IV. Sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh
I.2. Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của doanh
I.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Đội ngũ nhân sự gồm các nhân viên được đào tạo chính quy tại các trường đại học uy tín như: Đại Học Bách Khoa, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Học Viện
Tài Chính, Đại Học Thương Mại… Ngoài ra các cán bộ khác cũng được đào tạo tại một số trường cao đẳng, và trung học chuyên nghiệp khác trong cả nước. Bộ máy quản lý được sắp xếp bố trí một cách logic khoa học, tạo điều kiện cho Công ty quản lý chặt chẽ tất cả các mặt hoạt động, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh thương mại được liên tục và đem lại hiệu quả cao.
Bộ máy quản lý của Công ty gồm:
Ban giám đốc:
+Giám đốc công ty
+ 2 phó giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh tiếp thị bán hàng, Phó giám đốc phụ trách tài chính và quản lý nhân lực. Mỗi một phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong quản lý và điều hành công việc.
Phòng kế toán và phân tích tài chính: có nhiệm vụ hạch toán kế toán và phân tích tài chính, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của chi nhánh, tổng hợp và phân tích hoạch định để đánh giá kết quả kinh doanh, nghiêm cứu kết quả và hiệu quả của hoạt động tài chính từ đó tham mưu phương án tốt nhất. Về mặt nhân sự có nhiệm vụ quản trị hành chính, quản trị nhân sự, nhiệm vụ phối hợp theo hệ thống
Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, lắp đặt các máy móc thiết bị, đào tạo các kỹ thuật viên cho tay nghề giỏi để đáp ứng với công việc đặt ra.
Phòng kinh doanh và quản lý bán hàng: có nhiệm vụ kinh doanh, tiếp thị các sản phẩm, thâm nhập thị trường để tìm nguồn tiêu thụ hàng hoá trong khu vực, quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng, thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc khách hàng...
Phòng giao dịch: có nhiệm vụ nhận và thực hiện tất cả các cuộc trao đổi với khách hàng, đáp ứng những yêu cầu của khách, và kết hợp chăm sóc khách hàng...
Phòng mua hàng: có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đa dạng hoá sản phẩm của khách hàng, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, dịch vụ hoàn hảo....
Phòng vận chuyển: có nhiệm vụ chở và giao hàng tận nơi cho khách hàng một cách nhanh nhất và tốt nhất...
Ngoài ra Công ty còn có 2 Chi nhánh: Có chức năng hoạt động và hạch toán độc lập, nhưng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Công ty, dưới các Chi nhánh lại phân ra các bộ phận chức năng. Đứng đầu các Chi nhánh là các Giám đốc điều hành Chi nhánh chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.
Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà :
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
Ban giám đốc ( 3 nhân sự Phòng kinh doanh và Quản lý bán hàng (12 nhân Phòng kỹ thuật (10 nhân sự ) Phòng kế toán và Phân tích tài chính (6 nhân sự ) CN Bắc Ninh (12 nhân sự) CN Hải Dương (14 nhân Phòng giao dịch (4 nhân sự) Phòng vận chuyển (20 nhân sự) Phòng mua hàng (6 nhân sự)
I.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Là đơn vị kinh doanh chuyên phân phối và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thuộc các ngành hàng văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm; máy móc và thiết bị văn phòng cùng các dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng; mực cho máy in, máy photo, máy fax; băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít; nội thất văn phòng, trường học, bệnh viện; giấy và mực in mã vạch một cách hiệu quả, trọn gói và chuyên nghiệp, kết nối trực tiếp giữa các nhà sản xuất với các đơn vị tiêu dùng cuối cùng.
Công ty Ngọc Hà cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho trên 500 tổ chức, đơn vị trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, Hải Dương, Bắc Ninh, ... Đây là các tổ chức, đơn vị thuộc các thành phần kinh tế nhà nước, đầu tư nước ngoài, tư nhân và đang hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau: Ngân hàng và tổ chức tín dụng, các học viện, trường đại học, cao đẳng, các bệnh viện, các bộ, cơ quan ngang bộ, sở, cơ quan hành chính sự nghiệp, đại sứ quán, lãnh sự quán, các công ty sản xuất, xây dựng, v.v...
Phương châm kinh doanh của Công ty Ngọc Hà là „Kết NốI các đơn vị tiêu dùng với nhà sản xuất“. Công ty đã và đang xây dựng các mối quan hệ lâu dài và uy tín với các nhà sản xuất trong và ngoài nước sản xuất các ngành hàng mà Công ty đang kinh doanh. Với quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và đầu ra ngày càng tăng cao, Công ty luôn được các nhà sản xuất ưu tiên trong việc cung cấp hàng hoá với mức giá cả ưu đãi nhất.
Với trên 80 cán bộ nhân viên tốt nghịêp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp Công ty Ngọc Hà luôn hướng phấn đấu không ngừng nâng cao chất lượng hàng hoá và dịch vụ của mình. Công ty thường xuyên thu thập phản hồi của khách hàng và tổ chức các chương trình đào tạo liên tục cho tất cả các bộ phận của Công ty. Không chỉ dừng lại ở việc bán hàng và cung cấp dịch vụ, Công ty luôn thúc đẩy công tác tư vấn cho khách hàng trong việc
mua hàng hoá nhằm nâng cao hiệu quả công tác mua hàng của các đơn vị khách hàng.
Công ty cam kết sẽ mang lại chất lượng dịch vụ và hàng hoá ở mức cao nhất, không những chỉ đáp ứng được mà còn vượt quá sự mong đợi của quý khách hàng.
