: Quan hệ trực thuộc trong hoạt động XKLĐ
2.3.1.1. Một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức của Trung tâm đào tạo nghề và XKLĐ:
Trung tâm đào tạo nghề và XKLĐ:
Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả thì hệ thống tổ chức phải là một thể thống nhất, phải có sự thông suốt giữa các bộ phận, giữa các cấp. Muốn vậy, Trung tâm đào tạo nghề và XKLĐ nên:
Thứ nhất, đối với những người quản lý cấp cao (Giám đốc, Phó Giám đốc) phải quy định rõ chức năng nhiệm vụ từng ban trong Trung tâm, tránh tình trạng chồng chéo về nhiệm vụ. Các nhà quản lý cấp cao phải nắm bắt tình hình nguồn lực thực tế của từng ban để có những cách đề bạt, thuyên chuyển phù hợp với năng lực và trình độ của từng người. Quá hình di chuyển nguồn nhân lực của tổ chức phải dựa trên những yêu cầu khách quan và nguyện vọng chính đáng của các thành viên trong tổ chức. Bên cạnh đó,
chính các nhà quản lý cấp cao phải có những kế hoạch để nâng cao các kỹ năng mềm của bản thân để có thể làm viêc một cách có hiệu quả.
Bảng 3: Mối quan hệ các kỹ năng với vị trí nhân lực trong tổ chức
Kỹ năng phân tích tổng hợp chiến lược
Kỹ năng quan hệ con người
Kỹ năng chuyên môn Vị trí thích hợp
20% 40% 40% Công nhân
30% 40% 30% Cán bộ trung gian
40% 40% 20% Nhà quản lý
Nguồn:
Dựa vào bảng trên, các Nhà quản lý cấp cao của Trung tâm có thể có những quyết định sắp xếp nhân viên một cách có hiệu quả để tránh lãng phí nguồn nhân lực.
Thứ hai, đối với các ban trong Trung tâm, các trưởng ban phải nắm rõ được nhiệm vụ của ban mình để có kế hoạch phân công công việc cụ thể cho từng người. Chẳng hạn như, đối với Ban kế hoạch thị trường thì ai có nhiệm vụ làm các báo cáo của ban, ai có nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết các thắc mắc về hồ sơ của người lao động, ai có nhiệm vụ dịch các yêu cầu của đối tác… Như thế công việc sẽ trôi chảy và nâng cao trách nhiệm của tất cả mọi người, vì nếu một người đình trệ không hoàn thành công viêc sẽ ảnh hưởng đến cả tiến trình làm việc của ban đó, làm mất thành tích thi đua của ban đó. Mỗi vị trí làm việc cần phải xây dựng được một bảng mô tả công việc để mỗi người đều biết được vai trò và nhiệm vụ của mình, cũng như những quyền lợi để họ có động lức phấn đấu. Bảng mô tả công việc cho mỗi vị trí được Trưởng các ban xây dựng và có sự đồng ý của Giám đốc để hoạt động của Trung tâm được thông suốt. (Mẫu số 2).
Thứ ba, vận dụng Marketing trong hoạt động xuất khẩu lao động để nắm bắt được nhu cầu thị trường lao động quốc tế, và thực trạng nguồn nhân lực xuất khẩu của các địa phương để có những chiến lược phù hợp cho
công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực xuất khẩu. Tạo ra được nguồn nhân lực dự trữ phù hợp với yêu cầu của đối tác, và nâng cao uy tín của Trung tâm với các đối tác nước ngoài. Trong hoạt động Marketing thì phải chú ý đến việc nghiên cứu thị trường, và dự báo thị trường lao động trong nước và Quốc tế. Cần phải tìm ra đúng cái mà thị trường cần (loại lao động, trình độ, phẩm chất, số lượng….), phân tích được đối thủ cạnh tranh (ưu điểm, hạn chế và tiềm năg của họ). Phân tích đối thủ canh tranh có thể sử dụng công cụ SWOT.
SWOT là một công cụ, một phương pháp hỗ trợ tư duy về đối tượng (mind's tool). SWOT đươc viết tắt bởi các từ: Strengths: điểm mạnh, đó là lợi thế, là nguồn lực tốt nhất của tổ chức; Weaknesses: điểm yếu, thế yếu hay những nhược điểm của tổ chức, của đối thủ; Opportunities: cơ hội, tiềm năng, xu hướng, điều này thường do khách quan mang lại như sự tiến bộ về công nghệ, sự thay đổi các chính sách của Nhà nước; Threats: thách thức, đó là những nguy cơ tiềm ẩn, những vấn đề do môi trường bên ngoài đem lại mà Trung tâm sẽ gặp phải cần phải đối diện. Mô hình phân tích SWOT có dạng sau:
Strengths (S) Opportunities (O)
Weaknesses (W) Threats (T)
Tuy nhiên khi sử dụng công cụ SWOT cần phải chú ý đến chất lượng thu thập thông tin. Thông tin cần phải tránh cái nhìn chủ quan từ một phía, nên tìm kiếm thông tin từ mọi phía.
Khi đáng giá được những điểm mạnh, điểm yếu, những cơ hội và thách thức của Trung tâm thì việc triển khai các công việc trong hoạt động
Marketing là rất cần thiết. Marketing xuất khẩu lao động như cách hiểu thông thường của Marketing là khoa học nghiên cứu các quy luật nghiên cứu cung cầu, giá cả của sản phẩm trên thị trường, và các phương pháp, các nghệ thuật làm cho quá trình sản xuất ra sản phẩm bán hết được cho khách hang một cách thuận lợi, thu được lợi nhuận cao. ổn định và lâu dài trong điều kiện cạnh tranh của thị trường [Marketing, giáo trình Đại học KTQD, GS. Vũ Đình Bách, Hà Nội, 1990):
Như vậy, hệ thống tổ chức của Trung tâm muốn hoàn thiện phải thực hiện từ trên xuông dưới, từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất, phải có sự đóng góp của các thành viên trong tổ chức. Trung tâm cần phải áp dụng các công cụ trong việc hoàn thiện tổ chức để thực hiện một cách có hiệu quả hoạt động XKLĐ- lĩnh vực hoạt động phức tạp và nhiều cạnh tranh.