2.4.1. Khái quát hệ thống sổ sách kế toán
Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và chứng từ kế toán khác sau khi đã được kiểm tra các thông tin trên chứng từ đó. Quá trình ghi sổ kế toán cung cấp các thông tin cần quản lý về một đối tượng như thu, chi tiền mặt, tăng, giảm tài sản cố định, doanh thu bán hàng, chi phí quản lý…mà bản thân chứng từ kế toán không cung cấp được. Cuối kỳ dựa trên các thông tin kế toán này lập các báo cáo tài chính cung cấp các thông tin cho việc ra các quyết định của các cấp quản lý trong nội bộ cũng như những người quan tâm bên ngoài.Việc hình thành bộ sổ kế toán với số lượng lớn, kết cấu cũng như phương pháp ghi chép bộ sổ kế toán đó là việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán hoàn thành. Thực chất của việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty là thiết kế cho mỗi kế toán phần hành một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có nội dung, kết cấu phù hợp với đặc thù của Công ty. Với mục đích đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý, Công ty đã sử dụng hình thức sổ “Nhật Ký Chung” để
ghi sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán của Công ty có các loại sổ sau: Nhật Ký Chung, sổ cái các tài khoản và các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ Nhật ký chung là sổ nhật ký chủ yếu quản lý toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị trong một niên độ kế toán. Loại sổ này được sử dụng nhằm hệ thống hoá số liệu kế toán theo trình tự các nghiệp vụ, được lập trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ.
Bên cạnh sổ Nhật ký chung Công ty còn sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt là Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền do mật độ phát sinh các nghiệp vụ bằng tiền mặt tại đây là rất lớn. Nhật ký đặc biệt cũng được ghi song song với Nhật ký chung.
Sổ Cái các TK: Sổ được mở cho các TK tổng hợp, nhằm hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh theo đối tượng hạch toán. Số liệu trên Sổ Cái được ghi chép dựa trên sổ Nhật ký chung.
Các sổ chi tiết: Sổ chi tiết là loại sổ kế toán mở cho các TK chi tiết, nhằm tập hợp số liệu phát sinh trong kỳ kế toán một cách cụ thể, chi tiết nhất, phục vụ yêu cầu quản lý và điều kiện riêng của Công ty. Trong mỗi phần hành kế toán, Công ty mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết phù hợp với yêu cầu của từng phần hành. Một số loại sổ, thẻ chi tiết chủ yếu của Công ty gồm:
Với phần hành kế toán vốn bằng tiền, tiền vay có sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay.
Với phần hành kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định có sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định , thẻ tài sản cố định (sổ chi tiết tài khoản 152, 153, 211)
Với phần hành kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động có sổ chi tiết các tài khoản 334, 338, 141
Với phần hành kế toán phải trả người bán, phải thu khách hàng có sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331), sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131), bảng thống kê chi tiết công nợ
Với phần hành kế toán chi phí và tính giá thành có sổ chi tiết chi phí (TK 621, 622, 623, 627) và thẻ tính giá thành…
Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Thi công Cơ giới 1 như sau:
Ghi thường xuyên Ghi nhật ký Đối chiếu số liệu
Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán tại Công ty
Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ chi tiết các đối tượng
Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản
Toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán trên được lưu trữ trong phần mềm kế toán của Công ty (tên chương trình kế toán AFSYS - của Công ty phần mềm tin học ISC) đã tạo được bước chuyển biến tích cực trong khâu ghi chép hạch toán kế toán, đảm bảo tính đồng bộ, kịp thời, chính xác, chuẩn hoá công tác kế toán và quản lý tài chính trong Công ty. Có điều kiện tổng hợp quyết toán Công ty bằng phần mềm, thuận lợi cho việc hướng dẫn kiểm tra và tạo sự trao đổi nghiệp vụ. Với việc áp dụng một phần mềm kế toán thống nhất, Công ty có tiềm năng phát triển và nâng cao chất lượng chương trình theo yêu cầu quản lý riêng, đặc thù của ngành xây lắp và yêu cầu riêng theo quy định đặc thù của Công ty. Với việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính phục vụ công tác kế toán đã tạo ra một hình thức kế toán mới về trình tự xử lý và tạo ra các sản phẩm (thông tin dưới dạng các báo cáo). Kế toán viên chỉ cần nhập số liệu đầu vào phát sinh, thực hiện các công việc thường xuyên (Kế toán thường xuyên cập nhật các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần chứng từ trong phần mềm kế toán), phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào phân hệ sổ kế toán trên các sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt và các sổ chi tiết các đối tượng. Toàn bộ số liệu kế toán trên các sổ Nhật ký sẽ được chuyển sang Sổ Cái các tài khoản tương ứng. Đồng thời trên cơ sở số liệu từ Sổ Cái và các Sổ chi tiết. Bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán sẽ được lập trong phân hệ Báo cáo của phần mềm kế toán. Định kỳ, kế toán sẽ kết xuất và in ra Sổ chi tiết, Sổ Cái các tài khoản từ phân hệ sổ kế toán của phần mềm kế toán. Đồng thời, Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản được lập từ các Sổ chi tiết là căn cứ để đối chiếu số liệu với Sổ Cái. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán cho phép kết xuất ra các sổ sách, báo cáo tài chính, thông tin quản trị, thông tin về phân tích tài chính, sản xuất, kinh doanh tại một thời điểm nào cần sử dụng thông tin kế toán. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy, công tác kế toán mặc dù rất phức tạp và khối lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều nhưng với bộ máy kế toán gọn nhẹ vẫn được tiến
hành nhanh chóng, thuận tiện, cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng quan tâm. Công tác kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Quy trình xử lý số liệu của phần mền kế toán AFSYS 2.4.2. Các sổ sách kế toán đặc thù
Ngoài các sổ sách trên Công ty còn sử dụng một số loại sổ sách sau để phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ của Công ty được nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho quá trình ra các quyết định.
o Sổ chi tiết về các công trình và hạng mục công trình đã hoàn thành và chưa hoàn thành.
o Sổ chi tiết về thanh quyết toán với nội bộ Tổng Công ty
Các nghiệp nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ kế toán
Các tệp nhật ký
Các tệp sổ cái
Thông tin kế toán đầu ra: Báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị
Lập chứng từ Nhập số liệu vào máy tính Chuyển sang sổ cái Lập báo cáo
o Sổ chi tiết tiền nợ khối lượng các công trình
o Bảng tổng hợp tiền tạm ứng của các công trình
o Bảng tổng hợp thanh toán các công trình
o Bảng kê Tổng Công ty nợ Công ty
o Bảng chi tiết thu tiền thiết bị
o Bảng kê tiền nợ khối lượng các công trình
o Bảng theo dõi nộp khấu hao tài sản Tổng Công ty
o Bảng tổng hợp chi phí thi công công trình
VD: Mẫu bảng kê tiền nợ khối lượng các công trình
Bảng kê tiền nợ khối lượng các công trình
Đến ngày 28/02/2007
TT Tên công trình Diễn giải Số tiền Ghi
chú
1. CT Bãi Cháy 1 Thanh toán khối lượng
đợt 13
96.695.550
2. CT Mường La Thanh toán khối lượng
đợt 9
Thanh toán khối lượng đợt 14+15 215.419.295 46.478.994 ………… ……… ………… Cộng 9.611.627.760
Bảng tổng hợp tiền tạm ứmg của các công trình
Đến ngày 28/02/2007
TT Diễn giải Giá trị
hợp đồng Giá trị được tạm ứng theo hợp đồng Giá trị đã được tạm ứng Tổng Công ty % Số tiền 1. CTBC1 6 tỷ 15% 0.9 tỷ 0.9 tỷ 2. CTML 9 tỷ 10% 0.9 tỷ 0.9 tỷ ……. …… ….. ….. ….. ….. Cộng 771,758 tỷ 106,181 tỷ 76,220 tỷ 29,961 tỷ
2.5. Hệ thống báo cáo kế toán
2.5.1. Khái quát chung về hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tình chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm. Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính ra các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của quá trình kinh doanh. Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo Công ty mà còn hết sức quan trọng đối với cơ quan chủ quản, các nhà đầu tư, ngân hàng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh…
Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập theo quyết đinh số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên. Cuối mỗi kỳ kế toán, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết từ các phần hành, kế toán tổng hợp lập báo cáo này. Sau khi được sự phê chuẩn của kế
toán trưởng và Giám Đốc các báo cáo này được gửi lên Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 1
Hệ thống báo cáo Công ty sử dụng là:
Bảng cân đối kế toán: Mẫu số: B01- DN
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02- DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số 03 -DN
Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DN
2.5.2. Hệ thống báo cáo kế toán đặc thù
Ngoài các báo cáo trên, Công ty còn sử dụng một số báo cáo để phuc vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ có những quyết định kịp thời, phù hợp tạo điều kiệ nắm bắt các cơ hội trong kinh doanh. Các báo cáo này gồm: Bảng TSCĐ, bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi tiết doanh thu, báo cáo chi tiết công nợ, báo cáo về tình hình sử dụng vật tư, báo cáo hoàn thành kế hoạch về sản lượng, báo cáo về giá trị các công trình dở dang, báo cáo kiểm kê nguồn vốn, báo cáo vốn bằng tiền …Các báo cáo quản trị này giúp cho các nhà quản lý có đầy đủ thông tin cụ thể về hoạt động
2.6. Hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu
2.6.1. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành
Quy trình hạch toán: (9) TK 627 TK 155 (4) (8) TK152,153,334,338, 241,111,112 TK 621 TK 154 TK 152,138,.. TK 622 TK 623 TK 632 (1) (2) (3) (7) (6) (5) (10) (11)
Bút toán (1): Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh.
