3.1.1. Những thành tựu đạt được
Công ty Thi công Cơ giới 1 là một đơn vị thuộc Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 1 mới được hình thành. Công ty được hình thành và phát triển trong cơ chế quản lý mới, với số vốn ban đầu không phải là lớn nhưng trong quá trình đi lên Công ty đã có được chỗ đứng và đã khẳng định được vị trí của mình trong nền kinh tế. Đạt được kết quả như trên có một phòng đóng góp không nhỏ của phòng kế toán của Công ty. Bởi nhờ có những thông tin chính xác, kịp thời do phòng kế toán cung cấp, lãnh đạo Công ty mới có thể đưa ra quyết định quản lý phù hợp, các chiến lược, chính sách đúng đắn đảm bảo cho Công ty hoạt động hiệu quả cao.
Bộ máy kế toán tại Công ty nhìn chung là phù hợp với chính sách của Nhà nước và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp, trước hết là sự tuân thủ đúng quy định, chính sách của Nhà nước. Mặt khác, cũng rất phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng.
Công tác kế toán được thực hiện và tuân thủ nghiêm túc những quy định đề ra. Phòng tài chính kế toán được bố trí rất hợp lý, chặt chẽ, các công việc được phân công một cách rõ ràng cụ thể phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận. Hơn nữa việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung làm đơn giản hoá công tác kế toán, áp dụng được những công nghệ tiên tiến hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, đảm bảo thông tin chính xác kịp thời, chất lượng cao. Những chính sách tài chính được đưa ra thống nhất giữa các phòng ban, các đội thi công. Điều này tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra đối chiếu giữa các đội đem lại những thông tin hữu ích cho công tác
quản lý. Vì khối lượng công việc hạch toán lớn nên lao động kế toán tại Công ty được phân công theo các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công lao động kế toán như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho các kế toán viên có thể chuyên môn hoá được công việc, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, từ đó quyết định được các công việc thuộc các phần hành của mình một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Đồng thời đội ngũ kế toán Công ty được sắp xếp công việc phù hợp với khă năng, trình độ, có đủ các phương tiện làm việc. Đội ngũ kế toán có trình độ năng lực và nhiều kinh nghiệm, làm việc nghiên túc, hăng say có tinh thần trách nhiệm cao phối hợp nhịp nhàng tạo hiệu quả chung trong công việc.
3.1.2. Những hạn chế
Ngoài những ưu điểm trên, bộ máy kế toán của Công ty cũng có những hạn chế nhất định. Thực tế cho thấy đội ngũ nhân viên kế toán trong Công ty còn mỏng, trình độ quản lý còn nhiều hạn chế, chưa đào tạo được những đội ngũ kế toán kế cận. Trình độ chuyên môn, tin học còn chưa đồng đều, dẫn đến trình trạng người đông nhưng vẫn thiếu người làm, hiệu quả công việc thấp. Nhiều đội vẫn còn bố trí nhân viên thống kê - kế toán ở dưới đội chưa đủ trình độ chuyên môn cần thiết, dẫn đến các khâu luân chuyển chứng từ chậm và chứng từ không đầy đủ, tính hợp lý, hợp lệ thấp.
Việc bố trí nhân viên còn nhiều bất cập, nhất là cùng với việc đưa tin học vào trong công tác kế toán, đã đẩy một bộ phận không nhỏ cán bộ chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa hiểu biết sâu trong nghiệp vụ nên không biết không biết cách cập nhật số liệu vào máy tính một cách khoa học.
3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
3.2.1. Nhữnh thành tựu đạt được
Chứng từ kế toán Công ty sử dụng nhìn chung theo đúng chế độ tài chính ban hành, các nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ đều được thể
hiện một cách đầy đủ, rõ ràng. Các chứng từ được tập hợp từ các đội sau đó chuyển lên phòng tài chính kế toán của Công ty phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng. Các kế toán đội thực hiện việc phân loại chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý, giúp cho kế toán tai Công ty dễ dàng tập hợp, đối chiếu và ghi sổ. Các chứng từ được kiểm tra và luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế đều có chứng từ gốc đi kèm giúp ban tài chính Công ty có căn cứ để kiểm tra tính hợp lý của chứng từ khi kế toán đội chuyển lên. Chứng từ ở các phần hành luân chuyển theo đúng chế độ, có đầy đủ các chữ ký bắt buộc. Việc quản lý chứng từ được quản lý chặt chẽ, giúp ban lãnh đạo Công ty quản lý tình hình tài chính, làm rõ trách nhiệm của các cá nhân trong khâu chuyển chứng từ. Ngoài hệ thống chứng từ Công ty còn sử dụng một hệ thống bảng kê hỗ trợ đắc lực cho công tác tập hợp số liệu từ các đội. Các đội tập hợp từ chứng từ gốc và bảng kê, bảng tổng hợp. Từ đó có thể so sánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thi công để có được kế hoạch điều chỉnh hợp lý.
