b. Lý do khỏch quan:
2.2.1. Xõy dựng, tổ chức nguồn lực thụng tin phục vụ NC-TK
Trong hoạt động thụng tin phục vụ nghiờn cứu và triển khai thỡ nguồn lực thụng tin KH&CN là nguyờn liệu đầu vào khụng thể thiếu được, bởi tất cả mọi hoạt động của việc phục vụ nghiờn cứu và triển khai cú thể đạt được hiệu quả khi dựa trờn nền múng của một nguồn lực thụng tin được xõy dựng và tổ chức tốt.
Nguồn lực thụng tin phục vụ nghiờn cứu và triển khai núi riờng và thụng tin KHCN núi chung là một tập hợp cú hệ thống những xuất bản phẩm và những vật mang tin khỏc nhau, được tồn tại dưới mọi dạng thức: tư liệu, điện tử... và dược lựa chọn phự hợp với tớnh chất, loại hỡnh và chức năng nhiệm vụ của cơ quan Thụng tin Tư liệu KH&CN. Trong quỏ trỡnh hoạt động đú, cỏc cơ quan thụng tin tư liệu núi chung và Trung tõm TTTL núi riờng đó hết sức coi trọng việc đảm bảo đầy đủ nguồn thụng tin dựa trờn nguyờn tắc lựa chọn (nội dung, số lượng, ngụn ngữ, hỡnh thức, giỏ cả...). Để giỏ trị tiềm lực thụng tin của Trung tõm TTTL là kết quả xõy dựng, tớch luỹ lõu dài theo một chớnh sỏch hợp lý dựa vào việc đỏp ứng tốt nhu cầu của người dựng tin tại Trung tõm KHTN & CNQG.
Trong những năm qua, với nguồn kinh phớ hạn hẹp mà nhà nước cấp cho Trung tõm TTTL hàng năm, nhưng do sự kết hợp với mở rộng hợp tỏc, trao đổi và tranh thủ viện trợ quốc tế thỡ Trung tõm TTTL đó xõy dựng và tạo lập được một nguồn lực thụng tin KH&CN rất phong phỳ và đa dạng cả về loại hỡnh, nội dung, hỡnh thức. Cơ cấu nguồn lực thụng tin của Trung tõm TTTL theo vật mang tin được chia làm 3 nhúm:
- Nguồn thụng tin trờn giấy; - Nguồn thụng tin điện tử; - Nguồn thụng tin khỏc.
2.2.1.1. Nguồn thụng tin trờn giấy.
Tuỳ theo mức độ phổ biến của tài liệu, nguồn thụng tin trờn giấy của Trung tõm TTTL được chia ra hai loại: Tài liệu cụng bố và tài liệu khụng cụng bố.
Tài liệu cụng bố:
Tài liệu cụng bố cũn được gọi là tài liệu xuất bản, tài liệu trắng (White literature) bao gồm cỏc sỏch, bỏo, tạp chớ. Loại tài liệu này thường do cỏc nhà xuất bản phỏt hành và thường được đỏnh chỉ số ISBN hoặc ISSN, được phõn phối qua cỏc kờnh phỏt hành chớnh thức. Đối với cỏc cơ quan thụng tin phục vụ nghiờn cứu và triển khai núi chung, Trung tõm TTTL núi riờng thỡ nguồn tài liệu cụng bố là nguồn tài liệu tham khảo nhưng nú đúng một vai trũ quan trọng đối với người dựng tin. Do vậy nguồn tài liệu cụng bố bao giờ cũng chiếm một tỷ lệ lớn so với nguồn tài liệu khụng cụng bố.
Do số lượng xuất bản phẩm trờn Thế giới hàng năm rất lớn nờn khú cú một cơ quan tư liệu nào cú thể mua được đầy đủ tư liệu cho cỏc nhu cầu của người dựng tin. Trong khi đú kinh phớ bổ sung cho cỏc cơ quan thụng tin tư liệu núi chung và cho Trung tõm TTTL núi riờng hầu như khụng tăng hoặc cú tăng thỡ cũng khụng đỏng kể so với việc đỏp ứng nguồn tư liệu cho nhu cầu tin của người dựng tin. Trước đõy nguồn bổ sung tài liệu cụng bố của Trung tõm TTTL được dựa trờn nhiều con đường khỏc nhau như:
• Kinh phớ của nhà nước: Từ trước cho đến năm 1992, Trung tõm TTTL khụng được cấp kinh phớ nờn trung tõm khụng cú khả năng bổ sung được đầy đủ cỏc loại tài liệu để đảm bảo về mặt chất lượng. Cho đến năm 1992 trở lại đõy, Trung tõm thụng tin tư liệu được nhà nước ưu tiờn cấp kinh phớ để bổ sung tài liệu ngoại văn. Đõy là một thuận lợi rất lớn cho cụng tỏc bổ sung tài liệu của Trung tõm TTTL.