Dưới đây là bảng số liệu phản ánh tình hình tăng trưởng và phát triển của Công ty trong 3 năm trở lại đây:
TT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
1 Tổng tài sản (1000đ) 12.357.680 14.270.380 15.250. 350 2 Tài sản cố định (1000đ) 5.798.370 6.879.390 7.284.540 3 Tài sản lưu động(1000đ) 6.559.310 7.390.990 8.001.810 4 Tổng nguồn vốn (1000đ) 12.357.680 14.270.380 15.250.350 5 Nợ phải trả (1000đ) 2.250.370 2.214.630 1.174.970 6 Vốn chủ sở hữu (1000đ) 10.107.310 12.055.750 14.075.380 7 Thuế phải nộp NSNN (1000đ) 2.897.370 3.245.478 4.251.799 8 Số lượng CNV (người ) 31 64 87 9 Thu nhập bình quân (VNĐ/ tháng ) 810.000 1.022.480 1.691.870 10 DTT (1000đ) 73.850.000 79.865.597 85.221.789 11 LN thuần (1000đ) 554.000 620.000 720.000 12 LN sau thuế (1000đ) 398.880 446.400 518.400
Phụ ghi: Báo cáo tài chính các năm 2004, 2005, 2006
II. đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty II.1. Tổ chức bộ máy kế toán II.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà là một Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh thương mại tương đối lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn vị trực thuộc. Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấp
quản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Kế toán và phân tích tài chính lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. Tiến hành công tác kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu và hàng hoá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng. Phòng kế toán Công ty được đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán của Chi nhánh đều đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán các Chi nhánh.
Đối với các Chi nhánh hạch toán độc lập hạn chế. Bộ phận này có nhiệm vụ thu thập xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty theo qui định. Kế toán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán tổng hợp toàn Công ty.
Phòng Kế toán và phân tích Tài chính Công ty gồm 6 người và tổ chức theo cơ cấu sau:
Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực trình độ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách ; tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác đồng thời cùng ban giám đốc.
Kế toán bán hàng: là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá , tình hình nhập xuất tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi vào sổ sách có liên quan .
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: là kế toán theo dõi và ghi có các khoản phải thu, phải trả với nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi sổ chi tiết theo từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ chi tiết để theo dõi ... và ghi sổ các
Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định: Thể hiện trên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, trang thiết bị máy móc ...cũng như tình hình biến động của các tài sản đó. Thủ quĩ có nhiệm vụ giữ quĩ, thu chi các khoản tiền mặt trong công ty...
Kế toán thuế: Nắm chắc các qui định, luật thuế của nhà nước ban hành để từ đó hạch toán các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp .
Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị, kiểm tra số sách, đôn đốc việc lập báo cáo, xử lý các bút toán chưa đúng, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
II.2. Tổ chức công tác kế toán
Là một đơn vị kinh doanh thương mại, nên Công ty áp dụng chế độ kế toán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế toán Bộ Tài Chính. Trong quá trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Công ty đã gặp phải một số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tài
Kế Toán Trưởng KT Tổng hợp KT Thuế KT Bán hàng KT Công nợ kiêm than h toán Thủ quỹ kiêm KT TSCĐ
khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới. Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty.
Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế, hình thức kế toán Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Kỳ kế toán nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơ quan Thuế là năm.
II.3. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ được sử dụng tai Công ty gồm:
- Chứng từ lao động và tiền lương gồm; + Sổ lương
+ Bảng chấm công
+ Bảng tính lương và thanh toán tiền lương. - Chứng từ về TSCĐ gồm: Thẻ TSCĐ ...
- Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm: + Phiếu thu (Mẫu 01-TT-BB)
+ Phiếu chi (Mẫu 02-TT-BB) + Giấy báo nợ, có của Ngân hàng
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 03-TT-HD) + Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT-BB) + Biên lai thu tiền (Mẫu 05-TT-HD)
+ Bảng kê thu, chi tiền mặt; tiền gửi Ngân hàng. - Chứng từ về hàng tông kho gồm:
+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01/VT)
- Chứng từ về bán hàng gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng (Mấu số 01GTGT – 3LL) được lập thành 3 liên:
+ Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán + Liên 2 giao cho khách hàng + Liên 3 dùng để thanh toán.
Chất lượng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế hoạch sau này. Chính vì vậy công ty luôn chấp hành đúng hệ thống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứ vào số liệu ghi sổ Nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
II.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tượng. Ví dụ: tài khoản 112 được mở thành các tài khoản như: TK 11211, 11212,...(TK 1121 là tài khoản tiền gửi ngân hàng, TK 11211 là TK tiền gửi ngân hàng đầu tư) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán tại các ngân hàng mà Công ty có quan hệ.
II.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp.
II.5.1. Sổ kế toán chi tiết.
Các sổ kế toán chi tiết mà Công ty sử dụng bao gồm: 1. Sổ quỹ tiền mặt
2. Sổ kho
4. Bảng tổng hợp chi tiết vật, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 5. Sổ chi tiết thanh toán với người mua
6. Sổ chi tiết bán hàng
7. Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 8. Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng 9. Sổ lương
Những sổ kế toán chi tiết trên sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996.
II.5.2. Sổ kế toán tổng hợp.
Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại Công ty và để tiện cho việc theo dõi chính xác các tài khoản thường xuyên có biến động. Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Với hình thức sổ kế toán này, Công ty đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, đó là Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền. Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Sổ cái.
II.5.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty.
Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một chứng từ kế toán được lập, kế toán căn cứ vào sổ Nhật ký chi tiền, Nhật ký thu tiền. Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì ngoài việc vào sổ nhật ký, kế toán đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết. Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ được ghi chép vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, không ghi chép vào Nhật ký chung nữa. Công việc này được kế toán thực hiện từ một đến hai ngày một lần. Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán.
Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản. Đồng thời,