- Khả năng chuyển dữ liệu thành các thông tin hỗ trợ ra quyết định.
- Người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tăng tối đa khả năng đưa ra quyết định bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng người, đúng lúc.
- Mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển mở rộng cho doanh nghiệp, giúp thu hồi vốn nhanh hơn qua việc triển khai nhanh và vòng đời sản phẩm dài hơn.
- Hỗ trợ việc quản lý các thông tin cho các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá, dịch vụ, đáp ứng kịp thời các thông tin về hàng hoá tồn kho và làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Mang lại phương thức quản lý thực sự tiên tiến. Đáp ứng các yêu cầu Quản lý đa dạng phức tạp cho nhiều loại hình kinh doanh khác nhau bao gồm: Các siêu thị, khách sạn, các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá, các nhà phân phối sản phẩm, các đại lý… tự động hóa quy trình quản lý hàng hóa, vật tư giảm chi phí nhân công, mở rộng khả năng tập dụng các điều kiện thuận lợi, tăng độ chính xác của các đơn hàng và cung cấp dịch vụ nhanh chóng đến cho khách hàng.
- Cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế để rồi kiểm soát bán hàng có lợi nhuận cao.
- Các cán bộ kinh doanh có thể truy cập tới các thông tin thời gian thực, bao gồm khách hàng, hợp đồng, … giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và hoàn thành các hợp đồng. Bất kế việc bán hàng qua web, điện thoại hay các đại lý, tự động hóa quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin đúng giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, tăng hiệu quả, tăng doanh thu, lãi và quan hệ khách hàng.
2.3.2. Phân tích yêu cầu hệ thống
Thông tin đầu vào của hệ thống
Thông tin đầu vào của hệ thống là các thông tin về các loại hóa đơn, chứng từ xuất ,các khách hàng, hàng hóa… tập hợp các thông tin này được lưu thành các kho dữ liệu của chương trình.
Việc sửa đổi, bổ sung, xóa dữ liệu được thực hiện trong chương trình .Các thông tin cụ thể trong từng thời gian định kì về các khoản như số hóa đơn ,số lượng nhập, số lượng xuất, giá bán,…được đưa vào theo từng thời điểm thích hợp trong chương trình.
Thông tin nhập Danh mục tài khoản Danh mục khách hàng Danh mục kho hàng Danh mục hàng hóa Danh mục nhà cung cấp
Hình 2.2: Hình ảnh 1 hóa đơn bán hàng
(Nguồn Hóa đơn bán hàng tại doanh nghiệp) Thông tin đầu ra của hệ thống
Từ những yêu cầu thực tế và căn cứ vào chế độ báo cáo, các yêu cầu của lãnh đạo và của các khách hàng mà hệ thống chương trình phải đưa ra được những thông tin cần thiết, chính xác nhằm phục vụ một cách tốt nhất,nhanh gọn và chính xác nhất. Đó là những thông tin liên quan đến tình hình doanh nghiệp như số lượng xuất, số lượng tồn, doanh thu bán hàng. Danh sách và số lượng xuất của các loại hàng hóa, thông tin về hàng hóa… Những thông tin phục vụ cho tìm kiếm, tổng hợp, báo cáo.
Thông tin xuất : Sổ chi tiết bán hàng Nhật kí bán hàng
Hình 2.3: Hình ảnh bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa bán ra
Hình 2.5: Hình ảnh sổ nhật kí bán hàng