2.5.1. Khái quát chung về hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tình chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm. Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính ra các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của quá trình kinh doanh. Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo Công ty mà còn hết sức quan trọng đối với cơ quan chủ quản, các nhà đầu tư, ngân hàng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh…
Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập theo quyết đinh số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên. Cuối mỗi kỳ kế toán, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết từ các phần hành, kế toán tổng hợp lập báo cáo này. Sau khi được sự phê chuẩn của kế
toán trưởng và Giám Đốc các báo cáo này được gửi lên Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 1
Hệ thống báo cáo Công ty sử dụng là:
Bảng cân đối kế toán: Mẫu số: B01- DN
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02- DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số 03 -DN
Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DN
2.5.2. Hệ thống báo cáo kế toán đặc thù
Ngoài các báo cáo trên, Công ty còn sử dụng một số báo cáo để phuc vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ có những quyết định kịp thời, phù hợp tạo điều kiệ nắm bắt các cơ hội trong kinh doanh. Các báo cáo này gồm: Bảng TSCĐ, bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi tiết doanh thu, báo cáo chi tiết công nợ, báo cáo về tình hình sử dụng vật tư, báo cáo hoàn thành kế hoạch về sản lượng, báo cáo về giá trị các công trình dở dang, báo cáo kiểm kê nguồn vốn, báo cáo vốn bằng tiền …Các báo cáo quản trị này giúp cho các nhà quản lý có đầy đủ thông tin cụ thể về hoạt động
2.6. Hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu
2.6.1. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành
Quy trình hạch toán: (9) TK 627 TK 155 (4) (8) TK152,153,334,338, 241,111,112 TK 621 TK 154 TK 152,138,.. TK 622 TK 623 TK 632 (1) (2) (3) (7) (6) (5) (10) (11)
Bút toán (1): Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh.
Bút toán(2): Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh
Bút toán (3): Tập hợp chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh
Bút toán(4): Tập hợp chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh
Bút toán (5): Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tính cho đối tính giá thành công trình
Bút toán (6): Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp cho đối tượng tính giá thành công trình
Bút toán (7): Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi cho đối tượng tính giá thành công trình.
Bút toán (8): Kết chuyển chi phí sản xuất chung cho đối tượng tính giá thành.
Bút toán (9): Các khoản giảm trừ chi phí
Bút toán (10): Giá thành công trình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư
2.6.2. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Quy trình hạch toán
Bút toán (1): Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động
Bút toán (2): Tiền thưởng phải trả người lao động.
TK 333 (4) (7) TK 334 TK622,623,627,642,241… TK 431 TK 338 TK622,623,627,642 TK 141,338,138 TK 111,112 TK 111,112 TK 334 TK 111,112 (1) (2) (3) (5) (6) (8) (9) (10)
Bút toán (3): Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động như tiền tạm ứng chưa hết, BHYT,BHXH, tiền thu hồi về tài sản thiếu theo quyết định xử lý…
Bút toán (4): Tiền thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên phải nộp Nhà nước
Bút toán (5): Trả tiền thưởng, tiền lương, tiền công cho công nhân viên
Bút toán (6): Số BHXH phải trả trực tiếp cho người lao động
Bút toán (7): Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý
Bút toán (8): Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí (19%)
Bút toán (9): Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy đính trừ vào thu nhập của người lao động (6%)
Bút toán (10): Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp
Sơ đồ 6:
Quy trình ghi sổ kế toán toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chứng từ thanh toán và phân bổ lương Nhật ký chung Sổ Cái các TK 334,338 Bảng cân đối TK Bảng CĐKT và các BCTC khác Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Phần 3: ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THI CÔNG CƠ GIỚI I
3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
3.1.1. Những thành tựu đạt được
Công ty Thi công Cơ giới 1 là một đơn vị thuộc Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 1 mới được hình thành. Công ty được hình thành và phát triển trong cơ chế quản lý mới, với số vốn ban đầu không phải là lớn nhưng trong quá trình đi lên Công ty đã có được chỗ đứng và đã khẳng định được vị trí của mình trong nền kinh tế. Đạt được kết quả như trên có một phòng đóng góp không nhỏ của phòng kế toán của Công ty. Bởi nhờ có những thông tin chính xác, kịp thời do phòng kế toán cung cấp, lãnh đạo Công ty mới có thể đưa ra quyết định quản lý phù hợp, các chiến lược, chính sách đúng đắn đảm bảo cho Công ty hoạt động hiệu quả cao.
Bộ máy kế toán tại Công ty nhìn chung là phù hợp với chính sách của Nhà nước và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp, trước hết là sự tuân thủ đúng quy định, chính sách của Nhà nước. Mặt khác, cũng rất phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng.
Công tác kế toán được thực hiện và tuân thủ nghiêm túc những quy định đề ra. Phòng tài chính kế toán được bố trí rất hợp lý, chặt chẽ, các công việc được phân công một cách rõ ràng cụ thể phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận. Hơn nữa việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung làm đơn giản hoá công tác kế toán, áp dụng được những công nghệ tiên tiến hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, đảm bảo thông tin chính xác kịp thời, chất lượng cao. Những chính sách tài chính được đưa ra thống nhất giữa các phòng ban, các đội thi công. Điều này tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra đối chiếu giữa các đội đem lại những thông tin hữu ích cho công tác
quản lý. Vì khối lượng công việc hạch toán lớn nên lao động kế toán tại Công ty được phân công theo các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công lao động kế toán như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho các kế toán viên có thể chuyên môn hoá được công việc, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, từ đó quyết định được các công việc thuộc các phần hành của mình một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Đồng thời đội ngũ kế toán Công ty được sắp xếp công việc phù hợp với khă năng, trình độ, có đủ các phương tiện làm việc. Đội ngũ kế toán có trình độ năng lực và nhiều kinh nghiệm, làm việc nghiên túc, hăng say có tinh thần trách nhiệm cao phối hợp nhịp nhàng tạo hiệu quả chung trong công việc.
3.1.2. Những hạn chế
Ngoài những ưu điểm trên, bộ máy kế toán của Công ty cũng có những hạn chế nhất định. Thực tế cho thấy đội ngũ nhân viên kế toán trong Công ty còn mỏng, trình độ quản lý còn nhiều hạn chế, chưa đào tạo được những đội ngũ kế toán kế cận. Trình độ chuyên môn, tin học còn chưa đồng đều, dẫn đến trình trạng người đông nhưng vẫn thiếu người làm, hiệu quả công việc thấp. Nhiều đội vẫn còn bố trí nhân viên thống kê - kế toán ở dưới đội chưa đủ trình độ chuyên môn cần thiết, dẫn đến các khâu luân chuyển chứng từ chậm và chứng từ không đầy đủ, tính hợp lý, hợp lệ thấp.
Việc bố trí nhân viên còn nhiều bất cập, nhất là cùng với việc đưa tin học vào trong công tác kế toán, đã đẩy một bộ phận không nhỏ cán bộ chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa hiểu biết sâu trong nghiệp vụ nên không biết không biết cách cập nhật số liệu vào máy tính một cách khoa học.
3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
3.2.1. Nhữnh thành tựu đạt được
Chứng từ kế toán Công ty sử dụng nhìn chung theo đúng chế độ tài chính ban hành, các nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ đều được thể
hiện một cách đầy đủ, rõ ràng. Các chứng từ được tập hợp từ các đội sau đó chuyển lên phòng tài chính kế toán của Công ty phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng. Các kế toán đội thực hiện việc phân loại chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý, giúp cho kế toán tai Công ty dễ dàng tập hợp, đối chiếu và ghi sổ. Các chứng từ được kiểm tra và luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế đều có chứng từ gốc đi kèm giúp ban tài chính Công ty có căn cứ để kiểm tra tính hợp lý của chứng từ khi kế toán đội chuyển lên. Chứng từ ở các phần hành luân chuyển theo đúng chế độ, có đầy đủ các chữ ký bắt buộc. Việc quản lý chứng từ được quản lý chặt chẽ, giúp ban lãnh đạo Công ty quản lý tình hình tài chính, làm rõ trách nhiệm của các cá nhân trong khâu chuyển chứng từ. Ngoài hệ thống chứng từ Công ty còn sử dụng một hệ thống bảng kê hỗ trợ đắc lực cho công tác tập hợp số liệu từ các đội. Các đội tập hợp từ chứng từ gốc và bảng kê, bảng tổng hợp. Từ đó có thể so sánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thi công để có được kế hoạch điều chỉnh hợp lý.
3.2.2. Những hạn chế
Công ty có địa bàn tương đối rộng các công trình trải rộng trên cả nước nên việc luân chuyển chứng từ từ các đội đến Công ty đôi khi gặp phải một số khó khăn và có lúc không đúng thời gian quy định. Toàn bộ chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra trong tháng chỉ được chuyển về phòng tài chính kế toán của Công ty vào cuối mỗi tháng. Do đó, công việc hạch toán phản ánh không chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều này làm cho công tác kiểm tra cũng như việc cập nhật thông tin để đưa ra các quyết định gặp khó khăn. Việc luân chuyển chứng từ này không chỉ do yếu tố khách quan mà còn có thể do cả nguyên nhân chủ quan gây ra, các đội chưa thực hiện đúng nhiệm vụ luân chuyển chứng từ về mặt thời gian. Quá trình luân chuyển chứng từ diễn ra chậm trể như vậy làm cho khối lượng
công việc bị dồn lại vào cuối kỳ trong khi đó đầu kỳ và giữa kỳ chưa có chứng từ để hạch toán, ảnh hưởng đến tính kịp thời, chính xác của thông tin kế toán. Mặt khác, công ty còn sử dụng biểu mẫu chứng từ theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Mặc dù những mẫu chứng từ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC không thay đổi nhiều so với những mẫu cũ. Vì vậy Công ty nên sử dụng những chứng từ mới theo đúng quy định để chúng mang tính cập nhật cao.
3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
3.3.1. Những thành tựu đạt được
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính, bên cạnh đó còn mở thêm một số tài khoản chi tiết để thuận tiện cho công tác hạch toán từng công trình và hạng mục công trình.
Công ty cập nhật và vận dụng kịp thời những sửa đổi trong hệ thống tài khoản mới theo thông tư của Bộ Tài chính. Việc vận dụng TK 141.2 và mở chi tiết cho các đội thi công; Các TK 154, TK 621, TK 622, TK 623… được mở chi tiết cho cho từng công trình là rất hợp lý với đặc điểm của ngành xây lắp.
3.3.2. Những hạn chế
Tài khoản kế toán của Công ty mở chưa đầy đủ, Công ty không mở các tài khoản chi tiết để hạch toán chi phí sản xuất chung và chi phí sử dụng máy thi công. Đặc biệt là TK 6271 “Chi phí nhân viên quản lý đội”, TK 6231 “Chi phí nhân công sử dụng máy thi công”,TK 3341 “Phải trả CNV”, TK 3342 “ Phải trả công nhân thuê ngoài”, khiến cho việc trích lập BHXH, BHYT,KPCĐ, gặp khó khăn, không chính xác.
Công ty không sử dụng các tài khoản dự phòng: Dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng đầu tư chứng khoán. Trong
thực tế việc trích lập các khoản dự phòng là cần thiết và rất quan trọng, nó giúp công ty đánh giá được giá trị thực của tài sản.
Trong trường hợp, hợp đồng xây dựng được quy định nhà thầu thanh toán theo tiến độ kế hoạch. Thì theo quy định, khi Công ty nhận được tiền thanh toán theo tiến độ kế hoạch thì phải hạch toán trên TK 337 “Thanh toán theo tiến độ hợp đồng”, nhưng Công ty đã phản ánh trên tài khoản doanh thu (TK 511) như trong trường hợp thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện được nhà thầu xác nhận. Điều này là không chính xác và không phản ánh được việc thanh toán theo tiến độ kế hoạch.
(1) Doanh thu tương ứng với phần việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định.
(2) Số tiền khách hàng phải trả theo hoá đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch. (3) Khách hàng trả tiền, nhận tiền trước của khách hàng.
111,112 (1) TK 33311 TK 511 TK 337 TK 131 TK 111,112 (2) (3)
3.4. Hệ thống sổ sách
3.4.1. Những thành tựu đạt được
Việc tổ chức bộ sổ kế toán hợp lý và khoa học trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là việc rất quan trọng. Và Công ty đã làm được điều đó, với hình thức Nhật ký chung áp dụng tại Công ty, nó đã phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh đồng thời cũng phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn của cán bộ. Hình thức này có ưu điểm đặc biệt bởi nó phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán, đồng thời hình thức ghi sổ Nhật ký chung là đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra và đảm bảo tính thống nhất, chính xác, dễ phân công công việc. Sổ sách Công ty sử dụng theo đúng mẫu chung tạo sự thống nhất trong sổ sách kế toán, số liệu được minh chứng hợp pháp theo nguyên tắc khách quan.
Trong những năm gần đây, việc ứng dụng các phần mềm kế toán vào công tác kế toán trong Công ty đã giúp giảm bớt các công việc. Kế toán chỉ cần nhập số liệu vào máy, sau đó máy sẽ tự động tổng hợp số liệu và in ra các mẫu sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản theo mẫu đã được thiết kế sẵn, từ đó làm giảm bớt công việc ghi chép và tính toán bằng thủ công, điều đó giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác.