11. Cấu tru ́c luâ ̣n văn
3.1.Giải pháp về lập kế hoạch, xây dựng quy trình mua sắm, quản lý tác
nghiệp trang thiết bị xét nghiệm (hình 5)
* Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị
- Lên kế hoạch số lượng vật tư, thiết bị được mua sắm (kể cả các thông số kỹ thuật nếu có) trong năm tài chính được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Việc mua sắm được tiến hành khi có thông báo kế hoạch giao dự toán kinh phí và phù hợp với tiến độ yêu cầu thực hiện.
* Phê duyệt
- Ban lãnh đạo đơn vị phê duyệt kế hoạch mua sắm.
* Lập hồ sơ, kế hoạch mua sắm
- Các thông số kỹ thuật của từng chủng loại vật tư, thiết bị, số lượng do chủ nhiệm đề tài/dự án lập và báo cáo lãnh đạo đơn vị trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
65
- Hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu do chủ nhiệm đề tài/dự án lập. Việc ký hồ sơ mời thầu theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Y tế.
* Lựa chọn hình thức và nhà cung cấp
-Chủ nhiệm đề tài/dự án đề xuất danh sách hội đồng. Số thành viên hội đồng là số lẻ và ít nhất là 5 ủy viên: chủ tịch hội đồng là lãnh đạo đơn vị thực hiện đề tài/dự án, các ủy viên: chủ nhiệm đề tài/dự án và cán bộ phòng ban chức năng là chuyên gia thuộc lĩnh vực liên quan đến vật tư, trang thiết bị mua sắm.
-Hội đồng lựa chọn nhà cung cấp họp khi có đủ số lượng nhà thầu theo qui định và dựa trên hồ sơ đăng ký dự thầu của nhà cung cấp để chấm điểm. Mở hồ sơ đăng ký dự thầu công khai có sự tham dự của các thành viên hội đồng lựa chọn nhà cung cấp và các nhà thầu.
* Thương thảo, ký kết hợp đồng
- Chủ nhiệm đề tài/dự án chịu trách nhiệm thương thảo hợp đồng với nhà cung cấp đã được Hội đồng lựa chọn nhà cung cấp quyết định. Trước khi ký kết hợp đồng, chủ nhiệm đề tài/dự án báo cáo kết quả thương thảo hợp đồng với thủ trưởng đơn vị hoặc đơn đặt hàng.
- Thủ trưởng đơn vị thực hiện đề tài/dự án ký hợp đồng với lãnh đạo nhà cung cấp vật tư, thiết bị.
* Thực hiện hợp đồng
- Hợp đồng chỉ được triển khai thực hiện khi đã có đủ chữ ký, đóng dấu của các bên;
- Hai bên có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các điều khoản nêu trong hợp đồng;
- Chủ nhiệm đề tài/dự án cử cán bộ mở sổ theo dõi để kiểm soát quá trình thực hiện với nhà cung cấp. Những lỗi của nhà cung cấp như không đủ
66
số lượng, không đúng chủng loại, không đúng tiến độ… được người mua hàng tổng hợp báo cáo lãnh đạo đơn vị quyết định. Nếu nghiêm trọng có thể xem xét chấm dứt hợp đồng.
- Trong quá trình thực hiện, những thay đổi so với hợp đồng đều phải báo cáo bằng văn bản và được chấp thuận.
* Giám sát kiểm tra chất lượng
- Việc giám sát kiểm tra chất lượng, các thông số kỹ thuật do chủ nhiệm đề tài/dự án chịu trách nhiệm; chủ nhiệm đề tài/dự án hoặc đơn vị thực hiện cử cán bộ kỹ thuật chuyên trách giám sát kiểm tra chất lượng vật tư trang thiết bị được mua sắm.
- Những sai sót không đúng chủng loại, qui cách, thông số kỹ thuật nêu trong hợp đồng phải báo cáo lãnh đạo đơn vị và trả lại nhà cung cấp;
- Trong trường hợp cần thiết cán bộ kỹ thuật do chủ nhiệm đề tài/dự án cử đến cơ sở của nhà sản xuất để kiểm tra. Kết quả kiểm tra sẽ được lập thành báo cáo.
