2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Lâm Quang.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Lâm Quang.
Nguồn: Phòng kế toán tài vụ (2014). Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phân xưởng Phòng cơ điện Phòng tài vụ kế toán Phòng thống kê Phòng mẫu Phòng tổ chức hành chính
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
- Giám đốc là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm cao nhất về hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất của công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế, đồng thời là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật.
- Phó giám đốc: chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, thực hiện các chức năng quản lý mà giám đốc giao hay ủy quyền, tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý sản xuất và xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ xây dựng các quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý, tổ chức quản lý nhân sự, quản lý định mức lao động, theo dõi thời gian lao động, tổ chức tuyển dụng nhân viên, đào tạo bồi dưỡng, đánh giá khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động của công ty.
- Phòng thống kê: Theo dõi các mẫu hàng, loại hàng, số lượng hàng hóa để lập biểu kế hoạch sản xuất, cung ứng vật tư, lập kế hoạch và trực tiếp mua bán nguyên vật liệu, vật tư phục vụ quá trình sản xuất, quản lý tình hình tiêu hao vật tư.
- Phòng kinh doanh: Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước, thực hiện soạn thảo và lưu trữ các hợp đồng kinh tế.
- Phòng tài vụ kế toán: Tổ chức hạch toán, ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, lập các BCTC, báo cáo thuế phản ánh về tình hình hoạt động của công ty trong năm, giúp giám đốc trong việc quản lý tài vụ.
- Phòng cơ điện: Phụ trách về việc vận hành, bảo quản, theo dõi về kỹ thuật, duy trì sự hoạt động của máy móc, thiết bị một cách liên tục.
- Phòng mẫu: tạo ra các mẫu mã đa dạng cho khách hàng lựa chọn.
2.1.2.3. Nhận xét.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Với cơ cấu này, toàn bộ hệ thống quản lý được chia thành nhiều chức năng căn cứ vào trình độ chuyên môn cũng như các điều kiện của lao động quản lý; giám đốc nhận được sự giúp sức của các phòng chức năng trong việc nghiên cứu bàn bạc, tìm ra
giải pháp tối ưu cho các vấn đề, tuy nhiên quyền quyết định vẫn thuộc về giám đốc. Ưu điểm của cơ cấu này là công ty có thể tận dụng được tài năng, trình độ, kinh nghiệm làm việc của các phó giám đốc cũng như các trưởng phòng, đồng thời cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và các phân xưởng trong công ty.
Bên cạnh đó, khi thực hiện cơ cấu này, dễ phát sinh những ý kiến tham mưu, đề xuất khác nhau, không thống nhất giữa các phòng ban dẫn tới xung đột giữa các đơn vị tăng cao. Vì thế, giám đốc phải luôn điều hòa, phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng khôngăn khớp, cục bộ… của các phòng ban.
2.1.3. Tình hình nhân sự tại Công ty TNHH Lâm Quang.
Tổng số lao động của công ty Lâm Quang tháng 01/2014 là 185 người, cụ thể là:
Bảng 2.1. Cơ cấu lao động tại công ty TNHH Lâm Quang (tháng 01/2014).
Nguồn: Phòng tài vụ kế toán (2014). Bảng cơ cấu lao động tại công ty
(tháng 01/2014) Chức năng Số lượng 1. Quản trị, điều hành 29 Giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng tổ chức hành chính 4 Phòng thống kê 3 Phòng kinh doanh 5 Phòng tài vụ kế toán 6 Phòng mẫu 2
2. Sản xuất kinh doanh 151
Quản lý sản xuất 5 Công nhân 146 3. Khác 5 Bảo vệ 2 Tạp vụ 3 Tổng cộng 185
Nhìn vào bảng 2.1, ta thấy rằng: Lao động ở bộ phận quản lý là 29 người, chiếm 15.68%, lao động ở bộ phận sản xuất là 151 người, chiếm 81.62% lực lượng lao động của toàn công ty. Bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ làm cho các quyết định quản trị được thực hiện nhanh chóng, hầu hết các nhân viên đều có trình độ đại học, cao đẳng về chuyên ngành, lĩnh vực mà mình phụ trách, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của công ty.
Bộ phận sản xuất chiếm tỷ lệ đáng kể, góp phần rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty. Do đó, để nâng cao chất lượng sản xuất, sau khi tuyển chọn, các công nhân đều được trải qua một khóa đào tạo chuyên môn trước khi bắt đầu làm việc tại công ty. Định kỳ hàng quý, một số công nhân giỏi sẽ được cử đi đào tạo tại các khóa học ngắn hạn để nâng cao tay nghề, cập nhật thêm kiến thức mới đểáp dụng vào công ty, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm cho công ty.
