II.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà là một Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh thương mại tương đối lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn vị trực thuộc. Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấp
quản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Kế toán và phân tích tài chính lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. Tiến hành công tác kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu và hàng hoá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng. Phòng kế toán Công ty được đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán của Chi nhánh đều đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán các Chi nhánh.
Đối với các Chi nhánh hạch toán độc lập hạn chế. Bộ phận này có nhiệm vụ thu thập xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty theo qui định. Kế toán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán tổng hợp toàn Công ty.
Phòng Kế toán và phân tích Tài chính Công ty gồm 6 người và tổ chức theo cơ cấu sau:
Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực trình độ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách ; tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác đồng thời cùng ban giám đốc.
Kế toán bán hàng: là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá , tình hình nhập xuất tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi vào sổ sách có liên quan .
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: là kế toán theo dõi và ghi có các khoản phải thu, phải trả với nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi sổ chi tiết theo từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ chi tiết để theo dõi ... và ghi sổ các
Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định: Thể hiện trên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, trang thiết bị máy móc ...cũng như tình hình biến động của các tài sản đó. Thủ quĩ có nhiệm vụ giữ quĩ, thu chi các khoản tiền mặt trong công ty...
Kế toán thuế: Nắm chắc các qui định, luật thuế của nhà nước ban hành để từ đó hạch toán các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp .
Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị, kiểm tra số sách, đôn đốc việc lập báo cáo, xử lý các bút toán chưa đúng, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
II.2. Tổ chức công tác kế toán
Là một đơn vị kinh doanh thương mại, nên Công ty áp dụng chế độ kế toán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế toán Bộ Tài Chính. Trong quá trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Công ty đã gặp phải một số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tài
Kế Toán Trưởng KT Tổng hợp KT Thuế KT Bán hàng KT Công nợ kiêm than h toán Thủ quỹ kiêm KT TSCĐ
khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới. Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty.
Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế, hình thức kế toán Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Kỳ kế toán nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơ quan Thuế là năm.
II.3. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ được sử dụng tai Công ty gồm:
- Chứng từ lao động và tiền lương gồm; + Sổ lương
+ Bảng chấm công
+ Bảng tính lương và thanh toán tiền lương. - Chứng từ về TSCĐ gồm: Thẻ TSCĐ ...
- Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm: + Phiếu thu (Mẫu 01-TT-BB)
+ Phiếu chi (Mẫu 02-TT-BB) + Giấy báo nợ, có của Ngân hàng
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 03-TT-HD) + Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT-BB) + Biên lai thu tiền (Mẫu 05-TT-HD)
+ Bảng kê thu, chi tiền mặt; tiền gửi Ngân hàng. - Chứng từ về hàng tông kho gồm:
+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01/VT)
- Chứng từ về bán hàng gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng (Mấu số 01GTGT – 3LL) được lập thành 3 liên:
+ Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán + Liên 2 giao cho khách hàng + Liên 3 dùng để thanh toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chất lượng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế hoạch sau này. Chính vì vậy công ty luôn chấp hành đúng hệ thống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứ vào số liệu ghi sổ Nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
II.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tượng. Ví dụ: tài khoản 112 được mở thành các tài khoản như: TK 11211, 11212,...(TK 1121 là tài khoản tiền gửi ngân hàng, TK 11211 là TK tiền gửi ngân hàng đầu tư) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán tại các ngân hàng mà Công ty có quan hệ.
II.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp.
II.5.1. Sổ kế toán chi tiết.
Các sổ kế toán chi tiết mà Công ty sử dụng bao gồm: 1. Sổ quỹ tiền mặt
2. Sổ kho
4. Bảng tổng hợp chi tiết vật, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 5. Sổ chi tiết thanh toán với người mua
6. Sổ chi tiết bán hàng
7. Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 8. Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng 9. Sổ lương
Những sổ kế toán chi tiết trên sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996.
II.5.2. Sổ kế toán tổng hợp.
Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại Công ty và để tiện cho việc theo dõi chính xác các tài khoản thường xuyên có biến động. Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Với hình thức sổ kế toán này, Công ty đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, đó là Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền. Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Sổ cái.
II.5.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty.
Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một chứng từ kế toán được lập, kế toán căn cứ vào sổ Nhật ký chi tiền, Nhật ký thu tiền. Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì ngoài việc vào sổ nhật ký, kế toán đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết. Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ được ghi chép vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, không ghi chép vào Nhật ký chung nữa. Công việc này được kế toán thực hiện từ một đến hai ngày một lần. Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán.
Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản. Đồng thời, căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Căn
trên hai hệ thống sổ (Sổ tổng hợp và sổ chi tiết). Căn cứ vào sổ Nhật ký, sổ Cái các tài khoản, kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính cho từng quý.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
II.6. Tổ chức hệ thống Báo Cáo Tài Chính kế toán.
Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát Báo cáo tài chính
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐTC ngày 01/11/1995 và thông tư 89/2003/TT-BTC ngày 09/10/2003 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực ban hành theo Quyết định 149/2003/BTC ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính:
Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thuyết minh báo cáo tài chính
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Ngoài ra, còn có những báo cáo khác như: Báo cáo thuế (tờ khai thuế giá trị gia tăng, tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước...), bảng tổng hợp vật tư tồn nhập – xuất – tồn, bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối tài khoản, ...
Báo cáo tài chính gửi cho các cơ quan có thẩm quyền bao gồm:
Cơ quan đăng ký kinh doanh
Cơ quan thống kê
Cơ quan thuế
Ngoài các báo cáo tài chính ra, cuối mỗi tháng Công ty còn phải lập các báo cáo quản trị, để gửi cho Giám đốc. Hàng tháng kế toán lập báo cáo thu, báo cáo chi trong tháng một cách chi tiết các khoản thu, chi hàng ngày. Thông qua báo cáo thu, báo cáo chi, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo phân tích các khoản thu, chi.