- Sổ kế toán tổng hợp: Các nhật ký chứng từ, Sổ cái, các Tài khoản, Bảng thống kê
2.2.2.1. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Để có một loại sản phẩm may mặc hoàn chỉnh cần rất nhiều loại nguyên vật chính phụ khác nhau . Mặt khác, Công ty may xuất nhập khẩu tổng hợpViệt Thành lại có quy mô hoạt động tơng đối lớn có khối lợng sản phẩm đồ sộ, phong phú về chủng loại, đa dạng về kiểu cách, và màu sắc ...Do đó, kế toán các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở Công ty đợc chia làm hai loại : - Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp
- Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp
*Phơng pháp tập hợp chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp
Nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm ở Công ty may xuất nhập khẩu tổng hợp Việt Thành gồm vải ngoài và vải lót các loại . Do loại hình kinh doanh ở Công ty là gia công hàng may mặc nên phần gía trị mua vào của nguyên vật liệu chính nhập về không đợc hạch toán vào TK 152.1 – Chi phí NVL chính trực tiếp (vì toàn bộ NVL chính, phụ đều do khách hàng gửi đến ) mà chỉ có chi phí vận chuyển nguyên vật liệu chính mới đợc hạch toán vào TK 152.1 và đợc phân bổ vào TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối mỗi kỳ kế toán
Quá trình theo dõi quản lý và hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp ở Công ty có thể đợc thể hiện trên hai mặt nh sau: quản lý về mặt hiện vật và hạch toán chi phí vận chuyển nguyên vật liệu cho từng mã hàng sản xuất .
+ Quản lý về mặt hiện vật của nguyên vật liệu chính: Thủ kho nhập kho nguyên vật liệu đa từ cảng về theo Phiếu nhập kho (Biểu số 02) căn cứ theo số liệu của chứng từ và số liệu thực nhập trên Phiếu nhập kho, kế toán nguyên vật liệu nhập vào máy và ghi vào “Sổ chi tíêt nguyên vật liệu”.
+ Việc hạch toán chi phí vận chuyển.
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp, kế toán Công ty căn cứ vào tổng chi phí vận chuyển NVL từ cảng về kho Công ty theo ĐĐH thuộc chuyến đó. Số chi phí vận chuyển này chỉ đợc phân bố cho toàn bộ số vải ngoài của ĐĐH đó mặc dù trong mỗi ĐĐH bao gồm vải ngoài,vải lót và các loại phụ liệu kèm theo. Sau đó căn cứ vào số lợng vải ngoài xuất kho theo số lợng sản phẩm định mức nguyên vật liệu của từng mã hàng cho các Xí nghiệp may trong quý mà kế toán phân bố trực tiếp chi phí cho từng mã hàng. Số chi phí này sẽ đợc hạch toán vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp để tính vào giá thành sản xuất của mã hàng đó vào cuối quý. Nhìn chung cách hạch toán này tơng đối hợp lý. Tuy nhiên, khi thực hiện phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp kế toán không xem xét lợng vải ngoài xuất kho cho Xí nghiệp may trong quý có đợc sử dụng hết vào việc sản xuất hay không?
VD: Trong quý 4/2008, Công ty đã nhận một hợp đồng gia công xuất khẩu của hãng HABITEX (ĐĐH số107) gồm 14337,3 m vải ngoài và 4145,9 m vải lót và một số phụ liệu kèm theo. Toàn bộ số vải ngoài thực nhập là 14337,3 m. Theo các chứng từ thanh toán thì tổng chi phí vận chuyển cho ĐĐH số 107 này là: 9.090.895đ
Nh vậy ta có :
Chi phí v/c bình quân tính cho 1 mét vải ngoài là
= 9.090.895 ≈ 634 (đ/m) 14.337,3
Căn cứ vào “Phiếu xuất kho” (Biểu số 3) số lợng vải ngoài xuất kho cho xí nghiệp may I để sản xuất mã hàng 3647005 trong quý 4/2008 là 7169m .với số chi phí vận chuyển đợc phân bổ là :
Số chi phí vận chuyển phân bổ cho NVL chính xuất kho cho sản xuất mã hàng
3647005 là
= 634 x7169 = 4.545.146(đ).
