kinh doanh tại Công ty TNHH TM & DV ngọc hà
III.1. Công tác quản lý chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là: Văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm. Máy móc, thiết bị văn phòng, sửa chữa, bảo dưỡng. Mực cho máy in, máy photocopy và máy fax. Nội thất văn phòng, trường học, bệnh viện. Dịch vụ in ấn, mực in mã vạch, băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít.
Việc quản lý sản phẩm hàng hoá do phòng kế toán và người quản lý kho thực hiện trên hai mặt hiện vật và giá trị. Việc nhập xuất kho bao giờ cũng có sự có mặt của ít nhất cả hai bên. Người quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quản sản phẩm hàng hoá sau khi nhập kho. Nếu mất mát, hư hỏng thì người quản lý kho hoàn toàn chịu trách nhiệm.
III.1.2. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm, các phương thức bán hàng và thể thức
thanh toán.
Tuy thành lập chưa lâu song Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà cũng đã dần khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Những sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của Ngọc Hà phần lớn được cung cấp cho những khách hàng quen thuộc trên địa bàn Hà Nội và ngoại tỉnh.
Công ty đã thực hiện một phương thức bán hàng là phương thức tiêu thụ trực tiếp. Với phương thức bán hàng này hình thức thanh toán là:
Bán hàng thanh toán ngay: Bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản sau khi đã lập hóa đơn bán hàng tại phòng kế toán.
Bán hàng trả chậm: Công ty cho phép một số khách hàng thanh toán chậm trong một thời gian nhất định.
Hai hình thức này được chi phí áp dụng linh hoạt tùy theo từng đối tượng khách hàng. Công ty chia ra 2 loại khách hàng: khách hàng có hợp đồng mua bán là những khách hàng chính, còn lại là những khách hàng lẻ. Khách hàng chính được mua chịu và được hưởng một tỷ lệ chiết khấu theo giá trị hàng mua trên hóa đơn tăng dần. Với khách hàng quen thời hạn tín dụng rộng rãi hơn. Thông thường Công ty cho khách hàng chịu từ 30 - 50 ngày.
Kế toán sử dụng những chứng từ sau để hạch toán: - Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Phiếu thu
- Giấy báo có của ngân hàng
Khi khách hàng đến mua hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng loại 3 liên lớn theo mẫu của Bộ tài chính.
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt (thường là khách hàng lẻ, số lượng ít chiếm từ 3 - 5% doanh thu) sau khi thu tiền kế toán kiêm thủ quỹ sẽ đóng dấu "Đã thanh toán". Đối với khách hàng thường xuyên có hợp đồng, phát sinh quan hệ mua bán chịu, kế toán sẽ đóng dấu "bán chịu", nếu đổi hàng do sản phẩm hỏng kế toán sẽ đóng dấu "Đã thanh toán".
Hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên và được luân chuyển như sau:
- Liên 1 (màu tím): Nếu khách hàng thanh toán ngay thì tạm lưu ở chỗ thủ quỹ. Cuối ngày, căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu sau đó chuyển cho kế toán tiêu thụ để ghi sổ. Nếu là hóa đơn bán chịu thì kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 (Phải thu của khách hàng), sổ chi tiết 5112 (Doanh thu bán hàng). Cuối tháng, sau khi ghi chép đẩy đủ số liệu vào sổ chi tiết, đối chiếu với số liệu ở thủ kho thì liên 1 sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần và đóng vào đúng quyển (25 số một quyển).
+ Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng : việc thanh toán hoặc mua chịu của khách hàng được xác nhận ngay trên hóa đơn (có đóng dấu và ký xác nhận).
+ Liên 3 (màu xanh). Hóa đơn này được vào sổ giao nhận chứng từ định kỳ thủ kho gửi lên kế toán tiêu thụ, kế toán tiêu thụ phân loại hóa đơn, với khách hàng lẻ thì lập cùng phiếu thu, với khách hàng mua chịu thì phân loại theo đơn vị khách hàng và lưu lại.
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng.
