I -Tổng quan về công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thuộc tổng công ty
3.2 Giúp việc cho giám đốc
3.2.1 Phó Giám đốc kiêm Trởng Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh.
Là ngời đại diện cho Giám đốc Công ty và cho Tổng công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện mọi hoạt động kinh doanh tiêu thụ sản phẩm Viglacera trong phạm vi khu vực các tỉnh phía Nam theo đúng quy định của Công ty và Tổng công ty; và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
3.2.2 Phó giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu.
Là ngời giúp Giám đốc Công ty thực hiện mọi công tác xuất nhập khẩu của Công ty theo đúng uỷ quyền của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty về mọi hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty.Kiểm tra kế hoạch Xuất nhập khẩu hàng năm do phòng XNK xây dựng và báo cáo Giám đốc đề xuất biện pháp, nguồn lực đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra.
Một số các công việc khác do Giám đốc Công ty trực tiếp giao.
3.2.3 Phó giám đốc phụ trách kinh doanh.
Là ngời giúp Giám đốc Công ty thực hiện mọi công tác kinh doanh các sản phẩm Viglacera của Công ty theo đúng uỷ quyền của
Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty tại khu vực các tỉnh phía Bắc.
Tổ chức điều hành Phòng kinh doanh thực hiện đảm bảo kế hoạch doanh thu tháng, quý, năm; có các phơng án quản lý, thu hồi công nợ.
3.2.4 Kế toán trởng
Là ngời giúp việc quan trọng cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán trởng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm sau:
Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh theo cơ chế quản lý tài chính quy định. Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nớc tại Công ty. 3.3. Các phòng ban
3.3.1 Phòng Tổ chức hành chính. 3.3.1.1 Chức năng.
Tham mu của lãnh đạo Công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác: tổ chức, hành chính, lao động, tiền lơng, đào tạo, bảo vệ, an ninh quốc phòng và thực hiện các chế độ chính sách đối với ngời lao động của Công ty.
3.3.1.2 Nhiệm vụ
Thực hiện công tác tổ chức lao động; công tác quản lý định mức lao động, tiền lơng; thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động; công tác quản trị hành chính; công tác bảo vệ trật tự trị an, chăm lo sức khoẻ ban đầu cho ngời lao động; quản lý con dấu theo quy định của Nhà nớc; quản lý và điều hành phơng tiện làm việc cho CBCNV Công ty. Chuẩn bị các cuộc hội nghị, hội thảo của Công ty, thực hiện đón, hớng dẫn và sắp xếp lịch làm việc đối với khách đến liên hệ công tác tại Công ty; công tác thông tin, báo chí, tuyên truyền. Phối hợp với Phòng TCKT trong công tác TCHC và thanh quyết toán các chi phí văn phòng. Phối hợp với Phòng KD trong công tác TCHC và xây dựng phơng án kinh doanh hàng năm. Phối hợp với Phòng XNK trong công tác TCHC và luân chuyển chứng từ XNK
3.3.2.1 Chức năng.
Tham mu cho Giám đốc Công ty tổ chức thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán của Nhà nớc tại Công ty, tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của Tổng công ty giao cho Công ty.
3.3.2.2 Nhiệm vụ:
Ghi chép, tính toán, phản ảnh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí của Công ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu - chi tài chính, các khoản thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật t, tiền vốn, kinh phí. Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ kỷ luật, kinh tế, tài chính của Nhà nớc.
Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch và theo dõi thực hiện phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.
3.3.3 Phòng Kinh doanh
3.3.3.1 Chức năng:
Tham mu cho Giám đốc Công ty về công tác kinh doanh, tổ chức quản lý thị trờng và hệ thống các phơng án tiêu thụ sản phẩm, làm cho sản xuất của Tổng công ty hoà nhập, đáp ứng nhu cầu thị tr- ờng và đạt hiệu quả ngày càng cao.
3.3.3.2 Nhiệm vụ:
Xây dựng phơng án và triển khai công tác kinh doanh của Công ty trớc mắt và lâu dài.