Số chi phí vận chuyển phân bổ cho NVL chính xuất kho cho sản xuất mã hàng
6624033 là = 9.090.895 – 4.545.146 = 4.545.749(đ)
Nh vậy trong quý 4/2008, Xí nghiệp may I đã sử dụng hết 7169 m vải ngoài cho sản xuất mã hàng 3647005, 7168,3 m vải ngoài cho sản xuất mã hàng 6624033 thuộc Đơn đặt hàng số 107 của hàng HABITEX với chi phí vận chuyển đợc phân bố lần lợt là: 4.545.146(đ) và 4.545.749(đ). NgoàI 2 mã hàng trên trong quí 4 Xí nghiệp may I không sản xuất thêm mã hàng nào khác và chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp tập hợp đợc cho việc sản xuất hai mã hàng trên của Xí nghiệp may I trong quý 4/ 2008 là : 9.090.895(đ). Cách tính này cho thấy kế toán Công ty đã hạch toán trực tiếp chi phí nguyên vật liệu cho từng mã hàng và tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp cho từng ĐĐH
Và việc tập chi phí NVL chính trực tiếp cho các mã hàng ở Xí nghiệp II cũng đợc thực hiện tơng tự nh Xí nghiệp I.
Kết quả thực tế cho thấy, cuối quý 4/ 2008 tổng chi phí nguyên vật liệu chính đợc tập hợp của 2 xí nghiệp I và II trong Công ty là: 21.192.845(đ) (số liệu trên đợc thể hiện trên “ Sổ cái TK 621” (Biểu số 15)
Hiện nay, các loại nguyên vật liệu phụ ở Công ty hầu hết cũng do khách hàng gửi đến theo định mức mà hai bên cùng xây dựng tơng ứng với số lợng sản phẩm trong Đơn đặt hàng.
Với các phụ liệu do khách hàng gửi đến chi phí vận chuyển thì đã đợc hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp. Chính vì thế đối với các phụ liệu loại này kế toán Công ty cũng chỉ tiến hành theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn trên “Sổ chi tiết vật liệu phụ”( Biểu số 07) hàng quý để phục vụ nhu cầu quản lý vật liệu phụ. Việc hạch toán nh vậy, đã làm cho khoản mục chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp cha đợc phản ánh đúng. Tuy nhiên, do phụ liệu chiếm tỷ trọng rất ít lại gồm nhiều loại khác nhau nên Công ty bỏ qua không cần phân bổ chi phí vận chuyển.
Ví dụ: Trong quý 4/2003, căn cứ chứng từ nhập- xuất phụ liệu để sản xuất áo jacket mã 3647005 của HABITEX, kế toán nguyên vật liệu ghi vào “Sổ chi tiết vật liệu phụ” (Biểu số 07) để quản lý hiện vật.
2.2.3.2.Kế toán chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí nhân công trực tiếp ở Công ty May xuất nhập khẩu tổng hợp Việt Thành bao gồm : Tiền lơng, và các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất nh:.BHXH, BHYT, KPCĐ
Do loại hình kinh doanh ở Công ty là gia công các mặt hàng may mặc, cho nên tiền lơng chiếm phần lớn chi phí sản xuất của doanh nghiệp.
Và Công ty thực hiện chế độ khoán quỹ lơng theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Quỹ lơng đối với phơng thức gia công đợc Công ty xác định là 52% trên doanh thu tính lơng (không có thuế GTGT) và :
Doanh thu tính lơng = Tổng sản phẩm hoàn thành nhập kho x Đơn giá gia công - Phí quata cho 1 sản phẩm x Tỷ giá hối đoái hiện hành Và đợc thực hiện qua “ Bảng tổng hợp Doanh thu – trích lơng”(Biểu số 09). Trong đó, tỷ lệ % tính lơng cũng đợc quy định cụ thể cho Xí nghiệp I (Xí nghiệp sản xuất áo jacket) là 46% doanh thu tính lơng. Tổng tiền lơng Xí nghiệp sản xuất áo jac két lại đợc phân bổ cho các bộ phận trong Xí nghiệp nh sau:
- Bộ phận may : 88% tổng tiền lơng Xí nghiệp. - Bộ phận cắt : 3,5% tổng tiền lơng Xí nghiệp
- Bộ phận quản lý phục vụ : 8,5% tổng tiền lơng Xí nghiệp
Tiền lơng của mỗi Xí nghiệp đợc tính độc lập trên cơ sở doanh thu tính lơng và tỷ lệ trích lơng của Xí nghiệp đó. Hàng ngày các tổ trởng sản xuất sẽ theo dõi kết quả làm việc của công nhân trên bảng tiền lơng cá nhân và bảng chấm công nhân viên hạch toán Xí nghiệp lập “Báo cáo kết quả sản xuất- Doanh thu”(Biểu số 10) và thực hiện phát lơng cho từng công nhân sản xuất dựa trên số lợng sản phẩm hoàn thành trong tháng và đơn giá lơng sản phẩm (đơn giá lơng sản phẩm do phòng kỹ thuật kết hợp với bộ phận lao động tiền l- ơng xác định căn cứ vào mức độ phức tạp của sản phẩm và thời gian lao động hao phí cho 1 sản phẩm).