* Tiếp nhận vật tư trang thiết bị
- Chỉ tiếp nhận những vật tư trang thiết bị đảm bảo các thông số kỹ thuật; - Những vật tư trang thiết bị không đảm bảo đủ các thông số kỹ thuật, chủng loại lập biên bản và trả lại nhà cung cấp;
- Vào sổ nhập, xuất sử dụng ngay theo quy định.
* Nghiệm thu thanh lý hợp đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khi nhà cung cấp đã giao đầy đủ số lượng, đúng thời gian, đúng chủng loại, các vật tư trang thiết bị đảm bảo các thông số kỹ thuật thì kiểm định, giám định hàng hóa và tiến hành nghiệm thu thanh lý hợp đồng;
67
- Hồ sơ mua hàng lưu trữ tại bộ phận Tài chính Kế toán và đơn vị thực hiện đề tài/dự án, thời gian lưu theo qui định về lưu trữ.
-Các đơn vị lưu sổ theo dõi nhà cung cấp, danh sách nhà cung cấp và các biên bản báo cáo về nhà cung cấp (nếu có).
*Lập hồ sơ trang thiết bị và đưa vào sử dụng
- Đối với mỗi đầu trang thiết bị được đưa về sử dụng tại đơn vị, căn cứ trên hồ sơ đấu thầu và hợp đồng mua trang thiết bị, các đơn vị lập hồ sơ theo dõi từng đầu trang thiết bị, có nhật ký sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa.
68
Giám sát, kiểm tra
Lập hồ sơ, kế hoạch mua sắm
Nghiệm thu Phê duyệt
Thực hiện hợp đồng Thương thảo, ký kết hợp đồng
Lập hồ sơ, đưa thiết bị vào sử dụng Lựa chọn hình thức và nhà cung cấp
Xây dựng kế hoạch mua sắm
Tiếp nhận thiết bị
69
3.2. Giải pháp tổ chức sử dụng trang thiết bị với tƣ cách là cơ sở hạ tầng cho đổi mới
3.2.1. Xây dựng cơ sở hạ tầng tổ chức của các labo trong các trường đại học y học y
-Đầu tư xây dựng các labo hiện đại, đảm bảo điều kiện để vận hành một cách tối ưu với đầy đủ hệ thống cung cấp điện, nước sạch, hệ thống điều hòa nhiệt độ, thông gió, hút ẩm.
-Xây dựng riêng một hệ thống điện dự phòng cho các lalo và bệnh viện (đối với những trường có bệnh viện) nhằm tránh làm hỏng mẫu xét nghiệm khi bị mất điện.
-Lập kế hoạch bảo trì các labo hàng năm nhằm duy trì điều kiện hoạt động tốt nhất.
-Đầu tư đầy đủ các phương tiện phòng cháy chữa cháy, chống chuột, gián và các loại côn trùng.
-Bố trí các trang thiết bị tại vị trí an toàn, thuận tiện cho sử dụng, đảm bảo các điều kiện theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
-Mở sổ theo dõi danh mục trang thiết bị, lập hồ sơ, lí lịch thiết bị y tế theo quy định ghi rõ mỗi khi thiết bị có sự cố hư hỏng, bộ phận thay thế và bảo dưỡng định kỳ.
-Mở sổ nhật ký theo dõi sử dụng thiết bị y tế hàng ngày và bàn giao ca. - Có bảng quy định kỹ thuật vận hành treo tại thiết bị y tế.
3.2.2. Về cơ chế liên kết hoạt động giữa các labo trong các trường đại học y
* Đối với các trường đại học Y có bệnh viện thực hành của nhà trường
- Trường hợp đưa các máy móc dưới quyền quản lý của khoa, bộ môn đến đặt tại bệnh viện để cùng sử dụng cho mục đích chẩn đoán, khám chữa bệnh bên
70
cạnh chức năng phục vụ cho giảng dạy và nghiên cứu khoa học: các cán bộ của bộ môn cũng tham gia việc vận hành, thực hiện các hoạt động chẩn đoán, xét nghiệm. Các hoạt động này được chi trả thù lao theo quy định của bệnh viện.
- Trường hợp đặt máy móc tại khoa, bộ môn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Kinh phí khấu hao máy móc: đơn vị nào gửi kinh phí khấu hao máy móc sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa máy móc khi bị hỏng. Kinh phí khấu hao máy móc và số năm cần khấu hao sẽ dựa vào giá trị máy móc khi mua.
