2.2.3.1. Phân tích thực trạng việc việc thực hiện chức năng thu hút, bố trí nhân lực tại Công ty
a. Phân tích công việc tại PCC1
Phân tích công việc, xây dựng các Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc được coi là vấn đề then chốt của hoạt động quản trị NNL. Tại PCC1 hiện chưa chính thức tiến hành công việc này. Điều kiện tiến hành công việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc chủ yếu do lãnh đạo cấp trên trực tiếp trao đổi với nhân viên dưới quyền mà chưa quy định cụ thể bằng văn bản. Chính vì lẽ đó, các nhân viên phụ trách những công việc khác nhau rất khó tìm hiểu được công việc của những nhân viên khác. Ngay cả đồng nghiệp trong cùng phòng ban đôi khi người này cũng không nắm rõ hết công việc của người kia, điều này gây trở ngại rất lớn mỗi khi cần có sự choàng gánh công việc cho nhau (lúc đồng nghiệp nghỉ ốm, thai sản, nghỉ phép theo chế độ,...) hoặc khi có sự điều động nhân viên từ
đơn vị này sang đơn vị khác, bản thân nhân viên được điều động cũng hết sức bị động vì không biết cụ thể công việc mới là gì. Điều quan trọng hơn là: Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Để khắc phục những vấn đề này Công ty cần tổ chức phân tích công việc để xây dựng hai văn bản quan trọng là Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc cho Công ty, để có cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí hoặc hoán đổi công việc khi cần thiết.
b. Công tác tuyển dụng Nguồn tuyển dụng:
Nguồn tuyển dụng bên ngoài: Là một DNCP, PCC1 chưa bao giờ đăng quảng cáo tuyển nhân viên trên các phương tiện thông tin đại chúng. Do đó những người có nhu cầu tìm việc rất khó tiếp cận được thông tin về tuyển dụng của Công ty. Điển hình qua các năm gần đây, số người tuyển dụng được do họ tự tìm đến hoặc được văn phòng dịch vụ việc làm giới thiệu đến chỉ khoảng 12% - 15%. Trong khi đó, số người tuyển dụng do CBCNV trong PCC1 giới thiệu và từ Trường Đại học và Cao đẳng Điện lực chiếm đến khoảng 70%. Nguồn tuyển dụng từ các trường đào tạo khác chủ yếu từ Trường Đại học Bách Khoa , Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật ,... Có thể nói tại PCC1, nguồn tuyển dụng là từ người thân hoặc qua sự giới thiệu, bảo lãnh của CBCNV trong đơn vị, hình thức tuyển dụng từ quảng cáo bên ngoài Công ty còn rất hạn chế.
Nguồn tuyển dụng tại PCC1 qua các năm được thống kê dưới đây:
Bảng 2. 2: Tình hình tuyển dụng tại PCC1 qua các năm
Nguồn tuyển dụng Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%)
Quảng cáo tuyển dụng (trên báo, web,…) - - - -
Ứng viên tự tìm đến 16 10,53 12 8,11 19 12,58
Văn phòng dịch vụ việc làm 4 2,63 9 6,08 5 3,31
CBCNV trong PCC1 giới thiệu 41 26,97 32 21,62 35 23,18
Điều động từ các đơn vị trong công ty 3 1,97 1 0,68 - -
Từ các trường đào tạo khác 19 12,50 22 14,86 26 17,22
Cộng 152 100 148 100 151 100
(Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Phòng TCLĐ – PCC1) Ưu nhược điểm của nguồn tuyển dụng từ nội bộ:
- Ưu điểm: Rất dễ nắm bắt được lý lịch của các ứng viên, dễ trao đổi, gần gũi. - Hạn chế:
+ Làm cho một số người bên ngoài mất đi cơ hội xin việc, còn PCC1 cũng bỏ qua dịp để có thể tuyển chọn được người giỏi.
+ Không có tính cạnh tranh, phỏng vấn tuyển dụng chỉ là hình thức, có những lúc phải tuyển dụng cả những người không đạt yêu cầu, tạo tâm lý ỷ lại đối với những người có quen biết “lớn”.
+ Quan hệ trong doanh nghiệp trở nên phức tạp có thể gây khó khăn trong quản lý điều hành,...
- Nguyên nhân: PCC1 tuy là một doanh nghiệp cổ phần, nhưng vẫn ảnh hưởng của cơ chế xin – cho, tư tưởng quản lý hành chính vẫn còn nhiều. Bên cạnh đó là các mối quan hệ trong nội bộ Công ty vốn dĩ khá phức tạp từ trước đến nay.
Tiêu chuẩn tuyển dụng:
Tùy theo yêu cầu của từng vị trí công việc, căn cứ vào quy chế tuyển dụng của Công ty, việc tuyển dụng người lao động dựa trên các tiêu chuẩn cho ứng viên tham gia như sau:
- Trình độ chuyên môn: Tùy theo từng vị trí công việc, đòi hỏi ứng viên đã tốt nghiệp: trên Đại học, Đại học, Cao đẳng hay Trung cấp trở lên đúng với chuyên ngành;
- Có khả năng nắm bắt công việc nhanh, chăm chỉ, ham học hỏi, chịu được áp lực công việc, có kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm;
- Có tư cách đạo đức tốt, trung thực, có lối sống lành mạnh, biết nhẫn nại, khiêm tốn, hòa đồng với mọi người, có tinh thần trách nhiệm cao với cả gia đình và cộng động;
- Tư tưởng vững vàng, biết hi sinh lợi ích cá nhân vì tập thể, vì mục tiêu của công ty, có ý thức chấp hành kỷ luật tốt;
- Có sức khỏe tốt, mong muốn được làm việc lâu dài cho công ty; - Trình độ ngoại ngữ: theo yêu cầu công việc cụ thể;
- Trình độ tin học: theo yêu cầu công việc cụ thể; - Am hiểu về ngành và lĩnh vực xây lắp điện;
Do đó tiêu chuẩn tuyển chọn hiện nay tại PCC1 cũng chưa đầy đủ hoàn chỉnh và cụ thể.
- Ưu nhược điểm của tiêu chuẩn tuyển dụng hiện nay tại PCC1:
+ Ưu điểm: Dễ dàng tuyển chọn được các ứng viên và cũng thuận lợi cho cả hai phía (nhà tuyển dụng và ứng viên xin việc) khi hầu hết các ứng viên đều do CBCNV trong Công ty giới thiệu, bảo lãnh hoặc là người thân của họ.
+ Hạn chế: Rất có thể xảy ra hiện tượng tuyển dụng vào nhưng không đáp ứng được yêu cầu công việc và buộc phải bố trí sang việc khác hoặc phải được đào tạo, kèm cặp thêm một thời gian mới làm được việc.
- Nguyên nhân:
+ Yêu cầu của đội ngũ NNL cũng như chiến lược phát triển NNL chưa được xác định rõ ràng.
+ Những người trực tiếp làm công tác tuyển dụng chưa được trang bị những kiến thức chuyên sâu về quản trị NNL.
+ Khả năng đáp ứng của các ứng viên từ nguồn nội bộ còn nhiều hạn chế.
Các bước của quy trình tuyển dụng:
Các bước của quy trình tuyển dụng được thể hiện như sau:
Hình 2.3: Các bước của quy trình tuyển dụng hiện nay tại PCC1
(Nguồn: Phòng TCLĐ – PCC1) - Bước chuẩn bị tuyển dụng:
Để chuẩn bị tuyển dụng, PCC1 cho thành lập Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng này sau đó sẽ tiến hành xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng đối tượng tuyển chọn. Cơ cấu Hội đồng gồm:
+ Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc
+ Thường trực Hội đồng: Trưởng Phòng TCLĐ
+ Các ủy viên: Chủ tịch Công đoàn, Trưởng phòng ban hoặc đơn vị trực thuộc đang có nhu cầu được bố trí thêm lao động, cán bộ phụ trách đào tạo, cán bộ phụ trách y tế và cán bộ phụ trách thi đua khen thưởng.
- Bước thu nhận và sơ tuyển hồ sơ:
Tất cả các hồ sơ đều được chuyển về Phòng TCLĐ, tại đây chủ yếu kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ: Đơn xin việc, Bản khai lý lịch có chứng thực của địa phương, Giấy khám sức khỏe của các cơ quan y tế có thẩm quyền và bản sao có công chứng các bằng cấp, Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tất cả bộ hồ sơ đều theo mẫu chung thống nhất của Nhà nước, PCC1 chưa có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ và cho công việc khác nhau.
