –T1 Thép Kg T1 Thép Kg 1521 – T1.01 Thép phi 10 Kg 1521 – T1.02 Thép phi 12 Kg 1521 – T1.03 Thép phi 14 Kg … 1521 –
L2 Lưỡi khoan Cái
1521 –L2.CT1 L2.CT1
Lưỡi khoan hạt kim CT1, r
= 46 Cái
1521 –L2.CA4 L2.CA4
Lưỡi khoan hạt kim CA4, r
= 59 Cái (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1521 – L2.T2 Lưỡi khoan kim cương T276 Cái …
Thứ hai, về việc luân chuyển chứng từ về nhập xuất NLVL, CCDC.
Xí nghiệp nên lập sổ giao nhận chứng từ nhập - xuất NLVL, CCDC giữa các phòng ban, bộ phận có liên quan. Mỗi khi luân chuyển chứng từ cả bên giao và bên nhận đều phải ký tên vào sổ. Nếu xảy ra mất mát thì có thể dễ dàng quy trách nhiệm cho đúng người, đúng bộ phận. Việc này giúp quản lý chặt chẽ các chứng từ của Xí nghiệp, hơn nữa cũng nâng cao tinh thần ý thức trách nhiệm cho các cán bộ đối với việc quản lý chứng từ nói riêng và công việc nói chung.
Lập mẫu phiếu giao nhận chứng từ nhập kho hoặc xuất kho như sau:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP KHO HOẶC XUẤT KHO
Tư ngày ……đến ngày…….
Nhóm vật tư
(NLVL, CCDC) Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
1 2 3 4
Ngày tháng năm
Người nhận Người giao
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Thứ 3, Xí nghiệp nên mở thêm TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
• Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Bên nợ:
- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường
Bên có:
- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
Dư nợ: