1. 1T ng quan vd toán ngân sách
3.2.2 Hoàn th in quy trình pd toán ngân sách
Quy trình l p d toán ngân sách t i Tr ng Cao đ ng Tài chính – H i quan nên đ c hoàn thi n theo h ng c th , chi ti t, rõ ràng, có đ nh h ng cho các thành ph n tham gia d toán nh m đ t đ c s ph i h p ch t ch , n ý gi a các b ph n này. C n xây d ng m t quy trình ch t ch v m t th i gian th c hi n, trách nhi m c th c a t ng thành ph n tham gia l p d toán và các bi u m u có liên quan.
Quy trình d toán ngân sách sau khi đ c l p và phê duy t thì ph i cho đ ng t i lên website c a Tr ng đ các b ph n đ u có th d dàng tham kh o trong quá trình làm vi c. Chi ti t xin xem s đ 3.2 Quy trình l p d toán ngân sách đ xu t nh sau:
BAN GIÁM HI U (Xét duy t)
PHÒNG TÀI CHÍNH K TOÁN (Ki m tra, xem xét, l p d toán t ng h p)
CÁC PHÒNG BAN, CÁC KHOA, B MÔN (L p các d toán chi ti t)
B c Trách nhi m Trình t công vi c Th i gian Bi u m u 1 2 3 Các phòng ban, khoa và b môn Phó phòng Tài chính K toán Tr ng phòng Tài chính K toán Hi u tr ng Tr ng phòng Tài chính K toán Tr ng các đ n v u tháng 6 Tr c 20/6 Tr c 30/6 Tr c 5/7 Tr c 10/7 1,2,3,4,5,6, 7,8,9,10,11 và các bi u m u nhà n c quy đnh 12 và các bi u m u nhà n c quy đnh Không đ ng ý ng ý t Không đ t Khôngđ t t xu t nhu c u s d ng kinh phí Thu th p s li u và so n th o d toán
Xây d ng d toán ngân sách c a đ n v
Ki m tra, t ng h p
T ng h p d toán c a các đ n v, l p d toán chung cho toàn Tr ng
Soát xét
Phê duy t
L p th t c trình B Tài chính phê duy t
Nh n k t qu phê duy t, đi u ch nh d toán c a Tr ng theo k t qu phê duy t c a B
Tài chính
Thông báo công khai d toán đ c giao
S đ 3.2: Quy trình d toán ngân sách
3.2.2.1 Giai đo n chu n b
nh k đ u tháng 6 h ng n m, Tr ng Cao đ ng Tài chính – H i quan ti n hành t ch c l p k ho ch và d toán ngân sách cho n m ho t đ ng ti p theo. D a vào các quy đ nh c ng nh các v n b n h ng d n l p d toán ngân sách c a B Tài chính, phòng Tài chính K toán tham m u cho Ban Giám hi u v k ho ch l p d toán. Hi u tr ng s ra thông báo v vi c tri n khai l p k ho ch cho n m sau. Khi nh n đ c thông báo này, t t c các đ n v trong Tr ng, ngh a là t t c các phòng ban, khoa và b môn, ti n hành rà soát, xem xét l i tình hình hi n t i nh quy mô sinh viên, đ i ng cán b viên ch c và cán b gi ng d y hi n có, s l ng các đ tài nghiên c u khoa h c đã đ ng ký, tình hình c s v t ch t,…D a vào m c tiêu, nhi m v c a n m k ho ch, các đ n v này xác đ nh ch tiêu, nhi m v c a đ n v mình. Phòng Tài chính K toán g i qua mail các files bi u m u đ l p d toán ngân sách cho n m k ho ch.
3.2.2.2 Giai đo n l p d toán
C n c các nhi m v đ c giao, tình hình th c hi n nhi m v trong n m báo cáo, kh i l ng công vi c d ki n th c hi n trong n m k ho ch, các quy đnh c a Nhà n c và h ng d n c th c a Tr ng v vi c l p d toán ngân sách cho n m ti p theo, các đ n v s ti n hành xây d ng d toán ngân sách cho đ n v mình.
D toán đ c xây d ng ph i có thuy t minh c s tính toán và g n li n v i k ho ch công tác n m. Các đ xu t v s d ng kinh phí ph i d a trên nhu c u d ki n có th c và đ c tính toán m t cách chính xác.
Sau khi l p xong d toán ngân sách chi ti t, các đ n v g i v cho phòng Tài chính K toán tr c ngày 20 tháng 6 h ng n m.
Phòng Tài chính K toán có nhi m v ti p nh n, ki m tra tính h p lý c a các d toán chi ti t do các đ n v trong Tr ng g i v . Phó phòng Tài chính K toán s đ c phân công nhi m v đ m nhi m vi c t ng h p các d toán thu, chi ngân sách c a toàn Tr ng. Sau khi hoàn thành, các báo cáo s đ c Tr ng phòng Tài chính K toán soát xét, ki m tra và trình lên Ban Giám hi u tr c ngày 5 tháng 7.
Ban Giám hi u xem xét, ký duy t các d toán do phòng Tài chính K toán đã trình lên. Sau khi xét duy t xong, d toán đ c g i trình B Tài chính tr c ngày 10 tháng 7 h ng n m.
Nhi m v c a t ng b ph n trong quy trình trên nh sau:
- Các đ n v thu c Tr ng: Xây d ng d toán ngân sách c a đ n v mình. Th i gian t khi có thông báo c a Hi u tr ng v vi c l p d toán ngân sách cho t i tr c ngày 20 tháng 6 h ng n m.