• Cỏc tổ chức quốc tế, cỏ nhõn biếu, tặng: Nguồn bổ sung này thường do một số tổ chức quốc tế cú quan hệ chặt chẽ với Trung tõm KHTN & CNQG gửi tặng. Hoặc cỏc cỏn bộ lónh đạo KH khi đi cụng tỏc về cũng thường gửi tặng tài liệu cho Trung tõm.
• Trao đổi sỏch bỏo quốc tế: Trước đõy nguồn tài liệu được bổ sung theo nguồn này khỏ nhiều nhưng hiện nay nguồn bổ sung này so với trước thỡ
số lượng khụng nhiều vỡ hệ thống XHCN tan ró nờn hỡnh thức bổ sung này khụng được thuận lợi như trước.
Qua 18 năm hỡnh thành và phỏt triển đến nay Trung tõm TTTL đó xõy dựng được vốn tài liệu cụng bố tương đối phong phỳ. Lượng tài liệu này bao gồm:
- Tài liệu dạng sỏch: gần 20.000 đơn vị
- Bỏo (chủ yếu là bỏo chớ trong nước); 73 tờn
- Tạp chớ và cỏc ấn phẩm kế tiếp: 1.280 tờn (khoảng 200.000 đơn vị) - Tài liệu phỏt minh, sỏng chế, patent...
Sỏch: Trong tổng số vốn tài liệu cụng bố thỡ sỏch chiếm tỷ lệ 8,27% và nội dung của chỳng chủ yếu đề cập đến cỏc chủ đề về khoa học tự nhiờn (95%). Bờn cạnh cỏc sỏch khao học, Trung tõm TTTL đó quan tõm đến loại sỏch chuyờn khảo bởi đú là một loại tài liệu chuyờn nghiờn cứu đầy đủ và toàn diện về một lĩnh vục khoa học nhất định, do vậy tài liệu này được người dựng tin rất quan tõm. Trong tổng số sỏch, sỏch Nga (hay rộng hơn là hệ Slavơ) chiếm tỷ lệ cao hơn cả là 56%. Sở dĩ như vậy là do trước đõy (từ năm 1990 trở về trước) lượng tài liệu này phần lớn do cỏc nước XHCN tặng. Hiện nay, nguồn này gần như khụng cũn nữa. Bờn cạnh sỏch Nga là sỏch Anh (22%), Phỏp (49%). Ngoài tiếng Nga, Phỏp, Anh là những ngụn ngữ chiếm ưu thế, Trung tõm TTTL cũn cú cỏc sỏch thuộc ngụn ngữ khỏc như: Tiệp, Rumani, Ba Lan... Tuy nhiờn số sỏch thuộc ngụn ngữ này khụng nhiều lắm. Nguồn bổ sung sỏch ngoại văn (La tinh) hiện nay chủ yếu cũng dựa vào nguồn biếu tặng: Cỏc Quĩ quốc tế, Đại sứ quỏn một số nước, cỏc cỏ nhõn... Vớ dụ: Năm 1995, khoảng 300 đầu sỏch do Sứ quỏn Phỏp tặng; năm1996, khoảng 150đầu sỏch do Hội đồng Anh (British Counci) tặng; năm 1999, số sỏch là 384 cuốn chủ yếu do quỹ Chõu Á của Mỹ (The Asia Foundation) và nhà xuất bản Springer tặng... Sỏch tiếng việt được Trung tõm TTTL bổ sung chủ yếu là sỏch chuyờn khảo thuộc những chuyờn ngành khoa học hẹp và một số sỏch chớnh trị - xó hội như sỏch của cỏc tỏc giả kinh điển Mỏc, Anghen, V.I Lờnin, Hồ Chớ Minh và một số từ điển tra cứu. Bờn cạnh sỏch khoa học, Trung tõm TTTL cũng bổ sung một số tài
liệu KHXH (4,7%) bao gồm cỏc tài liệu chớnh trị, văn kiện, nghị quyết... của Đảng và Chớnh phủ liờn quan đến chớnh sỏch phỏt triển KH & CN.