Thời gian làm việc của các nhân viên quản lý theo giờ hành chính, bắt đầu làm việc lúc 8h và kết thúc vào lúc 17h, buổi trưa được nghỉ ngơi 1 giờ (từ 12h đến 13h). Thời gian làm việc của công nhân được chia làm 2 ca: ca 1 từ 6h đến 14h, ca 2 từ 14h đến 22h, giữa ca được nghỉ ngơi 30 phút. Tùytheo tình hình sản xuất, nếu có đơn hàng nhiều, công ty sẽ thỏa thuận và báo trước với công nhân về việc làm thêm giờ, thời gian làm thêm không quá 4h/ngày và sẽ được hưởng thêm phụ cấp.
Người lao động trong khi làm việc được trang bị các thiết bị vệ sinh, an toàn lao động theo quy định như khẩu trang, găng tay, mắt kính…, bảo vệ người lao động trước những hóa chất trong quá trình sản xuất. Công ty luôn có chế độ trả lương cho những ngày làm thêm giờ hợp lý, đồng thời tính thêm các khoản phụ cấp về độc hại cho công nhân sản xuất để cộng với lương chính trả vào cuối tháng. Việc trả lương này không chỉ đơn thuần là khoản tiền bù đắp sức lao động của công nhân mà có ý nghĩa động viên lớn, khuyến khích tinh thần tự giác, tinh thần sáng tạo của mỗi người lao động.
2.1.4. Tình hình kinh doanh tại Công ty TNHH Lâm Quang.
Bảng 2.2.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Lâm Quang.
ĐVT: 1,000 đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
So sánh
2012/2011 2013/2012
Số tiền Tỷ lệ
(%) Số tiền Tỷ lệ
(%)
1 Doanh thu thuần 15,541,033 16,805,247 18,228,103 1,264,213 8.13 1,422,857 8.47
2 Giá vốn 9,013,799 9,915,096 10,936,862 901,296 10.00 1,021,766 10.31
3 Lợi nhuận gộp 6,527,234 6,890,151 7,291,241 362,917 5.56 401,090 5.82
4 Doanh thu HĐTC 233,116 302,494 346,334 69,379 29.76 43,840 14.49
5 Chi phí bán hàng 1,709,514 2,016,630 2,278,513 307,116 17.97 261,883 12.99
6 Chi phí QLDN 1,087,872 1,176,367 1,275,967 88,495 8.13 99,600 8.47
7 Lợi nhuận thuần 3,962,964 3,999,649 4,083,095 36,685 0.93 83,446 2.09
9 Thuế TNDN 990,741 999,912 1,020,774 9,171 0.93 20,862 2.09
10 Lợi nhuận sau thuế 2,972,223 2,999,737 3,062,321 27,514 0.93 62,585 2.09
Nguồn: Phòng tài vụ kế toán (2014). Qua bảng 2.2, ta thấy rằng tình hình kinh doanh của công ty là khá khả quan, có chiều hướng đi lên rõ ràng.
Doanh thu năm 2012 so với năm 2011 tăng 8.13% tương ứng với số tiền tăng 1,264,213,000 đồng, tổng chi phí sản xuất tăng 1,296,907,000 đồng, bên cạnh đó doanh thu từ HĐTC cũng tăng 69,379,000 đồng làm cho lợi nhuận sau thuế tăng 0.93% tương ứng với 27,514,000 đồng.
Tình hình kinh doanh năm 2013 khá tốt, doanh thu tăng lên so với năm 2012 là 8.47% tương ứng tăng 1,422,857,000 đồng, tổng chi phí sản xuất tăng 1,383,249,000 đồng và doanh thu HĐTC tăng 43,840,000 đồng dẫn đến lợi nhuận sau thuế của công ty tăng 2.09% tương ứng với số tiền là 62,585,000 đồng. Như vậy, mức tăng doanh thu năm 2013 tăng cao hơn so với mức tăng doanh thu năm 2012, bên cạnh đó tổng chi phí tăng chậm hơn so với doanh thu. Điều đó chứng tỏ công ty đã có những biện pháp quản lý chi phí, chi phí bán hàng giảm góp phần làm cho lợi nhuận của công ty tăng.
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Lâm Quang. 2.1.5.1. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty. 2.1.5.1. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty.
2.1.5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Lâm Quang. Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại công ty TNHH Lâm Quang. Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại công ty TNHH Lâm Quang.
Nguồn: Phòng tài vụ kế toán (2014).
2.1.5.1.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán.
- Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp): Là người trực tiếp phụ trách phòng tài vụ kế toán của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của công ty, tổ chức điều hành toàn bộ công tác kế toán tại công ty. Theo dõi và kiểm tra việc ghi chép chứng từ, sổ sách, điều chỉnh kịp thời những sai sót, đồng thời tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Có nhiệm vụ xây dựng đơn giá tiền lương; lập bảng chấm công, bảng lương; tính lương, các khoản thu nhập khác và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận liên quan cung cấp thông tin để tính lương, thưởng và quản lý quỹ BHXH…
- Kế toán thanh toán: Theo dõi, lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp, lập báo cáo chi tiết, tổng hợp nợ phải thu, phải trả, đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, đôn đốc thu hồi công nợ phải thu, phải trả kịp thời. Lưu trữ và bảo quản các chứng từ liên quan.
Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp) Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán thanh toán Kế toán CPSX và tính giá thành Kế toán tiền( kiêm thủ quỹ) Kế toán HTK, TSCĐ
- Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành: Theo dõi chi phí phát sinh, lập bảng tính giá thành dựa vào định mức nguyên vật liệu và các chứng từ liên quan.
- Kế toán tiền (kiêm thủ quỹ): Bảo quản tiền mặt, chứng từ, kiểm tra chi tiết các số phát sinh liên quan đến tài khoản ngân hàng. Lập phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra số tiền và nội dung trên phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc. Hằng ngày, kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ sách để tránh tình trạng thất thoát.
- Kế toán HTK, TSCĐ: Lập phiếu xuất kho, theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, báo cáo chi tiết, tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư, lưu trữ bảo quản các chứng từ liên quan đến kho vật tư. Theo dõi, tính toán, phân bổ tình hình khấu hao tài sản cố định hàng tháng vào các chi phí liên quan.
2.1.5.1.3. Nhận xét.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, quy trình làm việc khoa học, có sự phối hợp nhịp nhàng và chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán. Mỗi kế toán được phân công công việc phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi người tạo điều kiện phát huy năng lực và nâng cao trách nhiệm công việc được giao nhằm góp phần tích cực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế tại công ty.
Tuy nhiên, một kế toán viên có thể đảm nhận nhiều chức năng như kế toán NVL, CCDC kiêm luôn công việc kế toán TSCĐ, kế toán tiền kiêm luôn công việc thủ quỹ… Điều đó sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán, khối lượng công việc nhiều nên việc kiểm tra và theo dõi sẽ vất vả hơn.
2.1.5.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.
2.1.5.2.1. Hệ thống thông tin kế toán tại công ty Lâm Quang.
Hiện nay, công ty Lâm Quang vẫn sử dụng hệ thống kế toán thủ công với sự hỗ trợ của phần mềm Excel. Hầu hết các chứng từ gốc đều là các chứng từ bằng giấy, công ty chỉ sử dụng Excel để hỗ trợ trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế…
Hằng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên Excel. Theo quy trình của Excel, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Cuối tháng, kế toán thực
hiện các thao tác khóa sổ và lập các báo cáo tài chính.
2.1.5.2.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.
- Công ty áp dụng sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. - Đơn vị tiền tệ: công ty sử dụng đồng VND để thực hiện ghi sổ và lập BCTC. - Phương pháp kế toán HTK: công ty hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết HTK theo phương pháp ghi thẻ song song. HTK được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc, tính giá HTK xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng theo nguyên tắc khấu hao đường thẳng (theo thông tư số 203/2009 TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài Chính).
- Công ty kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.2. Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Lâm Quang. ty TNHH Lâm Quang.
2.2.1. Một số đặc điểm về công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. phẩm.
2.2.1.1. Đối tƣợng và phƣơng pháp tính giá thành.
Tại công ty Lâm Quang, việc gia công wash các sản phẩm được thực hiện theo từng đơn đặt hàng của khách hàng, khách hàng sẽ dựa vào đặc điểm, tính chất và chủng loại của từng sản phẩm để yêu cầu phương pháp wash phù hợp. Các sản phẩm mà công ty nhận wash rất đa dạng, sử dụng nhiều phương pháp wash khác nhau, mỗi phương pháp lại dùng những NVL riêng biệt. Vì thế, để dễ dàng hạch toán, công ty chọn phương pháp tính giá thành theo từng đơn đặt hàng của khách hàng.
Đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành là sản phẩm của từng đơn đặt hàng đã hoàn thành. Kỳ tính giá thành là sau khi hoàn thành mỗi đơn đặt hàng. Các chi phí sản xuất của công ty được tập hợp vào cuối mỗi tháng và phân bổ cho từng đơn đặt hàng
đã hoàn thành trong tháng. Những đơn đặt hàng nào đã hoàn thành thì toàn bộ chi phí phát sinh cho đơn đặt hàng đó chính là giá thành của đơn đặt hàng. Các chi phí phát sinh trong kỳ liên quan trực tiếp đến đơn hàng nào thì hạch toán thẳng cho đơn hàng đó như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, các chi phí có liên quan đến nhiều đơn hàng cùng một lúc như chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung thì phải phân bổ cho từng đơn hàng theo doanh thu tạm tính. Những đơn đặt hàng chưa hoàn thành khi đến kỳ lập báo cáo thì toàn bộ chi phí của đơn đặt hàng là giá trị của sản phẩm dở dang.
2.2.1.2. Quy trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Bước 1: Tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp.
Sau khi đơn hàng được hoàn thành, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dựa vào bảng định mức NVL.
- Bước 2: Tập hợp chi phí sản xuất gián tiếp.