- Phó phòng Tài chính K toán:
+ Ti p nh n d toán ngân sách c a các đ n v g i lên. Ti n hành ki m tra, xem xét vi c l p d toán c a các đ n v . Khi phát hi n có nh ng sai sót hay nh ng đi m ch a h p lý, phó phòng Tài chính – K toán có nhi m v ph i h p v i các đ n v đ làm rõ hay yêu c u đi u ch nh, s a đ i, b sung.
+ T ng h p d toán c a các đ n v đ ra đ c d toán chung cho toàn Tr ng. Th i gian cho công vi c này là 10 ngày làm vi c.
- Tr ng phòng Tài chính K toán:
+ Rà soát l i s li u do Phó phòng l p tr c khi trình lên Hi u tr ng ký duy t. Th i gian cho công vi c này là 5 ngày làm vi c.
+ Trình d toán chung c a toàn Tr ng cho Ban Giám hi u.
+ L p t trình B Tài chính phê duy t d toán thu, chi ngân sách c a Tr ng trong n m k ho ch sau khi Hi u tr ng đã phê duy t. Th i gian l p t trình là 1 ngày làm vi c.
+ Sau khi nh n đ c thông báo giao d toán thu, chi ngân sách Nhà n c c a B Tài chính, Tr ng phòng Tài chính K toán có nhi m v ki m tra, đi u ch nh l i d toán c a các đ n v cho phù h p v i d toán đã đ c duy t. Th i gian cho khâu này là 5 ngày làm vi c.
+ Thông báo công khai d toán thu, chi ngân sách Nhà n c cho toàn Tr ng. Th i gian ch m nh t 5 ngày làm vi c sau khi nh n đ c quy t đnh giao d toán c a B Tài chính.
- Hi u tr ng: Xem xét, ký duy t h s đ ngh d toán thu, chi ngân sách Nhà n c c a toàn Tr ng, ký t trình xin phê duy t d toán c a Tr ng g i lên B Tài chính, ký thông báo công khai d toán thu, chi ngân sách đ c phê duy t h ng n m.
3.2.2.3 Giai đo n theo dõi
Trong khi th c hi n d toán c a n m k ho ch, Tr ng c n theo dõi, đánh giá tình hình th c hi n. T đó làm c s xem xét l i các s li u d toán đ có nh ng đi u ch nh khi c n thi t c ng nh rút kinh nghi m cho nh ng l n l p d toán sau.
Các đ n v c n l p các báo cáo đánh giá trong quá trình th c hi n d toán. Ti n hành so sánh, đ i chi u gi a s li u d toán và s li u th c t . Sau đó phân tích s chênh l ch này đ có th đ a ra bi n pháp nh m đi u ch nh t ng các chênh l ch có l i và đi u ch nh gi m các chênh l ch không có l i. Ngoài ra, các bi n đ ng v chi phí t i các đ n v ph i đ c gi i trình c th thông qua các báo cáo đánh giá này. Tr ng các b ph n là ng i ch u trách nhi m đ i v i các chi phí thu c ph m vi qu n lý c a mình. Vi c th c hi n đánh giá công tác th c hi n d toán góp ph n hoàn thi n cho công tác l p d toán c a nh ng n m ti p theo.
N i dung c b n c a các báo cáo đánh giá ph i ph n ánh đ c t ng quát tình hình th c hi n các nhi m v đ c giao c a t ng đ n v ; phân tích khó kh n, thu n l i trong quá trình th c hi n và có các ki n ngh đ xu t v c ch , chính sách nh m t o đi u ki n cho vi c th c hi n k ho ch đ c giao.
Quy trình l p d toán ngân sách đ xu t có nh ng u đi m h n so v i quy trình l p d toán ngân sách hi n t i c a Tr ng Cao đ ng Tài chính – H i quan nh sau:
- Th nh t, thay vì ph m vi áp d ng c a công vi c l p d toán ch t p trung m t vài phòng ban nh tr c đây thì quy trình m i yêu c u s tham gia c a t t c các đ n v thu c Tr ng. T t c các phòng ban, khoa, b môn, các t ch c đoàn th có s d ng kinh phí c a Tr ng đ u tham gia ph i h p vào toàn b quá trình l p d toán t giai đo n chu n b , giai đo n th c hi n cho t i giai đo n theo dõi.
- Th hai, khâu t ng h p d toán cho toàn Tr ng đ c giao cho Phó phòng Tài chính K toán chuyên trách thay vì m t mình Tr ng phòng đ m nhi m. i u này nh m t ng tính chuyên môn hóa trong công vi c c ng nh gi m áp l c và kh i l ng công vi c cho Tr ng phòng.
- Th ba, d toán l p ra có thuy t minh c th , rõ ràng, có c s cho các n i dung tính toán.
- Th t , quy trình l p d toán đ c c th hóa v các b c th c hi n, trách nhi m c a t ng cá nhân, b ph n tham gia, trình t công vi c, th i gian và bi u m u áp d ng. Quy trình đ c công khai đ ng t i trên website c a Tr ng.
- M t u đi m n a c a quy trình d toán đ xu t so v i quy trình c là khâu đánh giá k t qu th c hi n. Vi c đánh giá và phân tích tình hình th c hi n d toán giúp đánh giá tính kh thi và hi u qu c a d toán ngân sách đ c l p.