3.2.2. Những hạn chế
Công ty có địa bàn tương đối rộng các công trình trải rộng trên cả nước nên việc luân chuyển chứng từ từ các đội đến Công ty đôi khi gặp phải một số khó khăn và có lúc không đúng thời gian quy định. Toàn bộ chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra trong tháng chỉ được chuyển về phòng tài chính kế toán của Công ty vào cuối mỗi tháng. Do đó, công việc hạch toán phản ánh không chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều này làm cho công tác kiểm tra cũng như việc cập nhật thông tin để đưa ra các quyết định gặp khó khăn. Việc luân chuyển chứng từ này không chỉ do yếu tố khách quan mà còn có thể do cả nguyên nhân chủ quan gây ra, các đội chưa thực hiện đúng nhiệm vụ luân chuyển chứng từ về mặt thời gian. Quá trình luân chuyển chứng từ diễn ra chậm trể như vậy làm cho khối lượng
công việc bị dồn lại vào cuối kỳ trong khi đó đầu kỳ và giữa kỳ chưa có chứng từ để hạch toán, ảnh hưởng đến tính kịp thời, chính xác của thông tin kế toán. Mặt khác, công ty còn sử dụng biểu mẫu chứng từ theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Mặc dù những mẫu chứng từ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC không thay đổi nhiều so với những mẫu cũ. Vì vậy Công ty nên sử dụng những chứng từ mới theo đúng quy định để chúng mang tính cập nhật cao.
3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
3.3.1. Những thành tựu đạt được
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính, bên cạnh đó còn mở thêm một số tài khoản chi tiết để thuận tiện cho công tác hạch toán từng công trình và hạng mục công trình.
Công ty cập nhật và vận dụng kịp thời những sửa đổi trong hệ thống tài khoản mới theo thông tư của Bộ Tài chính. Việc vận dụng TK 141.2 và mở chi tiết cho các đội thi công; Các TK 154, TK 621, TK 622, TK 623… được mở chi tiết cho cho từng công trình là rất hợp lý với đặc điểm của ngành xây lắp.
3.3.2. Những hạn chế
Tài khoản kế toán của Công ty mở chưa đầy đủ, Công ty không mở các tài khoản chi tiết để hạch toán chi phí sản xuất chung và chi phí sử dụng máy thi công. Đặc biệt là TK 6271 “Chi phí nhân viên quản lý đội”, TK 6231 “Chi phí nhân công sử dụng máy thi công”,TK 3341 “Phải trả CNV”, TK 3342 “ Phải trả công nhân thuê ngoài”, khiến cho việc trích lập BHXH, BHYT,KPCĐ, gặp khó khăn, không chính xác.
Công ty không sử dụng các tài khoản dự phòng: Dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng đầu tư chứng khoán. Trong
thực tế việc trích lập các khoản dự phòng là cần thiết và rất quan trọng, nó giúp công ty đánh giá được giá trị thực của tài sản.
Trong trường hợp, hợp đồng xây dựng được quy định nhà thầu thanh toán theo tiến độ kế hoạch. Thì theo quy định, khi Công ty nhận được tiền thanh toán theo tiến độ kế hoạch thì phải hạch toán trên TK 337 “Thanh toán theo tiến độ hợp đồng”, nhưng Công ty đã phản ánh trên tài khoản doanh thu (TK 511) như trong trường hợp thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện được nhà thầu xác nhận. Điều này là không chính xác và không phản ánh được việc thanh toán theo tiến độ kế hoạch.
(1) Doanh thu tương ứng với phần việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định.
(2) Số tiền khách hàng phải trả theo hoá đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch. (3) Khách hàng trả tiền, nhận tiền trước của khách hàng.
111,112 (1) TK 33311 TK 511 TK 337 TK 131 TK 111,112 (2) (3)
3.4. Hệ thống sổ sách
3.4.1. Những thành tựu đạt được
Việc tổ chức bộ sổ kế toán hợp lý và khoa học trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là việc rất quan trọng. Và Công ty đã làm được điều đó, với hình thức Nhật ký chung áp dụng tại Công ty, nó đã phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh đồng thời cũng phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn của cán bộ. Hình thức này có ưu điểm đặc biệt bởi nó phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán, đồng thời hình thức ghi sổ Nhật ký chung là đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra và đảm bảo tính thống nhất, chính xác, dễ phân công công việc. Sổ sách Công ty sử dụng theo đúng mẫu chung tạo sự thống nhất trong sổ sách kế toán, số liệu được minh chứng hợp pháp theo nguyên tắc khách quan.
Trong những năm gần đây, việc ứng dụng các phần mềm kế toán vào công tác kế toán trong Công ty đã giúp giảm bớt các công việc. Kế toán chỉ cần nhập số liệu vào máy, sau đó máy sẽ tự động tổng hợp số liệu và in ra các mẫu sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản theo mẫu đã được thiết kế sẵn, từ đó làm giảm bớt công việc ghi chép và tính toán bằng thủ công, điều đó giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác.