T h u n h ậ n , s ơ t u y ể n h ồ s ơ P h ỏ n g v ấ n C h u ẩ n b ị t u y ể n d ụ n g R a q u y ế t đ ị n h t u y ể n d ụ n g
- Bước phỏng vấn:
Phỏng vấn được tiến hành rất hình thức, chủ yếu để hỏi thêm các thông tin về ứng viên vì đa phần các hồ sơ xin việc đều do CBCNV trong Công ty “gửi” hoặc học viên tốt nghiệp từ Trường Cao đẳng Điện lực, chưa chú trọng vào các kiến thức và kỹ năng liên quan đến khả năng thực hiện công việc.
- Bước ra quyết định tuyển dụng:
Các hồ sơ sau khi phỏng vấn gần như được Hội đồng tuyển dụng ra quyết định tuyển dụng tất cả, có rất ít các ý kiến trái ngược nhau trong Hội đồng tuyển dụng vì không có tiêu chuẩn rõ ràng. Trong quyết định tuyển dụng có nêu rõ: Chức vụ, nơi làm việc, lương bổng, thời gian thử việc theo quy định (thường là 1 tháng),... Khi đã có quyết định tuyển dụng, ứng viên tiến hành thử việc và được hưởng 85% hệ số lương cấp bậc. Trong thời gian này, người lao động được giới thiệu sơ lược về ngành xây lắp điện và Công ty, nội quy lao động, được học về an toàn ,... Khi hết thời gian thử việc, nếu không có gì trở ngại, người lao động được ký hợp đồng lao động với thời hạn 12 tháng, sau 12 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng lao động có thời hạn 36 tháng, sau 36 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng không xác định thời hạn. Kể từ khi ký hợp đồng lao động, người lao động được hưởng 100% hệ số lương cấp bậc, được tham gia BHXH, BHYT theo quy định.
Ưu nhược điểm của quy trình tuyển dụng của PTC1:
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, ít tốn thời gian và có thể sớm tuyển dụng được ngay một ứng viên xin việc.
- Hạn chế:
+ Khó có thể sàng lọc để chọn ra được ứng viên tốt nhất.
+ Nhiều khâu trong quy trình tuyển dụng mang nặng tính hình thức, chưa căn cứ vào tiêu chuẩn cụ thể, chưa thực hiện bước kiểm tra trắc nghiệm do đó chưa đánh giá được năng lực của ứng viên một cách chính xác.
- Nguyên nhân:
+ Các thành viên tham gia quy trình tuyển dụng gần như chưa từng được huấn luyện về kỹ năng có liên quan: Kỹ năng phân tích, kỹ năng phỏng vấn,...
+ Chưa nhận thấy hết tầm quan trọng của một quy trình tuyển dụng nhân lực đối với doanh nghiệp.
+ Chưa tổ chức phân tích công việc nên chưa có Bảng tiêu chuẩn công việc để làm căn cứ cho tuyển dụng.
c. Phân công, bố trí và đề bạt nhân viên * Phân công, bố trí nhân viên:
Đối với những người lao động mới vào làm việc được phân công, bố trí công việc phù hợp với khả năng; đối với những người đang làm việc, thỉnh thoảng cũng được phân công thêm, giảm bớt hay hoán chuyển công việc trong nội bộ một phòng ban, đơn vị. Tất cả động thái này đều do trưởng phòng ban, đơn vị tự quyết định. Tuy nhiên nhìn chung, trong PCC1 tồn tại nhiều tầng nấc quản lý, bộ máy cồng kềnh, vấn đề giải quyết nhân viên dôi dư hoặc không phù hợp với vị trí đang đảm nhận gặp rất nhiều khó khăn đã ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất lao động cũng như nghị lực làm việc, khả năng cống hiến, ý chí phấn đấu của những CBCNV khác có tâm và có tầm.
Điều động CBCNV từ phòng ban, đơn vị này sang phòng ban, đơn vị khác đôi khi cũng diễn ra. Việc điều động do Giám đốc Công ty ra quyết định mà nguyên nhân có thể xuất phát từ:
- Điều phối lại lao động giữa nơi này với nơi khác cho phù hợp hơn.
- Một số CBCNV thông qua tự học tập từ bên ngoài hoặc được PCC1 tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề sẽ được điều động sang nơi khác đảm trách công tác mới.
