• Khi mua ngoài vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT sẽ kiểm tra, đổi chiếu về số lượng chủng loại và ghi chép lại khi nhận hàng. Sau đó, bộ phận vật tư sẽ lập phiếu nhập kho với số lượng thực tế nhập kho và đơn giá theo hóa đơn.
- Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại kho
+ Một liên chuyên kho kê toán vật tư + Một liên lưu tại phòng kế toán vật liệu
- Khi phiếu nhập kho đã được trình ký, bộ phận vật tư sẽ chuyến phiếu nhập kho kèm với hóa đơn của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sang phòng kế toán.
- Ke toán tiến hành nhập số liệu bao gồm số lượng và giá trị nhập vào máy tính ở tài khoản 152, 153
• Khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ từ nước ngoài, sau khi tìm hiểu và thỏa thuận giá cả với nhà cung cấp, Công ty sẽ tiến hành ký họp đồng mua bán. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ đã về kho, dựa vào Packing List của nhà cung cấp gửi, thủ kho kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập về, sau đó báo cáo cho bộ phận vật tư lên biên bản kiếm hàng. Bộ phận vật tư dựa trên họp đồng mua bán, lên biên bản kiếm hàng. Sau đó, dựa trên hợp đồng mua bán, Invoice và biên bản kiểm hàng đe lên phiếu nhập kho, sau đó chuyển các chứng từ sang phòng kế toán đe làm căn cứ hạch toán.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi trả cho nhà cung cấp. Phiếu chi lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại phòng
+ Một liên chuyển cho thủ quỹ + Một liên giao cho nhà cung cấp
của kế toán Số phiếu Xuất Xuất 12 3 4 5 6 7 8 9 Ngày ... tháng ... năm ...
Thủ kho Ke toán trưởng Giám Đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
TẬP N
Loai phiếu (N:nhâp, X:xuất):...số chứng từ:...Ngày chứng từ:... Mã khách hàng:... Khách hàng:...
Tên kho:....
Tên hàng:... Đơn vi tính:... Đơn giá:...
Thành tiền: Loai tiền:...
Hình thức thanh toán:
..Lý do nhâp xuất:... ..Mã thành phẩm:... Bạn có muốn nhập liệu nữa không?
Phiếu nhân kho 102 naàv 22/12/2009, nhân kho 3.200 chai loại 100, đơn giá 1.200 đ/cái từ cơ sở nhựa Tân Tiến, trả bằng tiền mặt. Ke toán nhập liệu vào tập tin N như sau:
TẬP N
Loại phiếu (N:nhập, X:xuất): N sổ chứng từ: 102 Ngày chứng từ: 22/12/2009 Mã khách hàng: SGKA106 Khách hàng: Xí nghiệp nhựa Tân Tiến
Mã kho: 01 Tên kho: Bình Triệu
Mã hàng: PAAI006 Tên hàng: Chai 100 Đơn vị tính: cái
Số lượng: 3.200 Đơn giá: 1.200 đ/cái
Thành tiền: 3.840.000 Loại tiền: VNĐ
Khóa luận tôt nghiệp GVHD - ThS Đặng Đình Tân
- Việc xuất kho vật liệu trong công ty nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất. Khi có nhu cầu sản xuất, phòng Kinh tế kế hoạch lập kế hoạch sản xuất đồng thời lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng xí nghiệp.
- Bộ phận vật tư của phòng kế hoạch lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất, căn cứ vào định mức đó phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
+ Một liên lưu giữ tại kho + Một liên chuyển cho kế toán nguyên vật liệu + Một liên giao cho khách hàng
• Neu xuất vật tư từ kho này đến kho khác hay từ xí nghiệp này đến xí nghiệp khác ngoài khu vực thì sử dụng phiếu xuất vật tư kiêm vận chuyên nội bộ.
• Đối với công cụ dụng cụ, khi xuất kho sẽ xuất toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ tính vào chi phí của nơi cần sử dụng chúng.
• Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sau khi đối chiếu với thủ kho, kế toán lập báo cáo nhập xuất tồn luư trữ tại đơn vị.