Bút toán(2): Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh
Bút toán (3): Tập hợp chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh
Bút toán(4): Tập hợp chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh
Bút toán (5): Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tính cho đối tính giá thành công trình
Bút toán (6): Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp cho đối tượng tính giá thành công trình
Bút toán (7): Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi cho đối tượng tính giá thành công trình.
Bút toán (8): Kết chuyển chi phí sản xuất chung cho đối tượng tính giá thành.
Bút toán (9): Các khoản giảm trừ chi phí
Bút toán (10): Giá thành công trình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư
2.6.2. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Quy trình hạch toán
Bút toán (1): Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động
Bút toán (2): Tiền thưởng phải trả người lao động.
TK 333 (4) (7) TK 334 TK622,623,627,642,241… TK 431 TK 338 TK622,623,627,642 TK 141,338,138 TK 111,112 TK 111,112 TK 334 TK 111,112 (1) (2) (3) (5) (6) (8) (9) (10)
Bút toán (3): Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động như tiền tạm ứng chưa hết, BHYT,BHXH, tiền thu hồi về tài sản thiếu theo quyết định xử lý…
Bút toán (4): Tiền thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên phải nộp Nhà nước
Bút toán (5): Trả tiền thưởng, tiền lương, tiền công cho công nhân viên
Bút toán (6): Số BHXH phải trả trực tiếp cho người lao động
Bút toán (7): Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý
Bút toán (8): Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí (19%)
Bút toán (9): Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy đính trừ vào thu nhập của người lao động (6%)
Bút toán (10): Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp
Sơ đồ 6:
Quy trình ghi sổ kế toán toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chứng từ thanh toán và phân bổ lương Nhật ký chung Sổ Cái các TK 334,338 Bảng cân đối TK Bảng CĐKT và các BCTC khác Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Phần 3: ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THI CÔNG CƠ GIỚI I
3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
3.1.1. Những thành tựu đạt được
Công ty Thi công Cơ giới 1 là một đơn vị thuộc Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 1 mới được hình thành. Công ty được hình thành và phát triển trong cơ chế quản lý mới, với số vốn ban đầu không phải là lớn nhưng trong quá trình đi lên Công ty đã có được chỗ đứng và đã khẳng định được vị trí của mình trong nền kinh tế. Đạt được kết quả như trên có một phòng đóng góp không nhỏ của phòng kế toán của Công ty. Bởi nhờ có những thông tin chính xác, kịp thời do phòng kế toán cung cấp, lãnh đạo Công ty mới có thể đưa ra quyết định quản lý phù hợp, các chiến lược, chính sách đúng đắn đảm bảo cho Công ty hoạt động hiệu quả cao.
Bộ máy kế toán tại Công ty nhìn chung là phù hợp với chính sách của Nhà nước và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp, trước hết là sự tuân thủ đúng quy định, chính sách của Nhà nước. Mặt khác, cũng rất phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng.
Công tác kế toán được thực hiện và tuân thủ nghiêm túc những quy định đề ra. Phòng tài chính kế toán được bố trí rất hợp lý, chặt chẽ, các công việc được phân công một cách rõ ràng cụ thể phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận. Hơn nữa việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung làm đơn giản hoá công tác kế toán, áp dụng được những công nghệ tiên tiến hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, đảm bảo thông tin chính xác kịp thời, chất lượng cao. Những chính sách tài chính được đưa ra thống nhất giữa các phòng ban, các đội thi công. Điều này tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra đối chiếu giữa các đội đem lại những thông tin hữu ích cho công tác