Biểu số 1:
Mẫu số 01. GTGT - 3LL CP/01 - 3
Hóa đơn (GTGT)
Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 24 tháng 12 năm 2006
No 59188
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
Địa chỉ : Số 7, Ngõ 2, Phố Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội. Điện thoại : 04.5653074 MS: 0101394777
Họ tên người mua: Phạm Tuấn Anh
Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất Ván sàn Việt nam Địa chỉ: Lô 37, Khu công nghiệp Đại An, Hải Dương. Hình thức thanh toán: TM/ CK MS: 0800286647
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 X 2 1 2 3 Giấy A3 BBXK70/90 Giấy A4 BBXK70/90 Giấy Ao Ofset 80/90 Ram Ram Tờ 10 50 600 69.000 35.000 2.100 690.000 1.750.000 1.260.000 Cộng tiền hàng : 3.700.000đ
Tiền thuế GTGT, thuế suất 10% : 370.000đ Tổng cộng tiền thanh toán : 4.070.000đ ố Bằng chữ: Bốn triệu không trăm bảy mươi nghìn đồng/
Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
III.3. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
III.3.1. Hạch toán doanh thu bán hàng
Hàng ngày căn cứ vào liên 1 của hóa đơn GTGT, kế toán tiêu thụ ghi vào "Sổ chi tiết TK 5112 - Doanh thu bán hàng"
Sổ chi tiết TK 5112 dùng để theo dõi doanh thu tiêu thụ sản phẩm theo từng chủng loại trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Sổ được ghi hàng ngày với những hóa đơn thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán (Hóa đơn GTGT và các chứng từ khác) làm căn cứ. Sổ gồm một quyển và mỗi trang sổ theo dõi một sản phẩm.
Sổ chi tiết TK 5112 được mở theo mẫu sau:
Biểu số 2:
Sổ chi tiết TK 5112
Tên sản phẩm : Giấy A4 BBXK70/90.
Tháng 12 năm 2006
Đơn vị tính: VNĐ
Ngày Chứng từ Diễn giải Số
lượng
Đơn giá Doanh số
2/12 5136 HĐ bán hàng có thuế 10% 30 35.000 1.050.000 3/12 5140 HĐ bán hàng có thuế 10% 50 35.000 1.750.000 5/12 5149 HĐ bán hàng có thuế 10% 10 35.000 350.000
Tổng cộng 90 35.000 3.150.000 Ngày 28 tháng 12 năm 2006 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 3: Sổ chi tiết TK 5112
Tên sản phẩm : Giấy Ao Ofset 80/90
Tháng 12 năm 2006
Đơn vị tính: VNĐ
Ngày Chứng từ Diễn giải Số
lượng
Đơn giá Doanh số
2/12 5136 HĐ bán hàng có thuế 10% 500 2.100 1.050.000 4/12 5145 HĐ bán hàng có thuế 10% 1.000 2.100 2.100.000 9/12 5158 HĐ bán hàng có thuế 10% 1.400 2.100 2.940.000 …. …. … Tổng cộng 2.900 2.100 6.090.000 Ngày 28 tháng 12 năm 2006 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Cuối tháng kế toán tập hợp sổ chi tiết TK 5112 của từng loại sản phẩm vào "Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng - TK 511".
Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng - TK 511 được mở theo mẫu (Biểu số 12).
III.3.2. Hạch toán khoản phải thu của khách hàng
Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ Công ty có áp dụng phương thức bán chịu (bán trả chậm) cho một số khách hàng lớn và quen thuộc. Để theo dõi việc thanh toán với khách hàng kế toán mở sổ theo dõi khoản mục này là "Bảng kê phải thu của khách hàng".
Bảng kê này gồm nội dung như sau:
Cột 1 : Tên đơn vị khách hàng
Cột 2 : Số dư nợ đầu kỳ
Cột 3,4: Số phát sinh Nợ, Có
Cột 5 : Số dư cuối kỳ.
Cột 6 : Số ngày thanh toán Bảng kê này có mẫu sau:
Biểu số 4
Bảng kê phải thu của khách hàng
Tài khoản: 131 Tháng 12 năm 2006 Đơn vị tính: VNĐ Tên khách hàng Số dư Nợ đầu kỳ Số phát sinh Số dư nợ cuối kỳ Số ngày Nợ Có Cửa hàng BHTH - Bắc Giang 20.000.000 8.327.000 5.000.000 23.327.000 40
Anh Hải - Hà Nội 15.936.500 10.000.000 5.936.500 65 Chị Hương - Gia Lâm 40.254.000 20.254.000 20.000.000 58
…. …. …. Cộng 35.936.500 48.581.000 35.254.000 49.263.500 Ngày 28 tháng 12 năm 2006 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
III.3.3. Hạch toán giá vốn hàng bán
Sản phẩm hàng hoá của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà được tính toán và phản ánh theo một loại giá duy nhất đó là giá thực tế. Đối với giá thực tế của hàng hoá nhập kho, kế toán căn cứ giá mua đầu vào của từng loại hàng hoá để tính. Đối với hàng hoá xuất kho, kế toán áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính giá thành thực tế hàng hoá nhập kho được tiến hành trên "Bảng tính giá vốn hàng bán".