Tổ chức điều hành phòng kinh doanh, tập trung trọng tâm tiêu thụ sản phẩm của Công ty nhằm đảm bảo và thực hiện tốt kế hoạch doanh thu hàng tháng, hàng quý của Công ty.
Tìm hiểu, khai thác, thu thập thông tin và xử lý thông tin về thị trờng, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn và phù hợp kịp thời trong công tác tiêu thụ sản phẩm. Có phơng án triển khai và
xuyên liên tục nhằm mục đích giữ uy tín của Công ty cũng nh tăng thêm thị phần của Công ty, đồng thời tổ chức, thực hiện, triển khai công tác quảng cáo, tiếp thị, xây dựng chiến lợc và mục tiêu kinh doanh.
3.3.4 Phòng Xuất nhập khẩu.
3.3.4.1 Chức năng.
Tham mu cho Giám đốc về công tác xuất nhập khẩu, tìm kiếm và khai thác thị trờng các nớc trên thế giới để mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty.
3.3.4.2 Nhiệm vụ
Thực hiện công tác xuất nhập khẩu của Công ty bao gồm :
Lập kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm trình Phó giám đốc phụ trách xem xét và báo cáo Giám đốc đề xuất biện pháp, nguồn lực đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra.
Xây dựng chiến lợc về cơ cấu sản phẩm, thị trờng xuất khẩu trên cơ sở đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng trong và ngoài Tổng công ty.
Xây dựng phơng án mở văn phòng đại dịên tại nớc ngoài để hình thành mạng lới tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty trên Thế giới.
3.3.5 Chi nhánh Tp Hồ Chí minh.
3.3.5.1 Chức năng.
Đại diện cho Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng và Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu tại Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện mọi hoạt động kinh doanh tiêu thụ sản phẩm Viglacera trong phạm vi khu vực các tỉnh phía Nam.
3.3.5.2 Nhiệm vụ:
Phát triển và mở rộng hệ thống phân phối sản phẩm tại thị trờng Tp Hồ chí minh và các tỉnh phía Nam.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu t và phát triển để báo cáo Công ty trình Tổng công ty phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện phù hợp với nhiệm vụ Tổng công ty giao và nhu cầu thị trờng. Tổ chức quản lý bộ máy CBCNV của Chi nhánh, bố trí, sắp xếp hợp lý nhân sự các bộ phận của Chi nhánh để đảm bảo kinh doanh có hiệu
quả. Phối hợp với Phòng KD ở phía Bắc trong công tác tiêu thụ các sản phẩm do các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty sản xuất.
3.3.6 Phòng xuất khẩu lao động
3.3.6.1 Chức năng
Tham mu cho Giám đốc Công ty và tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu lao động, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu lao động, tìm kiếm đối tác và nguồn lao động trong nớc.
3.3.6.2 Nhiệm vụ
Giao dịch, tìm kiếm đối tác nớc ngoài; kết hợp với đối tác nớc ngoài theo dõi tình hình làm việc và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của ngời lao động ở nớc ngoài; khai thác nguồn lao động trong nớc.
Đào tạo, tuyển dụng ngời lao động đi làm việc có thời hạn ở nớc ngoài, đồng thời phối hợp với Phòng Tổ chức hành chính trong công tác lu trữ, luân chuyển hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động xuất khẩu lao động.
4.Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu trong những năm qua.
Là một công ty mới đợc thành lập (7/5/1998) thực hiện hạch toán nội bộ phụ thuộc Tổng công ty chủ yếu thực hiện chức năng do Tổng công ty giao là đảm bảo đầu vào và đầu ra cho các đơn vị thành viên đúng kế hoạch, tiến độ, về số lợng, chất lợng. Trong những năm qua công ty đã phấn đấu rất nhiều để hoàn thành kế hoạch của Tổng công ty, thực hiện bảo toàn và phát triển vốn, chủ động trong kinh doanh một số ngành hàng đợc phép của Tổng công ty. Những cố gắng này đã đem lại doanh thu cho công ty, đảm bảo các nghĩa vụ đối với Nhà nớc và Tổng công ty không ngừng cải thiện đời sống của ngời lao động. Điều này đợc thể hiện thông qua một số chỉ tiêu cơ bản :
4.1 Doanh thu, chi phí và lợi nhuận
Chỉ tiêu tổng doanh thu, tổng chi phí, tổng lợi nhuận là những chỉ tiêu tổng hợp phản ánh một cách khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu đợc thể hiện qua 3 chỉ tiêu trong bảng1:
Năm 1998 là năm đầu tiên công ty đi vào hoạt động nhng cũng chỉ thực sự bắt đầu hoạt động vào tháng 7 tức là chỉ hoạt động trong vòng 6 tháng nên chỉ tiêu doanh thu còn thấp chỉ đạt mức 99,132 tỷ đồng, chi phí là 97,2435 tỷ đồng, do vậy lợi nhuận thu đợc thấp chỉ đạt 1,8886 tỷ đồng. Sang năm 1999 tình hình kinh doanh của công ty có khả quan hơn do công ty đã bắt đầu làm quen đợc với công việc mới, các vị trí công việc về cơ bản là đã đi vào ổn định, trong năm này doanh thu đạt 232,4652 tỷ đồng, chi phí hết 228,896 tỷ đồng và lợi nhuận thu đợc là 3,5722 tỷ đồng. Sang năm 2000 do ở ngoài nớc các nền kinh tế sau khủng hoảng tài chính năm 1997 đã kịp hồi phục, còn ở trong nớc đời sống của ngời dân bắt đầu đợc cải thiện làm cho nhu cầu trong nớc tăng cao giúp cho hoạt động động của công ty phát triển khá thuận lợi doanh thu vào năm này đạt 251,8789 tỷ đồng, chi phí hết 247,735 tỷ đồng và lợi nhuận thu đợc là 4,1439 tỷ đồng. Những tháng đầu năm 2001 hoạt động diễn ra khá suôn sẻ nhng 2 tháng cuối năm do nhà máy kính Đáp Cầu ngừng hoạt động và đi vào sản xuất nên hoạt động kinh doanh trong nớc có phần chững lại nhng hoạt động nhập khẩu lại tăng mạnh để bù đắp sự giảm sút của doanh thu trong nớc; kết quả là doanh thu năm 2001 đạt 265,321 tỷ đồng, chi phí hết 260,958 tỷ đồng lợi nhuận đạt 4,363 tỷ đồng, đây là năm có lợi nhuận cao nhất phản ánh sự cố gắng của công ty trong điều kiện không thuận lợi của môi trờng kinh doanh. Năm 2002 là một năm khó khăn với công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu do thị trờng có nhiều biến động, do có nhiều nhà máy trong nớc không trực thuộc tổng công ty đã hoàn thành xong việc sửa chữa và đại tu, các nhà máy sản xuất sản phẩm kính, vật liệu xây dựng thi nhau mọc lên, các nhà máy đã hoạt động thì không ngừng nâng cao công suất làm cho mức cung trên thị trờng là rất lớn gây khó khăn trong việc tiêu thụ của công ty; nhng bù lại thì hoạt động xuất nhập khẩu lại thu đạt khá do nhu cầu nhập khẩu nguyên nhiên vật liệu và máy móc thiết bị tăng cao. Kết quả tổng doanh thu năm 2002 đạt 267,4025 tỷ đồng, nhng do cũng trong cùng năm này chi phí đầu vào tăng mạnh chi phí hết 263,413 tỷ đồng làm cho lợi nhuận giảm so với năm 2001 chỉ đạt 3,9895 tỷ đồng.
Để có một cái nhìn trực quan hơn ta hãy quan sát đồ thị sau: Đvt: Tỷ đồng 0 50 100 150 200 250 300 1998 1999 2000 2001 2002 Tổng doanh thu Tổng chi phí Tổng lợi nhuận
Đồ thị tổng doanh thu, chi phí, lợi nhuận qua các năm của công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu
Cũng qua số liệu của bảng 1 ta thấy :
* Doanh thu của công ty đợc thu từ 2 lĩnh vực cơ bản là kinh doanh trong nớc và kinh doanh xuất nhập khẩu đợc phân chia thành 3 nguồn cơ bản là : Kinh doanh nhập khẩu, kinh doanh xuất khẩu, và kinh doanh trong nớc. Sự thay đổi của tổng doanh thu phụ thuộc vào sự thay đổi của 3 nguồn cơ bản này. Giá trị cũng nh cơ cấu doanh thu đợc thể hiện qua đồ thị sau: Đvt : Tỷ đồng 0 50 100 150 200 1998 1999 2000 2001 2002 xuất khẩu nhập khẩu trong nước
Đồ thị cơ cấu tổng doanh thu qua các năm của công ty
Hoạt động kinh doanh trong nớc trong 5 năm kể từ khi thành lập cho đến nay vẫn đạt giá trị cao nhất, chiếm tỷ trọng (60-73%) tổng doanh thu
doanh xuất khẩu, đây cũng là xu hớng tất yếu khi thị trờng trong nớc đã xuất hiện tình trạng d cung. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu đạt giá trị doanh thu thứ hai trong tổng doanh thu của công ty do vào thời kỳ này việc xây dựng thêm nhiều nhà máy sản xuất kính và gốm đã làm cho nhu cầu nhập khẩu các loại dây chuyền máy móc thiết bị với giá trị lớn, hoạt động nhập khẩu chiếm tỷ trọng từ 26- 28% và ngày càng có xu hớng giảm do các nhà máy đã đi vào hoạt động thì dây chuyền máy móc thiết bị nhập khẩu sẽ bị thay thế bằng việc nhập khẩu các loại nguyên vật liệu đầu vào có giá trị thấp hơn. Trong khi đó doanh thu từ các hoạt động xuất khẩu chiếm tỷ trọng thấp nhất (0,35-1,9%) nhng có xu hớng ngày càng tăng do việc đa dạng hoá sản phẩm và việc mở rộng thị trờng tiêu thụ
* Tổng chi phí đơc hình thành bởi 2 chi phí cơ bản là giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh.
Giá vốn hàng bán bao gồm giá vốn của 3 hoạt động cơ bản là: kinh doanh nhập khẩu, kinh doanh xuất khẩu, kinh doanh trong nớc. Loại chi phí này rất khó thay đổi (khó có thể cắt giảm) vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh mục tiêu và chính sách giá của các đơn vị thành viên và sự chỉ đạo của tổng công ty, tình hình tiêu thụ của công ty (doanh thu) vì tiêu thụ nhiều thì phải cần có nhiều hàng để bán.
Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh gồm 3 bộ phận cơ bản là : chi phí bán hàng, chi phí quản lý công ty và chi phí hoạt động tài chính. Trong ba bộ phận này chi phí quản lý công ty và chi phí hoạt động tài chính là khó thay đổi vì chi phí qủan lý công ty gắn với việc bố trí nhân sự quản lý, gắn với trách nhiệm của ngời quản lý nên không dễ gì thay đổi ; còn chi phí hoạt động tài chính ở công ty thực chất là lãi vay ngân hàng và công ty phải có trách nhiệm trả đúng thời hạn. Chi phí bán hàng lại bao gồm ba bộ phận là tổng tiền lơng, chi phí vận tải và chi khác; tổng tiền lơng là không thay đổi vì nó phụ thuộc vào nhân sự và mức tiền lơng là cố định; việc chi cho vận tải phụ thuộc vào lợng hàng, quãng đ- ờng và cớc phí vận tải, do vậy việc tìm đợc hãng vận tải có chi phí thấp, có phơng tiện vận tải phù hợp, kết hợp với việc phân bổ các điểm bán hàng hợp lý là rất có khả năng giảm chi phí này vì chi phí vận tải thờng chiếm một tỷ lệ cao trong cơ cấu tổng chi phí. Chi phí khác ở đây bao
gồm rất nhiều các khoản chi khác nhau từ tiền xe con, tiếp khách, điện thoại, khấu hao công cụ dụng cụ, công tác phí. Chiếm một tỷ lệ cao