3.4.2. Những hạn chế
Hệ thống sổ sách dùng cho quản trị nội bộ của Công ty mở cũng chưa đầy đủ, do đó nó không cung cấp đầy đủ thông tin cho quản trị nội bộ. Như hệ thống báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành công trình chỉ dừng lại ở các báo cáo phục vụ cho công tác tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. Công ty chưa xây dựng được hệ thống chỉ tiêu phân tích các biến động của từng khoản mục chi phí tới giá thành như thế nào để xác định mục tiêu đề ra
trong từng thời kỳ cụ thể. Hoặc công tác kiểm kê vốn bằng tiền, tài sản, công nợ chưa được thường xuyên và chất lượng không cao do việc mở hệ thống sổ sách phục vụ trong quản trị nội bộ chưa đầy đủ. Biểu hiện:
Nhiều đội sản xuất do công tác đối chiếu không thường xuyên (nhất là đối với bên A) dẫn đến tình trạng phải thu trên sổ sách của đơn vị lớn hơn số thu được từ bên A. Việc quyết toán công nợ với các đội còn chậm và để trình trạng công nợ kéo dài. Có những khoản nợ của đội kéo dài hàng năm nhưng chưa được quyết toán dứt điểm. Một số công trình (kể cả do đội tự kiếm Công ty chỉ thu một tỷ lệ nhất định) khối lượng hoàn thành chưa được bên A thanh toán nhưng Công ty đã vay Ngân hàng đã trả hết cho đội thi công, lãi vay Công ty chịu dẫn đến trình trạng có những khoản nợ của bên A kéo dài hàng năm, số nợ vay Ngân hàng của Công ty càng lớn. Nhiều đội còn chiếm dụng vốn của Công ty, như việc ứng tiền của Công ty trả cho khách hàng, nhưng đội chưa trả cho khách hàng dẫn đến Công ty nợ khách hàng, đội nợ Công ty. Điều đó làm giảm uy tín của Công ty với khách hàng bên ngoài. Tất cả những điều đó là do công tác kế toán không tôt dẫn đến trình trạng không thu thập đầy đủ thông tin nên không có các báo cáo quản trị kịp thời phục vụ quản lý nội bộ Công ty.
3.5. Hệ thống báo cáo kế toán
3.5.1. Những thành tựu đạt được
Việc lập và trình bày các báo cáo kế toán của công ty đã thực hiện đúng quyết đinh 15/2006/QĐ-BTC. Công ty đã lập đầy đủ các báo cáo bắt buộc và nộp lên Tổng công ty theo đúng thời hạn quy định, các chỉ tiêu trên báo cáo đã được sửa đổi bổ sung theo những quy định mới nhất. Bên cạnh các báo cáo bắt buộc Công ty đã lập các báo cáo quản trị phục vụ cho nội bộ Công ty.
3.5.2. Những hạn chế
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập theo đúng quyết định 15 của Bộ Tài chính. Tuy nhiên vẫn còn một số điểm nhỏ chưa hợp lý.
Do Công ty sử dụng hệ thống tài khoản chưa đầy đủ nên việc phản ánh các thông tin trong cáo báo cáo tài chính không được trung thực. Như việc Công ty không sử dụng tài khoản dự phòng nên không phản ánh chính xác giá trị thực của tài sản trong bảng cân đối kế toán và không sử dụng tài khoản 337 nên việc xác định doanh thu không chính xác của kỳ kinh doanh, làm ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Mặt khác, việc lập các báo quản trị không mang tính bắt buộc nhưng Công ty vẫn nên chú ý và lập chúng thường xuyên, định kỳ để phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ.
Phụ lục: Hệ thống tài khoản kế toán của công ty
Loại TK 1: Tài sản lưu động
TK 111: Tiền mặt (111.1: Tiền Việt Nam)
TK 112: Tiền gửi ngân hàng( 112.1: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng)
TK 131: Phải thu khách hàng: Chi tiết theo khách hàng/ chủ đầu tư
TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
TK 136: Phải thu nội bộ
TK 136.1: Vốn kinh doanh phải thu ở Tổng Công ty TK 136.8: Phải thu nội bộ khác
TK 136.81: Phải thu nội bộ Tổng Công ty
TK 136.82: Phải thu nội bộ - Chi nhánh phía nam Tổng Công ty1
TK 138: Phải thu khác
TK 141: Tạm ứng: Chi tiết theo đội công trình.
TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn TK 142.1:Chi phí trả trước
TK 142.2: Chi phí chờ kết chuyển
TK 152: Nguyên vật liệu
TK 153: Công cụ dụng cụ
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình)
TK 154.1: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - công trình
TK 154.2: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - sản phẩm gia công
Loại TK 2: Tài sản cố định
TK 211.2: Nhà cửa vật kiến trúc TK 211.3: Máy móc thiết bị TK 211.4: Phương tiện vận tải TK 211.5: Thiết bị, đồ dung quản lý TK 211.8: TSCĐ hữu hình khác
TK 214: Hao mòn tài sản cố định (214.1:Hao mòn TSCĐ hữu hình)
TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (241.2: Xây dựng cơ bản dở dang)
TK 242: Chi phí trả trước dài hạn Loại TK 3: Nợ phải trả
TK 311: Vay ngắn hạn
TK 331: Phải trả người bán
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp
TK 333.4: Thuế thu nhập doanh nghiệp TK 333.5: Thuế thu nhập cá nhân