3.2.3.1. Áp dụng phương pháp phân tích định lượng đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
Nhằm đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty được chính xác và công bằng, đạt được những mục đích thiết thực từ việc đánh giá này, một số giải pháp có thể nêu ra như sau:
Lãnh đạo Công ty cần xác định rõ các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá đối với từng nhân viên cụ thể. Chẳng hạn đối với nhân viên hành chính sẽ
khác với công nhân kỹ thuật và cũng sẽ khác với nhân viên kế toán,... Không xây dựng cách đánh giá chung chung cho mọi nhân viên (như cách xác định h3j đang áp dụng). Riêng việc đánh giá các trưởng phòng ban, đơn vị cũng cần được xây dựng cách thức đánh giá kết quả thực hiện công việc của họ một cách cụ thể, không để họ tự đánh giá như hiện nay.
Xét đặc thù của PCC1, Phương pháp phân tích định lượng là phù hợp hơn cả. Các phương pháp khác sẽ ít hoặc không phù hợp, ví dụ nếu dùng Phương pháp xếp hạng luân phiên, Phương pháp so sánh cặp và Phương pháp lưu trữ sẽ gặp phải khó khăn vì số lượng nhân viên tại Công ty khá lớn (hiện nay hơn 1117 người), kết quả thực hiện công việc của từng người chênh lệch nhau không nhiều,... Còn nếu sử dụng Phương pháp quan sát hành vi và Phương pháp quản trị theo mục tiêu sẽ khó phù hợp với loại hình xây lắp điện do địa bàn SXKD phân tán (các trạm biến áp và tuyến đường dây hiện diện ở nhiều nơi), nhân viên thường xuyên đi công tác,...
Theo Phương pháp phân tích định lượng, cách thực hiện như sau: + Bước 1: Xác định được các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc. + Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc. + Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
+ Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên. Ki Gi
Gt/b = (3.1)
Ki
Trong đó:
Gt/b: Điểm tổng hợp cuối cùng, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
n: Số lượng các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc Ki: Điểm số chỉ tầm quan trọng của yêu cầu chủ yếu i
Gi: Điểm số đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên theo yêu cầu i. Gi được xác định căn cứ trên cơ sở so sánh tình hình thực hiện công việc của nhân viên với mức độ phân loại trong bước 2
Nếu nhân viên bị đánh giá kém ở bất kỳ yêu cầu chủ yếu nào, nhân viên sẽ bị đánh giá chung là kém. Khi không bị bất kỳ điểm kém nào, căn cứ vào số điểm Gt/b tính được, nhân viên sẽ được đánh giá như sau:
Nếu Gt/b ≥ 8,5: Đánh giá xuất sắc Nếu 7,0 ≤ Gt/b < 8,5: Đánh giá khá
Nếu 5,5 ≤ Gt/b < 7,0: Đánh giá trung bình Nếu Gt/b < 5,5: Đánh giá yếu
Không đưa chức danh, trình độ, tay nghề và thâm niên công tác vào việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Các yếu tố này sẽ được dùng để: Xác định hệ số lương cấp bậc, thời gian nâng lương, phụ cấp trong thù lao,...
Những người làm công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên cần tham gia các khóa học về kỹ năng đánh giá nhân viên. Công ty cũng có thể mời các chuyên gia hướng dẫn vấn đề này ngay tại Công ty. Thực hiện được như vậy sẽ góp phần đưa công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên ngày một khách quan, khoa học và công bằng hơn.
Phải thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá, vạch ra được phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc sao cho tốt hơn, nếu cần sẽ có sự hỗ trợ từ phía người lãnh đạo. Kích thích nhân viên tự nỗ lực phấn đấu.
Một điều cần lưu ý rằng cách thức đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty trước khi sửa đổi áp dụng cần lấy ý kiến rộng rãi trong Công ty. Khi tình hình Công ty thay đổi thì cách thức đánh giá cũng cần thay đổi theo cho phù hợp.
3.2.3.2.Cần tổ chức tốt việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên
Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên là một việc làm rất cần thiết nhằm: Cung cấp cho nhân viên những sai sót để kịp thời khắc phục.
Khuyến khích nhân viên khẳng định những thành tích mà họ đạt được.
Nhờ cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên chúng ta có thể bổ sung vào các dự án đào tạo nhân viên.
Để tổ chức tốt việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên, cần tiến hành thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Cần điều tra thu thập thông tin về tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
Bước 2: Đối chiếu với tiêu chuẩn trong Bảng tiêu chuẩn công việc. Tổng hợp những thành tựu đạt được và những tồn tại.
Bước 3: Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên: + Khẳng định những thành tựu nhân viên đã đạt được. + Gợi ý để nhân viên tự nêu lên những tồn tại.
+ Bổ sung thêm những tồn tại mà nhân viên chưa nêu lên.
+ Cùng với nhân viên tìm nguyên nhân của những tồn tại, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục, trong điều kiện cần thiết có thể nêu lên những giải pháp hỗ trợ của Công ty.
+ Gợi ý cho nhân viên cam kết sửa chữa sai sót.
+ Nhấn mạnh việc tin tưởng vào sự cam kết của nhân viên. 3.2.3.3.Hoàn thiện chế độ tiền lương
a. Xây dựng tiêu chí đánh giá thành tích của từng phòng ban, đơn vị
- Để đánh giá thành tích trong tháng của phòng ban, đơn vị trong PCC1 có thể thực hiện theo cách sau:
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị để xây dựng các tiêu chí đánh giá. Đồng thời xác định tầm quan trọng Ki của từng tiêu chí.
+ Hằng tháng tiến hành đánh giá thành tích của từng phòng ban, đơn vị bằng cách cho điểm Gi đối với từng tiêu chí . Sau đó tính điểm trung bình Gt/b của các phòng ban, đơn vị:
- Căn cứ vào Gt/b tính được sẽ quy đổi sang hệ số thành tích Kk trong tháng của phòng ban, đơn vị đó:
Gt/b Kk Gt/b ≥ 9,5 3,0 8,5 ≤ Gt/b < 9,5 2,5 7,0 ≤ Gt/b < 8,5 2,0 5,5 ≤ Gt/b < 7,0 1,5 Gt/b < 5,5 1,0
- Cuối cùng mới tính lương mềm trong tháng VMk cho từng phòng ban, đơn vị: VMk = Kk x (Lk x HCBk x TLmin)
b. Cần bổ sung điểm đánh giá năng lực thực hiện công việc trong năm của nhân viên khi phân phối tiền lương bổ sung năm
Trả lương bổ sung năm không chỉ phụ thuộc vào hệ số lương cấp bậc và ngày công của người lao động mà nhất thiết phải tính thêm yếu tố kết quả thực hiện công việc của nhân viên (việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên được nêu lên cách làm hoàn thiện hơn so với cách PCC1 đang vận dụng, tại mục 3.2.3.1), khi đó:
VCL x (HSLCBi x NCNi x Gt/bi)
LBSNI = (3.2)
Σ(HSLCBixNCNi x Gt/bi)
Trong đó:
+ LBSNi: Lương bổ sung trong năm cho người lao động thứ i + VCL: Phần còn lại của tổng quỹ tiền lương trong năm
+ NCNi: Số ngày công thực tế làm việc trong năm của người lao động thứ i + Gt/bi: Điểm tổng hợp đánh giá năng lực thực hiện công việc trong năm của người lao động thứ i
c. Cần bổ sung hệ số giờ công khi tính số ngày công
Ngày công lao động có ảnh hưởng rất lớn trong cách tính lương tại PCC1. Do vậy cần có cơ chế giám sát vấn đề này chặt chẽ hơn. Các giải pháp có thể thực hiện:
+ Bấm thẻ từ khi nhân viên đến làm việc và khi ra về.
+ Cần giao khối lượng công việc cụ thể kèm theo tiến độ thực hiện để tránh trường hợp công việc thiếu tải. Áp dụng phương pháp làm giàu công việc hoặc mở rộng công việc.
Ngoài ra có thể thống kê số ngày nghỉ cũng như hiện tượng đi trễ, về sớm của người lao động để có những biện pháp khắc phục.
d. Cần đưa ra tiêu chuẩn nâng lương trước thời hạn và ngược lại kéo dài thời hạn nâng lương nếu hiệu quả công việc không tốt
Chỉ tiêu cụ thể: Nếu 2 năm liền đạt điểm tổng hợp năng lực thực hiện công việc xuất sắc sẽ nâng lương trước thời hạn. Nếu 3 năm liền điểm tổng hợp năng lực thực hiện công việc là kém sẽ kéo dài 4 năm mới nâng lương.
e. Cần có chế độ thưởng sáng kiến theo giá trị sáng kiến đóng góp (giá trị làm lợi cho Công ty)
Không nên hạn chế mức tối đa là 5.000.000 đồng/sáng kiến mà nên xác định thưởng 20% giá trị làm lợi cho Công ty.
Muốn thực hiện cần có điều kiện: Có Hội đồng xét duyệt sáng kiến và sáng kiến cần có kiểm chứng giá trị làm lợi cho Công ty.
3.2.3.4. Hoàn thiện việc đánh giá thi đua cho các phòng ban, đơn vị
Để có cơ sở đánh giá thi đua cho các phòng ban, đơn vị trong PCC1 một cách hợp lý, phát huy được tác dụng kích thích các phòng ban, đơn vị phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ SXKD, cần thực hiện các thay đổi sau:
Xem xét lại chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị. Nếu phát hiện những điểm chưa phù hợp, còn chồng chéo,... phải sửa đổi lại ngay.
Đánh giá theo giá trị công việc cụ thể đạt được của từng phòng ban, đơn vị vì chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban, đơn vị là khác nhau và mang tính đặc thù. Rà soát lại tình hình thực tế của mỗi phòng ban, đơn vị (tổng số lao động, cơ cấu lao động, điều kiện làm việc,...) và các chỉ tiêu kế hoạch được xây dựng. Các chỉ tiêu này một khi đã thiết thực, giao cho từng phòng ban, đơn vị cụ thể thực hiện thì khi đó dựa vào mức độ hoàn thành chúng sẽ là căn cứ đánh giá thi đua cho các phòng ban, đơn vị.