Định kỳ (10 ngày), kế toán lập "Sổ chi tiết nhập kho" và "Sổ chi tiết xuất kho". Sổ chi tiết nhập, xuất được dùng cả năm để theo dõi nhập, xuất kho của từng loại hàng hoá trong từng tháng về mặt số lượng.
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết nhập, xuất kho để tính ra lượng hàng tồn kho của từng loại hàng hoá như sau:
Số lượng sản phẩm tồn cuối kỳ = Số lượng sản phẩm nhập trong kỳ + Số lượng sản phẩm tồn đầu kỳ - Số lượng sản phẩm xuất trong kỳ
Sau đó, kế toán căn cứ vào số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết nhập, xuất sản phẩm hàng hoá để ghi vào "Bảng kê nhập - xuất - tồn kho sản phẩm hàng hoá" về mặt số lượng.
Bảng kê nhập - xuất - tồn kho sản phẩm tháng 12 năm 2006
Tên sản phẩm Tồn đầu kỳ
Nhập kho Xuất kho Tồn cuối kỳ Nhập từ nhà CC Nhập khác Xuất bán Xuất khác Giấy A4 BBXK70/90 464 43.500 43.432 532 Giấy A3 BBXK70/90 342 10.530 10.563 309 Giấy Ao Ofset 80/90 3.587 39.500 40.341 2.746 ... ...
Kế toán dựa vào "Bảng tập hợp giá thành mua vào" và "Bảng kê nhập - xuất - tồn kho sản phẩm" để lập "Bảng tính giá vốn" và để tính giá trị sản phẩm xuất kho như sau:
2 cột sản phẩm tồn đầu tháng về số lượng biểu giá trị được lấy từ bảng tính giá vốn hàng bán tháng trước.
2 cột số lượng, giá trị sản phẩm nhập, xuất, tồn kho được lấy từ bảng kê nhập - xuất - tồn kho sản phẩm trong tháng.
Cột giá trị sản phẩm nhập kho được tính từ số lượng sản phẩm nhập và giá thành nhập.
Sau đó tính số lượng, giá trị sản phẩm xuất kho được tính theo công thức:
Giá đơn vị bình quân sản phẩm xuất kho = Giá trị thực tế sản phẩm tồn đầu tháng và nhập trong tháng Số lượng sản phẩm tồn đầu tháng và nhập trong tháng Giá trị sản phẩm thực tế xuất trong tháng = Giá đơn vị bình quân sản phẩm xuất kho x Số lượng sản phẩm xuất kho
Giá trị thực tế sản phẩm tồn cuối tháng = Giá trị sản phẩm tồn đầu tháng và nhập trong tháng - Giá trị thực tế sản phẩm xuất trong tháng
Mẫu bảng tính giá vốn hàng bán như sau: (Biểu số 6: Bảng ngang)
Sau khi tính được giá vốn hàng bán trong tháng, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ 8 theo định khoản giá vốn hàng bán:
Nợ TK 6322 Có TK 155
Cuối tháng số liệu về giá vốn hàng bán sẽ được vào sổ cái TK 632 (theo biểu số 15).
III.3.4. Hạch toán chiết khấu bán hàng.
Công ty luôn có một chế độ chiết khấu bán hàng rất cụ thể nhằm khuyến khích các khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Công ty không có chiết khấu thanh toán mà chỉ có chiết khấu thương mại, khách hàng càng mua nhiều thì tỷ lệ chiết khấu càng cao. Tỷ lệ chiết khấu từ 0,4 - 1,5%, tỷ lệ thuận với giá trị mua trên hóa đơn có giá trị gia tăng. Mức chiết khấu thường được thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng mua bán của cả hai bên.
Đối với khách hàng lẻ thanh toán ngay thì khoản chiết khấu này được trả lại cho khách hàng bằng tiền mặt. Đối với khách hàng có phát sinh quan hệ mua bán chịu thì được bù trừ vào số nợ của khách hàng.
Khoản chiết khấu này được ghi vào "Sổ chi tiết TK 811" theo trình tự thời gian. Sổ được chia làm 2 theo dõi riêng các khách hàng thanh toán ngay.