+ Cơ chế chi trả cho các xét nghiệm làm dịch vụ cho bệnh viện, các đơn vị hợp tác thỏa thuận phù hợp.
Các bộ môn sẽ lập kế hoạch mua sắm vật tư hóa chất, dự kiến kinh phí mua hóa chất và khi mua hóa chất cần có hóa đơn tài chính để khi quyết toán với cơ quan thuế có cơ sở để tính toán phù hợp. Đối với thủ tục mua sắm hóa chất sẽ tuân theo quy định chung. Các xét nghiệm đưa vào dịch vụ cần đăng ký với bệnh viện và trên cơ sở đó bệnh viện sẽ đưa vào danh mục xét nghiệm dịch vụ và đăng ký với cơ quan thuế.
* Đối với các trường đại học Y chưa có bệnh viện thực hành
Nhà trường xây dựng một quy chế quản lý chung và cho phép dùng chung đối với các khoa, bộ môn của nhà trường các trang thiết bị y tế (Trung tâm trang thiết bị công nghệ cao); thống kê, quản lý đầy đủ danh mục, tình trạng sử dụng của các thiết bị, phòng hoặc ban quản lý Vật tư trang thiết bị làm đầu mối quản lý, trong đó:
+ Các trang thiết bị đặt tại các labo của khoa, bộ môn và cử cán bộ chuyên trách quản lý các trang thiết bị này.
+ Các đơn vị lập thời khóa biểu sử dụng và vận hành trang thiết bị theo tuần và theo tháng, gửi về phòng quản lý vật tư - trang thiết bị để đơn vị này nắm được tần suất và lịch sử dụng của các máy móc làm cơ sở điều phối.
71
+ Các đơn vị trong nhà trường có nhu cầu sử dụng trang thiết bị cho hoạt động giảng dạy và nghiên cứu cần đăng ký trước với phòng quản lý Vật tư - Trang thiết bị tối thiểu 1 tuần.
+ Các đơn vị tự chi trả vật tư tiêu hao từ nguồn kinh phí đề tài hoặc có kế hoạch cụ thể dùng chung vật tư tiêu hao sử dụng trong giảng dạy, nghiên cứu nhằm tránh lãng phí vì một số loại hóa chất có chi phí rất lớn khi sử dụng.
+ Nhà trường xây dựng quy chế quản lý, vận hành, sử dụng đối với các trang thiết bị, có quy định rõ ràng, cơ chế ràng buộc trách nhiệm phân minh nhằm trách sự sử dụng bừa bãi, thiếu trách nhiệm của các cá nhân hoặc đơn vị.
3.2.3. Về vốn đầu tư cho xây dựng labo, mua sắm và bảo trì TTBXN
-Ngoài nguồn vốn từ ngân sách nhà nước, cần mở rộng các quan hệ hợp tác quốc tế nhằm thúc đẩy đầu tư từ các dự án nước ngoài.
- Cần dự trù một khoản kinh phí nhất định tính trên tổng giá trị đầu tư ban đầu của các thiết bị hiện đang được sử dụng dành cho bảo trì định kỳ, kiểm tra, kiểm chuẩn. Trước mắt chúng tôi đề nghị nguồn kinh phí này có thể là từ nguồn viện phí, từ ngân sách nhà nước cấp hoặc trích từ các đề tài nghiên cứu, dự án dành cho ngành y tế về lĩnh vực đầu tư trang bị TTBYT hoặc tranh thủ từ các dự án viện trợ của các tổ chức ngoài nước dành cho y tế.
3.2.4. Về xây dựng và đào tạo nguồn nhân lực quản lý và vận hành
Đây là một vấn đề cần có những giải pháp trước mắt để giải quyết, cho đến nay như chúng ta biết nhà nước đã đầu tư một nguồn kinh phí rất lớn để trang bị các thiết bị công nghệ cao. Nếu không có nguồn nhân lực kỹ thuật cao để đảm trách công tác kiểm chuẩn, bảo dưỡng và sửa chữa TTB thì hiệu suất sử dụng sẽ rất thấp và điều này là đồng nghĩa với lãng phí.
72
- Có chính sách, chế độ ưu đãi để thu hút cán bộ chuyên trách được đào tạo theo mã ngạch quản lý trang thiết bị y tế để hoạt động phối hợp cùng các bộ chuyên môn bảo quản, khai thác sử dụng trang thiết bị hiệu quả hơn.