- Do mắc phải sai phạm nên thuyên chuyển công tác, điều động sang nơi khác. - Điều động vì lý do tổ chức cán bộ, điều này có nghĩa các cán bộ trong diện quy hoạch được điều động kinh qua nhiều vị trí khác nhau trước khi được đề bạt, bổ nhiệm.
- Một ít trường hợp giải quyết theo nguyện vọng của người lao động (để làm việc gần nhà, để thuận đường đưa đón con đi học,...).
- Điều động lao động tạm thời đến một nơi để hỗ trợ nơi này giải quyết các công việc trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó sẽ trả về lại nơi cũ.
Như vậy việc phân công hợp lý hay không hợp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đến hiệu quả làm việc của cả một phòng ban, đơn vị và sau cùng là ảnh hưởng đến thành quả của toàn Công ty.
* Vấn đề đề bạt, bổ nhiệm trong PCC1:
Đề bạt, bổ nhiệm trong PCC1 do Đảng ủy, Ban giám đốc và Phòng TCLĐ quyết định. PCC1 đã xây dựng Quy chế về công tác cán bộ. Về nguyên tắc, qua quá trình làm việc những người có trình độ chuyên môn cao, tay nghề giỏi, phấn đấu tốt, có năng lực lãnh đạo, có đạo đức lối sống lành mạnh,... tức hội đủ các điều kiện trong Quy chế này sẽ được đưa vào diện cán bộ quy hoạch. Đến thời điểm thích hợp, cán bộ trong diện quy hoạch sẽ được đề bạt, bổ nhiệm. Tuy nhiên thực tế đôi khi không diễn ra như vậy, những người trong diện quy hoạch không phải lúc nào cũng “vừa hồng vừa chuyên”, danh sách cán bộ quy hoạch hết sức kín đáo, tế nhị và là việc “rất riêng” của Đảng ủy, Ban giám đốc và Phòng TCLĐ. Một số trường hợp xứng đáng được đề bạt, bổ nhiệm nhưng vướng phải rào cản phải là đảng viên, trong khi để phấn đấu trở thành đảng viên lại là một vấn đề khác. Chưa kể một vài người được đề bạt, bổ nhiệm nhưng không thuộc diện cán bộ quy hoạch.
Để có thêm thông tin liên quan, tác giả đã tiến hành hỏi ý kiến của 200 CBCNV trong Công ty:
Bảng 2. 3: Nhận xét về thăng tiến của 200 CBCNV trong PCC1 Câu hỏi
Số người đánh giá theo các mức độ
1 2 3 4 5
Bạn có nhiều cơ hội được thăng tiến trong Công ty 67 96 15 12 10
Bạn được biết các điều kiện cần thiết để được thăng tiến 66 79 24 19 12
Chính sách thăng tiến của Công ty là công bằng 55 80 21 27 17
Trong đó: 1: Rất không đúng/Rất không đồng ý; 2: Không đúng/Không đồng ý; 3:Không đúng lắm/Không đồng ý lắm; 4: Đúng/ Đồng ý; 5: Rất đúng/Rất đồng ý
Và kết quả có đến 145 người (chiếm tỷ trọng 72,50%) trả lời không đồng ý hoặc rất không đồng ý khi nói rằng họ biết các điều kiện cần thiết để được thăng tiến, chỉ có 22 người (tương ứng 11%) đồng ý hoặc rất đồng ý với nhận xét có nhiều cơ hội được thăng tiến, và cũng chỉ có 44 người (tương ứng 22%) đồng ý hoặc rất đồng ý với chính sách thăng tiến của Công ty là công bằng.
- Xem xét quy trình đề bạt, bổ nhiệm trong PCC1 cho thấy Công ty đã có một bước tiến trong quy trình này bằng việc mạnh dạn xây dựng Quy chế về công tác cán bộ. Tuy nhiên thực tế thực hiện chưa thực sự công khai và minh bạch để mọi người cùng phấn đấu, còn nghiêng về hồ sơ lý lịch, thâm niên công tác,... đã ảnh hưởng đến động cơ phấn đấu của những người giỏi, tạo ra rào cản đối với họ, nặng nề hơn làm cho họ nản chí, thậm chí rời bỏ doanh nghiệp. Lý giải cho vấn đề này có thể do:
+ PCC1 chưa thực hiện việc phân tích chi tiết vị trí công việc và năng lực