Tiền lơng sản phẩm =
Số lợng sản phẩm hoàn thành trong tháng x
Đơn giá lơng sản phẩm
Trờng hợp trong tháng có những ngày chuyển đổi mẫu mã sản phẩm nên bắt buộc phải hiệu chỉnh lại máy móc, thiết bị hoặc công nhân đợc điều động đi làm việc khác mà không đợc hởng lơng sản phẩm thì khi đó công nhân sẽ đợc hởng lơng thời gian theo quy định của Công ty, cách tính nh sau: Tiền lơng thời
gian =
Định mức lơng thời gian 1 ngày công x
Hệ số cấp bậc thợ x
Số ngày công thực tế đợc hởng lơng
thời gian
Ngoài ra, công nhân còn đợc hởng một số khoản khác tính vào lơng nh: Tiền lơng nghỉ phép, nghỉ lễ tết, tiền lơng khuyến khích sản xuất, tiền ăn ca, phụ cấp trách nhiệm. . .
Cuối quý, căn cứ vào “Sổ lơng” và “Báo cáo kết quả sản xuất - Doanh thu” kế toán tiền lơng tổng hợp số liệu của cả quý lập Bảng phân bổ số 1 “Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng”(Biểu số 11). Bảng này thể hiện số tiền lơng và các khoản trích theo lơng của toàn bộ công nhân viên trong Công ty tập hợp đợc và phân bổ trong quý theo Xí nghiệp may mặc, phân xởng thêu, phân xởng vận tải, phân xởng giặt mài, bộ phận quản lý bán hàng.
Thực tế cuối quí 4/2008, theo kết quả từ “Bảng tổng hợp Doanh thu – trích lơng” (Biểu số 09) Xí nghiệp may I sản xuất đợc 1.792 sản phẩm áo jackét mã 3647005 và 1.792 sản phẩm áo jacket mã 6624033 của hãng HABITEX (theo đơn đặt hàng số 107) với:
Đơn giá gia công lần lợt là : 8,35 USD/1sản phẩm, 5,37 USD/1 sản phẩm Đơn giá lơng cũng lần lợt là: 28000đ/1sản phẩm,18000đ/1sản phẩm
Và phí quata phải nộp lần lợt là: 0,42 USD/1sản phẩm 0,27 USD/1sản phẩm. Và 1 USD = 15500(đ)
Doanh thu đợc phép tính lơng quí 4 của toàn công ty là: 6.533.525.796(đ).
Nh vậy tổng quĩ lơng quí 4/2003 của toàn công ty là: 6.533.525.796 x 52% ≈ 3.397.433.414(đ)
Và tiền lơng đợc trích của Xí nghiệp may I là: 3.397.433.414 x 46% ≈ 1.562.819.370(đ)
Và: - Lơng bộ phận may là: 88% x 1.562.819.370 ≈ 1.375.281.045(đ) - Lơng bộ phận cắt là: 3,5% x 1.562.819.370 ≈ 54.698.678(đ) - Lơng bộ phận quản lý phục vụ: 8,5% x 1.562.819.370 = 132.839.647(đ) Và số tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất sẽ đợc kế toán tiền l- ơng hạch toán nh sau:
Nợ TK 622 (CT : Xí nghiệp may I) : 1.429.979.723 Có TK 334 : 1.429.979.723 CT-Lơng bộ phận may:1.375.281.045
-Lơng bộ phận cắt :54.698.678
Và việc tính lơng cho các bộ phận ở Xí nghiệp II cũng đợc thực hiện một cách tuần tự nh Xí nghiệp I
*Hạch toán các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất. Thực tế quý 4/2008 tổng tiền lơng cơ bản của Xí nghiệp may số I là : 1.562.819.370(đ) và kế toán tiền lơng trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất theo đúng quy định. Cụ thể nh sau:
Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của Xí nghiệp may I (chỉ cho công nhân trực tiếp sản xuất).
19% x 1.562.819.370 ≈ 296.935.680 (đ)
Và toàn bộ số liệu trên đợc kế toán tập hợp và định khoản theo bút toán sau:
Nợ TK 622 (CT: Xí nghiệp may I): 296.935.680 Có TK 338 : 296.935.680
Đối với Xí nghiệp II việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ cũng đợc thực hiện tơng tự nh ở Xí nghiệp I. Khi thực hiện trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho toàn bộ CNV Xí nghiệp kế toán Công ty lấy số liệu đó lập “ Bảng phân bổ số 1” (Biểu số 11). Sau đó chuyển cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành để làm căn cứ vào “ Bảng phân bổ số 4”.
Thực tế cho thấy, lơng của toàn bộ công nhân trực tiếp sản xuất quý 4/2008 là : 2498.214.535 (đ).