Tài liệu tra cứu: Trong tổng số tài liệu cụng bố thỡ tài liệu tra cứu chỉ chiếm 0,8% nhưng tài liệu này đều là những ấn phẩm rất cú giỏ trị. Đõy là cụng cụ đắc lực cho NDT khi tra cứu tin. Khoảng 55% NDT khi được hỏi đó cho biết họ thường xuyờn sử dụng tài liệu này trong quỏ trỡnh tỡm tài liệu. Xỏc định rừ tầm quan trọng của tài liệu này, nờn mặc dự giỏ của chỳng khỏ cao nhưng Trung tõm TTTL đó bổ sung tương đối đầy đủ. Tài liệu tra cứu của Trung tõm TTTL khỏ phong phú bao gồm cỏc Bỏch toàn thư của Anh, Phỏp, Mỹ, Bỏch khoa toàn thư về KH&CN, cỏc loại niờn giỏm, Chỉ dẫn, Từ điển... trong đú cú những sỏch tra cứu rất cú giỏ trị như: Bỏch khoa toàn thư, từ điển Anh - Việt, từ điển Phỏp - Việt, từ điển Đức - Việt, từ điển giải nghĩa, từ điển chuyờn ngành...
Tạp chớ: Trong giai đoạn tin học hoỏ hiện nay, việc nắm bắt cỏc thụng tin KH&CN mới nhất và sớm nhất trờn thế giới là điều vụ cựng quan trọng đối với người làm cụng tỏc nghiờn cứu khoa học cụng nghệ ở Việt Nam núi chung cũng như Trung tõm KHTN & CNQG núi riờng thỡ phần lớn những thụng tin đú được giới thiệu trờn cỏc tạp chớ khoa học chuyờn ngành của cỏc nước phỏt triển. Cỏc tạp chớ này là dạng xuất bản phẩm liờn tục, một tờn tạp chớ gồm nhiều tập, nhiều số từ năm này qua năm khỏc với nội dung thụng tin chuyờn sõu. Chớnh vỡ căn cứ vào cỏc hướng nghiờn cứu chủ chốt của Trung tõm KHTN & CNQG, Trung tõm TTTL đó lựa chọn bổ sung cỏc tạp chớ hạt nhõn theo cỏc ngành: • Cụng nghệ sinh học • Cụng nghệ vật liệu • Cụng nghệ thụng tin • Húa học • Khoa học về trỏi đất
Hiện nay, Trung tõm TTTL bổ sung thường xuyờn 152 loại tạp chớ trong đú tạp chớ Slavơ là 94 tờn. Loại tạp chớ này được nhận về kha thường xuyờn, trung bỡnh 10 ngày nhận 1 lần. Tạp chớ Slavơ cú ưu điểm là giỏ thành thấp tuy nhiờn hiện nay nú khụng được NDT ưa chuộng. Trong khi
đú tạp chớ La Tinh chứa đựng những thụng tin KH&CN mới nhất, đỏp ứng nhu cầu tài liệu của độc giả thỡ giỏ thành lại rất cao.
Vớ dụ: Chemical Review 893,45 USD
Physical Review A,B,C,D (55 số/năm)11.885,36 USD Information and Computation 1.619.24 USD
Kinh phớ bổ sung của trung tõm hiện nay là khoảng 1,5 - 1,8 tỷ đồng Việt Nam. Nhưng so với nhu cầu phục vụ nghiờn cứu và triển khai trong giai đoạn bựng nổ thụng tin như bõy giờ thỡ số kinh phớ đú vẫn khụng đủ vỡ cỏc loại tạp chớ ngày một tăng cả về số lượng lẫn giỏ thành. Trước đõy, cú thời điểm Trung tõm TTTL đó đặt tới hàng trăm tờn tạp chớ La Tinh. Hiện tại chỉ cũn khoảng 68 tờn được bổ sung thường xuyờn. Đõy là cỏc tạp chớ khoa học nổi tiếng thế giới, cú nội dung và chất lượng cao, được NDT tại Trung tõm KHTN & CNQG sử dụng thường xuyờn.