Biểu số 7
Sổ chi tiết TK 811 (trích)
Tháng 12 năm 2006 Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số tiền (VNĐ) Số Ngày 5158 16/12 Chị Liên - Hà Nội 111 653.400 5170 24/12 Bà Hương - Hà Tây 111 2.860 …. …. …. Cộng 111 3.039.750 5163 18/12 Cửa hàng Bách hóa tổng hợp Bắc Giang 131 310.826
5175 26/12 Anh Hải - Hà Nội 131 1.437.250
… ….
Cộng 131 6.587.436
Tổng cộng 111 + 131 9.627.186
Ví dụ: - Ngày 24/12 Bà Hương - Hà Tây mua theo hóa đơn 758 và được hưởng chiết khấu 2.860đ. Kế toán ghi sổ chi tiết TK 811:
Nợ TK 811 : 2.860 Có TK 111 : 2.860
Số liệu tổng cộng Nợ TK 811 : 9.627.186 được ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 theo định khoản:
Nợ TK 911 : 9.627.186 Có TK 811 : 9.627.186
III.3.5. Hạch toán thuế giá trị gia tăng
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà áp dụng chế độ tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ và nộp thuế theo tháng. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ
chi tiết KT 5112, TK 5115 và sổ chi tiết TK 331, bảng trích giá vốn hàng bán để lập bảng kê hàng hoá dịch vụ đầu ra và hàng hoá dịch vụ đầu vào. Sau đó kế toán lấy tổng số thuế VAT từ bảng kê hàng hoá dịch vụ đầu ra trừ đi tổng số thuế VAT từ bảng kê hàng hoá dịch vụ đầu vào để được thuế VAT phải nộp.
Mẫu bảng kê TK 3331 như sau (trích)
Biểu số 8
Bảng kê chi tiết TK 3331 - Thuế VAT đầu ra.
Tháng 12 năm 2006
Đơn vị tính: VNĐ
Ngày Chứng từ Diễn giải Doanh thu
(không thuế) Thuế VAT 2/12 5136 HĐ BH có thuế 10% 8.012.930 801.293 2/12 5137 HĐ BH có thuế 10% 30.857.960 3.085.796 3/12 5138 HĐ BH có thuế 10% 15.163.540 1.516.354 3/12 5138 HĐ BH có thuế 10% 10.639.513 1.063.951 ….. Tổng cộng 64.673.943 6.467.394 Ngày 28 tháng 12 năm 2006 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu số 9
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Mẫu số: 01/GTGT
Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT)
[01] Kỳ kờ khai: Tháng 12 năm 2006
[02] Mã số thuế: 0101394777
[03] Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
[04] Địa chỉ trụ sở : Số 7, Ngõ 2, Phố Nguyễn Ngọc Nại, Phường Khương Mai
[05] Quận /huyện: Thanh Xuân [06] Tỉnh/ Thành phố: Hà Nội
[07] Điện thoại : 04.5653074 [08] Fax: 04.5653661 [09] E-Mail: ngochacorp@vnn.vn
Đơn vị tiền: đồng Việt Nam STT Chỉ tiờu Giá trị HHDV (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT
A Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ
(đánh dấu "X")
[10]
B Thuế GTGT cũn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [11] 143,263,817 C Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách nhà nước
I Hàng hoỏ, dịch vụ (HHDV) mua vào
1 Hàng hoỏ, dịch vụ mua vào trong kỳ ([12]= [14]+[16]; [13]= [15]+[17])
[12] 1,542,908,960 [13] 88,891,807
a Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong nước. [14] 1,542,908,960 [15] 88,891,807 b Hàng húa, dịch vụ nhập khẩu [16] [17]
2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào các kỳ trước
a Điều chỉnh tăng [18] [19]
b Điều chỉnh giảm [20] [21]
3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào ([22]= [13]+[19]-[21]) [22] 88,891,807
4 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này [23] 88,891,807
II Hàng hoỏ, dịch vụ bỏn ra
1 Hàng hoỏ, dịch vụ bỏn ra trong kỳ ([24]= [26]+[27]; [25]= [28])
[24] 1,512,455,895 [25] 83,557,735 1.1 Hàng húa, dịch vụ bỏn ra khụng chịu thuế GTGT [26]
a Hàng hoỏ, dịch vụ bỏn ra chịu thuế suất 0% [29] 0
b Hàng hoỏ, dịch vụ bỏn ra chịu thuế suất 5% [30] 1,353,756,845 [31] 67,687,833 c Hàng hoỏ, dịch vụ bỏn ra chịu thuế suất 10% [32] 158,699,050 [33] 15,869,902
2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra các kỳ trước