* Phương pháp kiểm kê định ky
- Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng, giảm NLVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Phụ lục 6 - sơ đồ 2.6).
- Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng, giảm CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Phụ lục 7 – sơ đồ 2.7).
2.3.4. Kế toán kiêm kê, đánh giá lại, dự phòng giảm giá NVL, CCDC
2.3.4.1. Công tác kiểm kê NVL, CCDC
Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật liệu. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm bắt được hiện trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật liệu của doanh nghiệp.
Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: Kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường…
- Đối tượng doanh nghiệp phải kiểm kê:
+ Toàn bộ các loại nguyên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ trong kho, hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm tồn kho, công cụ dụng cụ đã xuất dùng, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, các loại chi phí sản xuất kinh doanh dở dang,…
+ Đối với NVL ở các công trình XDCB còn dở dang thì doanh nghiệp kiểm kê toàn bộ NVL phụ vụ phần công trình, hạng mục công trình đầu tư tự làm. Nếu giao thầu cho bên B thì chỉ kiểm kê phần công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành theo từng giai đoạn không kiểm kê hàng tồn kho, bên B bàn giao cho bên A và được bên A chấp thuận thanh toán. Phần công trình XDCB dở dang bên A chưa chấp nhận thanh toán cho B được coi là tài sản lưu động ( chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) của bên B, không liên quan nên không thể kiểm kê hàng tồn kho
- Các trường hợp doanh nghiệp phải kiểm kê hàng tồn kho:
+ Cuối kì kế toán năm, trước khi doanh nghiệp lập báo cáo tài chính, khi có yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp
+ NVL, CCDC, hàng hóa,… bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hỏng
+ Nhầm lẫn ghi chép về chủng loại, thiếu chính xác về số lượng khi xuất nhập thu, chi
+ Tính toán ghi chép trên sổ sách có sai sót + Có hành vi tham ô, gian lận
+ Xảy ra hỏa hoạn, nước lũ và các thiệt hại bất thường khác.
- Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ thành phần theo quy định, phải lập biên bản kiểm kê theo quy định ( Mẫu số 05-VT theo thông tư TT200/2014/TT-BTC)
- Sau khi kiểm kê đánh giá lại hàng tồn kho, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế khi kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
- Việc kiểm kê phản ánh đúng thực tế hàng tồn kho, nguồn hình thành hàng tồn kho. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê
Kế toán kiểm kê và xử lý thiếu, thưa NVL, CCDC
- Phụ lục 8 – sơ đồ 2.8: Kế toán và xử lý vật tư khi kiêm kê phát hiệnthiếu thiếu
- Phụ lục 9 – sơ đồ 2.9: Kế toán và xử lý vật tư khi kiêm kê phát hiệnthừa chưa rõ nguyên nhân. thừa chưa rõ nguyên nhân.
2.3.4.2. Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Đánh giá lại là xác định lại giá trị của NVL, CCDC, hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm đã tồn kho trên 12 tháng tính đến thời điểm kiểm kê. Riêng các tài sản kém, mất phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển, không dùng, chờ thanh lý đều phải thực hiện xác định lại giá trị, không phụ thuộc vào thời gian tồn kho.
- Đối tượng doanh nghiệp phải đánh giá lại: Toàn bộ các tài sản, loại NVL, CCDC trong kho, hàng hóa thành phẩm, bán thành phẩm tồn kho, công cụ dụng cụ đã xuất dùng, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, các loại chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, …
- Các trường hợp doanh nghiệp phải đánh giá lại hàng tồn kho: + Có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
+ Khi doanh nghiệp muốn tổ chức lại doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức hoạt động kinh doanh
+ Khi dùng hàng tồn kho ( có giá trị lớn để góp vốn đầu tư liên doanh, liên kết
+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật
- Nguyên tắc xác định lại: xác định lại theo giá thị trường tại thời điểm kiểm kê(1/7/2011). Đối với tài sản lưu động kém, mất phẩm chất, ứ đọng, chậm luân (1/7/2011). Đối với tài sản lưu động kém, mất phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển, không cần dùng, chờ thanh lý thì
Trường hợp không có giá thị trường thì lấy theo giá trị sổ sách tại thời điểm kiểm kê.