Theo Quyết định số 19/2007/QĐ- BLĐTBXH ngày 18/7/2007 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ban hành quy định về tổ chức bộ máy hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài và bộ máy chuyên trách để bồi dưỡng kiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài quy định, tổ chức của bộ máy hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài của doanh nghiệp cung ứng dịch vụ xuất khẩu lao động gồm:
- Trung tâm xuất khẩu lao động hoặc phòng nghiệp vụ xuất khẩu lao động có nhiệm vụ: Chuẩn bị nội dung hoặc trực tiếp ký kết hợp đồng, thanh lý hợp đồng với người lao động, tuyển chọn lao động, tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu lao động.
- Trường hoặc trung tâm đào tạo có nhiệm vụ bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; bồi dưỡng kỹ năng nghề và ngoại ngữ cho người lao động theo yêu cầu của chủ sủ dụng lao động.
- Bộ phận theo dõi quản lý lao động ngoài nước phối hợp với bên nước ngoài giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến người lao động trong thời gian làm việc ở nước ngoài, phối hợp và báo cáo với cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài để quản lý, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Trung tâm đào tạo nghề và xuất khẩu lao động của Công ty vật tư công nghiệp Quốc phòng thực hiện đầy đủ các chức năng trên. Tuy nhiên, Trung tâm chưa có văn phòng đại diện ở nước ngoài do chưa có đủ nguồn lực (nhân lưc và tài chính).
Như chương 1 đã đề cập, cơ cấu tổ chức của Trung tâm theo kiểu mô hình trực tuyến kết hợp với ma trận. Đây là mô hình có nhiều ưu điểm phù hợp với các loại hình hoạt động dạng dự án như các doanh nghiệp xuất khẩu lao động.
Trung tâm đào tạo nghề và xuất khẩu lao động vốn là một một đơn vị thuộc quân đội. Chính vì vậy, những nguyên tắc quân sự có thể bị ảnh hưởng mạnh mẽ. Tuy nhiên, bộ máy hoạt động cần phải linh hoạt và theo cơ chế thị trường, phải vận dụng được các công cụ của Marketing để quản lý hoạt động xuất khẩu lao động. Trung tâm cần thành lập một bộ phận tư vấn về lao đông việc làm làm nhiệm vụ Marketing về xuất khẩu lao động. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận này là:
Phải nắm bắt được các nhu cầu của thị trường một cách chính xác.
Tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh trong nước cũng như ngoài nước
Lựa chọn các giải pháp có hiệu quả cả về 04 mặt: 1) Sản phẩm (Product): hoạt động xuất khẩu lao động liên quan chặt chẽ đến con người, sản phẩm đầu ra phải là những người lao động có trình độ được đối tác quốc tế công nhận về tay nghề và phẩm chất đạo đức. 2) Giá cả (Price): phải phù hợp với thị trường và có lợi nhất cho người lao động.
3) Phân phối (Place): cách thức và địa điểm đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, những nơi người lao động đến làm việc cần phải đảm bảo vệ sinh, an toàn và những nhu cầu tối thiểu nhất cho người lao động. 4) Chiêu thị (Promotion) bao gồm các hoạt động đối ngoại và phát huy uy tín của đội ngũ lao động của đất nước khi làm việc ở nước ngoài.
Với tầm quan trọng và nhiệm vụ của bộ phận tư vấn như trên, hệ thống tổ chức của Trung tâm đào tạo nghề và xuất khẩu lao động cần phải thành lập bộ phận tư vấn marketing về xuất khẩu lao động.
Trên thực tế, Trung tâm đã có Ban kế hoạch Thị trường, cũng đã thực hiện những nhiệm vụ của một bộ phận tư vấn Marketing. Tuy nhiên, Ban kế hoạch thị trường còn đảm nhiệm quá nhiều việc kể cả việc đăng ký hồ sơ cho người lao động xuất khẩu, đi xin visa, đưa người lao động đi xuất cảnh…. Những việc của Bộ phận Marketing còn bị nhiều chức năng khác chi phối chưa phát huy hết được vai trò trong hoạt động Marketing, nên hiệu quả hoạt động chưa cao.
Trung tâm đào tạo nghề và xuất khẩu lao động thực hiện việc đưa người lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài chủ yếu dựa vào hợp đồng cung ứng lao động được ký kết giữa các trung tâm với các đối tác nước ngoài- bên tiếp nhận lao động (Mẫu số 1). Các hợp đồng này là cơ sở pháp lý để các bên thực hiện trách nhiệm và quyền lợi của mình. Hợp hồng cung ứng này chỉ có thể có hiệu lực và được thực hiện trôi chảy khi nội dung của hợp đồng phải đúng được mong muốn về lợi ích. Trung tâm đào tạo nghề và xuất khẩu lao động thực hiện nhiệm vụ xuất khẩu lao động do đó cơ cấu tổ chức của Trung tâm cần phải có mối quan hệ chặt chẽ với các cấp quản lý vĩ mô để hoạt động xuất khẩu lao động được thống nhất và dễ quản lý.
Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa bộ máy quản lý của Trung tâm đào tạo nghề và xuất khẩu lao động với các cơ quan quản lý Nhà nước:
Trung tâm đào tạo nghề và xuất khẩu lao động
Giám đốc Trung tâm và các Phó Giám đốc Các bộ phận của Trung tâm
Ban Tài chính Ban Đào tạo Ban Văn phòng Ban Kế hoạch Thị trường
Chú thích: : Quan hệ quản lý Nhà nước về XKLĐ