Siêu Thị Minh Cầu trực thuộc Công Ty Cổ phần lương thực Thái Nguyên là trung tâm phân phối và bán sỉ các loại mặt hàng thiết bị điện, hàng gia dụng, hàng tiêu dùng… phục vụ nhu cầu của người dân.
Chương trình kế toán dành cho kế toán viên của doanh nghiệp sử dụng và tạo bản báo cáo lên giám đốc vào cuối mỗi tháng và khi giám đốc cần. Cụ thể ở đây là chương trình kế toán bán hàng .
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng trong phần mềm kế toán, kế toán viên phải đăng nhập vào hệ thống và khai báo một số thông tin danh mục ban đầu như: Danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hóa, danh mục kho hàng, danh mục tài khoản….
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì khách hàng tự chọn những sản phẩm hàng hóa mình cần và ra quầy thanh toán trực tiếp với nhân viên thu ngân của siêu thị. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng các loại thẻ tín dụng (viettinbank,…) . Khi khách hàng đồng ý thanh toán bằng tiền mặt thì đưa tiền tới thu ngân, thu ngân sử dụng phần mềm “Bán hàng siêu thị thanh toán ngay” của doanh nghiệp để tính tiền cho khách hàng. Trường hợp khác hàng thanh toán bằng thẻ, kế toán căn cứ vào thông tin khách hàng đã cung cấp và giấy báo có của ngân hàng tiến hành ghi sổ .
Sau khi xuất hàng hóa khách hàng có hóa đơn mang về, kế toán viên lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn giá trị gia tăng) gửi cho khách hàng. Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: Liên 1 giữ tại cuống phiếu, liên 2 giao cho khách hàng còn liên 3 lưu nội bộ.
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phân kế toán căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ để lập các báo cáo đưa cho giám đốc. Từ đó giám đốc sẽ có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý và đạt hiệu quả cao.
2.3. Phân tích thiết kế hệ thống