Bỏo: cú 73 tờn , chủ yếu là tiếng Vệt. Bao gồm cỏc loại bỏo khoa học như: Khoa học và Phỏt triển, Khoa học và Đời sống, Khoa học và Tổ quốc, Tia sỏng... phục vụ cho nghiờn cứu và triển khai. ngoài ra để đỏp ứng nhu cầu văn hoỏ và giải trớ của NDT hầu hết cỏc loại bỏo là bỏo ngày, bỏo tuần, bỏo thỏng của cỏc cơ quan Trung ương.
Patent: (Phỏt minh, sỏng chế): Trong hệ thống thụng tin KH&CN thỡ thụng tin sở hữu cụng nghiệp mà đặc biệt là thụng tin Patent đang khẳng định tầm quan trọng của mỡnh cho quỏ trỡnh nghiờn cứu đổi mới cụng nghệ. Thụng tin Patent đó hỗ trợ cỏc nhà nghiờn cứu vượt qua những khú khăn trong quỏ trỡnh tỡm tũi cỏc giải phỏp. Đặc biệt trong nghiờn cứu, ứng dụng triển khai cụng nghệ thỡ cỏc nhà nghiờn cứu luụn coi thụng tin Patent là nguồn thụng tin quan trọng trong khi tiến hành nghiờn cứu bất kỳ một đề tài khoa học nào.
Kho tài liệu Patent của Trung tõm TTTL mới được chớnh thức thành lập cỏch đõy 2 năm. Hiện đang lưu trữ khoảng trờn 8000 Patent. Lượng Patent này chủ yếu là của nước ngoài và được khai thỏc chủ yếu từ Internet. Mặc dự số lượng cũn khiờm tốn song loại hỡnh tài liệu này bắt đầu được NDT tại Trung tõm KHTN & CNQG quan tõm.
Bảng 2. Thống kờ thành phần tài liệu cụng bố của Trung tõm TTTL theo loại hỡnh (Thời điểm: 12/1999)
Số TT Loại hỡnh tài liệu Đ/vị tớnh Số lượng Tỷ lệ
1 Sỏch khoa học Quyển 18.200 8,27%
2 Tài liệu tra cứu Quyển 1.800 0,8%
3 Tạp chớ, bỏo Số 200.000 91% 18200 1800 200000 0 50000 100000 150000 200000 250000
Sách khoa học Tài liệu tra cứu Tạp chí, báo
8% 1% 1%
91%
Sách khoa học Tài liệu tra cứu Tạp chí, báo
Biểu đồ minh hoạ: Thành phần tài liệu công bố theo loại hình thời điểm tháng 6 - 2001
Bảng 3. Thống kờ thành phần tài liệu cụng bố của Trung tõm TTTL theo ngụn ngữ (Thời điểm: 12/1999)
TT/TS Ngụn ngữ tài liệu Đ/ vị tớnh Số lượng Tỷ lệ %
1 Sỏch Nga Quyển 11.185 56% Sỏch Anh " 4.342 22% Sỏch tiếng Phỏp " 979 4,9% Sỏch tiếng Việt " 1.315 6,6% Cỏc ngụn ngữ khỏc " 2142 10,5% 2 Tạp chớ Nga văn Tờn 525 39,1% Tạp chớ La Tinh 745 55,5%
Tạp chớ, bỏo tiếng Việt 73 5,4%
55%22% 22% 5% 7% 11% Sách Nga Sách Anh Sách tiếng Pháp Sách tiếng Việt Các ngôn ngữ khác 39% 56% 5% Tạp chí Nga văn Tạp chí La Tinh Tạp chí, báo tiếng Việt Biểu đồ minh hoạ: Thành phần sách theo ngôn ngữ
Bảng 4. Thống kờ thành phần tài liệu cụng bố của Trung tõm TTTL theo nội dung (Thời điểm: 12/1999)
THụNG Mụn loại khoa học Tỷ lệ%
1 Toỏn học 8,2%
2 Vật lý 12,8%
3 Hoỏ học 14,6%
4 Sinh vật 20%