- Tạo điều kiện thuận lợi và thu hút các kỹ sư tốt nghiệp các trường đại học kỹ thuật đạt loại khá giỏi về làm việc tại labo.
- Động viên, khuyến khích các nhân viên kỹ thuật học ngoại ngữ, ở đây là tiếng Anh để đọc được các tài liệu kỹ thuật của các thiết bị công nghệ cao.
- Mỗi labo cần có cán bộ chuyên trách quản lý trang thiết bị y tế, cần có kế hoạch đào tạo năng lực cán bộ vận hành trang thiết bị trước khi mua sắm trang thiết bị mới.
- Đào tạo cán bộ kỹ thuật theo đúng nghiệp vụ chuyên môn, chủng loại thiết bị cần được vận hành, có tinh thần trách nhiệm và kỷ luật cao, tuân thủ nghiệm ngặt nội quy.
Ngoài ra, về chiến lược lâu dài các trường cần chọn mua đối với từng chủng loại thiết bị có tính đồng nhất về model, hãng sản xuất. Có được như vậy, thực hiện công tác bảo trì sẽ rất thuận lợi, công tác sửa chữa sẽ dễ dàng nhanh chóng.
Tiểu kết chƣơng 3: Các giải pháp đặt ra bao gồm 2 nhóm giải pháp chính, trong đó các giải pháp về liên kết hoạt động giữa các labo và đầu tư đào tạo nguồn nhân lực là những giải pháp quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TTBXN y tế tại các trường đại học y.
73
KẾT LUẬN
Luận văn Giải pháp chính sách nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị xét nghiệm y tế tại các trường Đại học Y của Việt Nam đã tập trung giải quyết những nội dung chủ yếu sau:
1. Nêu được tổng quan vấn đề lý luận về nghiên cứu khoa học, vai trò của nghiên cứu khoa học trong các trường đại học, khái niệm về trang thiết bị y tế, chính sách, tác động của chính sách nói chung và chính sách về trang thiết bị y tế nói riêng.
2. Mô tả thực trạng chính sách quản lý trang thiết bị, mô tả thực trạng quản lý, sử dụng trang thiết bị xét nghiệm tại đơn vị nghiên cứu và các đơn vị tham khảo khác.
3. Đề xuất những giải pháp về chính sách để nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị xét nghiệm tại đơn vị nghiên cứu và là tham khảo cho các đơn vị đào tạo cùng ngành khác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các giả thuyết nghiên cứu trong phần mở đầu đã được luận văn đã kiểm chứng là có cơ sở khoa học thông qua các khảo sát và phân tích thực tiễn.
Những kết quả nghiên cứu của tác giả tuy nhỏ bé nhưng nghiêm túc về vấn đề còn để ngỏ trong quản lý và sử dụng trang thiết bị xét nghiệm tại các trường đại học y với mong muốn được góp một phần nâng cao hiệu quả sử dụng trong đào tạo và nghiên cứu khoa học hoặc phục vụ chăm sóc sức khỏe nhân dân, tránh lãng phí nguồn lực xã hội.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn luận văn không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Tác giả xin trân trọng kính mong các thầy giáo, cô giáo và đồng nghiệp cho ý kiến, giúp đỡ để luận văn hoàn thiện hơn.
74
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Khoa học - Công nghệ (1994), Thông tư số 530/TT- ngày 04/8/1994
hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí sửa chữa, tăng cường trang thiết bị cho các cơ quan khoa học, công nghệ và môi trường.
2. Bộ Tài chính (2008), Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 về việc ban hành chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước.
3. Bộ Tài chính (2007), Thông tư số: 63/2007/TT-BTC ngày 15/06/2007
Hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước.
4. Bộ Y tế (2001), Quản lý bệnh viện, Nhà xuất bản Y học, Hà Nội, tr. 335-343.
5. Bộ Y tế (2010), Niên giám thống kê 2009, Nhà xuất bản Y học, Hà Nội . 6. Bộ Y tế (2011), Niên giám thống kê 2010, Nhà xuất bản Y học, Hà Nội . 7. Bộ Y tế và Ngân hàng Thế giới (2001), Nghiên cứu tổng quan ngành y tế
Việt Nam.
8. Bộ Y tế (2011), Thông tư số 24/2011/TT-BYT ngày 21/6/2011 của Bộ Y