Các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất là: 19% x 2.857.059.884 ≈ 474.660.762 (đ)
Trong đó: - KPCĐ là: 2% x 2498.214.535 ≈49.964.291 (đ) - BHXH là:15% x 2.498.214.535 ≈374.732.180 (đ) - BHYT là : 2% x 2.498.214.535 ≈ 49.964.291 (đ) Từ số liệu trên, kế toán tiền lơng thực hiện bút toán sau: Nợ TK 622 (CT: Xí nghiệp may mặc): 474.660.762
Có TK 338 : 474.660.762
Và số liệu này đợc kế toán tiền lơng ghi vào “Bảng phân bổ số 1” (Biểu số 11). Sau đó chuyển cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm lập “Bảng kê số 4” (Biểu số 13) rồi lên “Nhật ký chứng từ số 7” (Biểu số 15). Sau đó vào “ Sổ cái TK 622” và “Sổ cái TK 154”.
2.2.3.3.Kế toán chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung hiện nay ở Công ty May xuất nhập khẩu tổng hợp Việt Thành gồm các khoản chi phí liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất trong phạm vi phân xởng, Xí nghiệp nh sau:
- Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên Xí nghiệp. - Chi phí nguyên vật liệu, CCDC phục vụ cho sản xuất ở các Xí nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ ở các Xí nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền.
Chi phí sản xuất chung đợc kế toán Công ty tập hợp cho toàn Công ty trên cơ sở những chứng từ sổ sách kế toán hợp lệ và đợc phân bổ cho từng Xí nghiệp theo tiền lơng gốc của Xí nghiệp “ dựa vào đơn giá lơng sản phẩm và số lợng sản phẩm hoàn thành” để hạch toán chi phí sản xuất chung, kế toán Công ty May xuất nhập khẩu tổng hợp Việt Thành sử dụng TK 627- chi phí sản xuất chung và đợc mở chi tiết cho Xí nghiệp may mặc, phân xởng thêu, phân xởng giặt mài...
Tất cả các khoản mục chi phí sản xuất chung phát sinh đều đợc kế toán tập hợp vào TK 627 cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp tất cả các khoản chi phí phát sinh bên nợ TK 627 trừ đi số giảm chi phí sản xuất chung đợc tập hợp bên có TK 627 chênh lệch này đợc kết chuyển sang TK 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tính giá thành.
*Chi phí nhân viên Xí nghiệp.
Nhân viên thuộc biên chế khối quản lý Xí nghiệp gồm: giám đốc Xí nghiệp, nhân viên hạch toán Xí nghiệp, bộ phận giúp việc. Lơng chính của khối quản lý Xí nghiệp là lơng sản phẩm. Theo quy định của Công ty lơng nhân viên Xí nghiệp sản xuất áo jacket đợc hởng là 8,5% tổng tiền lơng của Xí nghiệp.
Việc tính lơng khối quản lý Xí nghiệp đợc thực hiện độc lập ở từng Xí nghiệp và đợc theo dõi trình tự nh đối với lơng của công nhân trực tiếp sản xuất. Vì thế tiền lơng khối quản lý Xí nghiệp cũng đợc hạch toán trên cơ sở “Bảng thanh toán lơng” của từng Xí nghiệp.
Việc tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của khối nhân viên quản lý phân xởng cũng tơng tự nh việc tập hợp chi phí nhân công
trực tiếp. Căn cứ vào sổ lơng, và báo cáo kết quả sản xuất doanh thu của các Xí nghiệp cuối quý kế toán tiền lơng tổng hợp số liệu và lập “Bảng phân bổ số 1”.
Và thực tế trong quý 4/2008, tiền lơng mà bộ phận quản lý phục vụ Xí nghiệp may I nhận đợc là: 132.839.647
Và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ là: 25.239.533 (đ) Trong đó : - KPCĐ là: 2% x 132.839.647 ≈ 2.656.793 (đ)
- BHXH là: 15% x 132.839.647 ≈ 19.979.947 (đ) - BHYT là : 2% x 132.839.647 ≈ 2.656.793 (đ) Và số liệu này đợc kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 627.1 (CT: Xí nghiệp may I) : 132.839.647 Có TK 334 : 107.600.114 Có TK 338 : 25.239.533 CT: Có TK 3382 : 2.656.793 Có TK 3383 : 19.925.947 Có TK 3384 : 2.656.793
Căn cứ vào kết quả tiền lơng của bộ phận quản lý, phục vụ của Xí nghiệp may I và II trong Công ty trong quý 4/2008 là: 254.968.963 (đ).
Và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ là : 19% x 254.968.963 ≈
48.444.103 (đ).
Trong đó: - KPCĐ là : 2% x 254.968.963 ≈ 5.099.379 (đ) - BHXH là : 15% x 254.968.963 ≈ 38.245.345 (đ)
- BHYT là : 2% x 254.968.963 ≈ 5.099.379 (đ)