Kế toán vật tư theo dõi chung toàn bộ phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến mỗi loại vật tư. Do đặc thù của công ty là sản xuất nên nghiệp vụ phát sinh nhiều và thường xuyên. Kế toán NVL, CCDC hàng tuần xuống nhận Phiếu nhập kho ký nhận đối chiếu với Thẻ kho. Căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán đối chiếu với Hóa đơn mua hàng để vào giá nhập, vào sổ chi tiết nhập. Cuối tháng Kế toán NVL, CCDC lên bảng kê nhập tháng, chi tiết theo từng loại danh điểm NVL, CCDC, sau đó vào bảng tổng hợp NVL nhập trong tháng, lấy số liệu để lập Bảng kê số 3.
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán vào sổ chi tiết xuất cho từng loại NVL, CCDC, xác định số lượng xuất kho trong tháng của chúng. Căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ, kế toán vào bảng kê chi tiết xuất đối với từng danh điểm vật tư, lên bảng tổng hợp xuất NVL, CCDC, căn cứ hệ số giá xác định ở Bảng kê số 3, kế toán xác định giá trị thực tế của NVL,CCDC xuất kho trong kỳ và lập Bảng phân bổ NVL,CCDC.
Sơ đồ 2.3: Luân chuyển chứng từ và hạch toán trên sổ kế toán
Dưới đây là quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho vật liệu Hóa đơn mua hàng Phiếu nhập
kho Bảng kê nhập Bảng kê số 3
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Sổ chi tiết Nhập - Xuất - Tồn Thẻ kho Phiếu xuất
Phòng kế hoạch xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, từ đó có kế hoạch mua vật tư. Khi có nhu cầu mua vật tư, phòng kế hoạch viết phiếu yêu cầu đưa xuống phòng vật tư vận tải. Phòng vật tư vận tải lập bảng kê mua hàng trình lên tổng giám đốc. Khi tổng giám đốc duyệt, phòng vật tư vận tải cử người đi mua vật tư. Khi vật tư về, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phòng vật tư vận tải cùng với phòng quản lý chất lượng kiểm tra vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm. Sau đó đưa xuống phòng quản lý vật tư. Phòng quản lý vật tư lập 4 liên: 2 liên phòng quản lý vật tư giữ (1 liên đính vào hóa đơn TK331, 1 liên lưu lại),. Phòng vật tư vận tải giao 2 liên cho thủ kho giữ kho vật tư nhập về. Thủ kho giữ lại 1 liên kèm với thẻ kho còn 1 liên giao lại cho kế toán NVL để đối chiếu với thẻ kho và ghi vào sổ kế toán.