Đảm bảo tuân thủ quy đinh của Nhà nước và phù hợp với đặc thù quản lý, sản xuất, kinh doanh công ty thực hiện tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký- chứng từ. Mặt khác, trong xu thế hiện nay, thời đại thông tin bùng nổ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được phản ánh nhanh nhạy, kịp thời, chính xác, vì vậy công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.0 của công ty cổ phần phần mềm kế toán Bravo.
Để thực hiện công tác kế toán được nhanh nhạy kịp thời, công ty đã trang bị cho mỗi nhân viên kế toán một máy tính. Do áp dụng kế toán máy nên khâu quan trọng nhất là nhập giữ liệu vào máy tính qua phần mềm kế toán. Ngay sau khi nhập số liệu , kế toán viên có thể có được các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, hoặc các Báo cáo tài chính mình cần. Tuy nhiên việc kiểm tra đối chiếu giữa các sổ là cần thiết để tránh sai sót.
Hệ thống sổ sách sử dụng: Vì sử dụng hình thức nhật ký chứng từ nên khi mua phần mềm kế toán công ty đã được các chuyên gia thiết kế đầy đủ các mẫu sổ sách , bảng biểu, các bảng phân bổ theo quy định. Ngoài ra để tiện theo dõi các nghiệp vụ, công ty còn mở sổ chi tiết đối với từng đối tượng như : Ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp.
• Phân hệ vốn bằng tiền:
Sổ tổng hợp phát sinh tài khoản Sổ quỹ tiền mặt
Sổ tiền gửi
Sổ cân đối ngày tài khoản
Sổ chi tiết theo tài khoản đối ứng Sổ nhật ký thu tiền
Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4 Bảng kê số 1, 2
• Hệ thống sổ theo phân hệ hàng tồn kho Sổ chi tiết vật tư
Sổ tổng hợp nhập- xuất- tồn Báo cáo tồn kho
Đánh giá vật tư tồn theo giá bán Báo cáo vật tư chậm luân chuyển
Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập chi tiết theo phiếu nhập (chi tiết theo thời gian)
Sổ chi tiết phải trả người bán Sổ tổng hợp phải trả người bán Sổ tổng hợp phát sinh công nợ
Sổ tổng hợp phát sinh công nợ theo công trình Sổ tổng hợp công nợ phải trả theo hợp đồng Nhật ký mua hàng
Báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán • Hệ thống sổ theo phân hệ chi phí giá thành
Sổ chi tiết TK 154
Sổ chi tiết chi phí theo khoản mục Sổ tổng hợp chi phí
Bảng cân đối phát sinh công trình
Phân tích hiệu quả kinh doanh cho từng loại sản phẩm Bảng phân bổ tiền lương
Bảng phân bổ vật liệu
Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung Bảng tổng hợp chi phí quản lý Bảng tổng hợp chi phí bán hàng Bảng tổng hợp chi phí chung
Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh Bảng kê chi phí theo khoản mục
Báo cáo cân đối yếu tố trong giá thành Báo cáo phân bổ nguyên vật liệu
Bảng tính giá thành và các yếu tố tăng giảm (phân phối định mức) Báo cáo tổng hợp thực hiện công trình, hạng mục công trình Báo cáo tài chính
Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp tiến hành lập các Báo cáo tài chính. Các Báo cáo tài chính của công ty được lập theo quyết định số 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. Hiện nay công ty đang sử dụng bốn loại Báo cáo tài chính:
-Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DN) -Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu 02-DN) -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu 03-DN) -Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN)
2.2.2.4. Quy trình xử lý thông tin qua phần mềm kế toán máy Bravo được thể hiện dưới sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khái quát quy trình xử lý thông tin trên phần mềm kế toán.