trường Đại học Sài Gòn
2.3.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn
2.3.1.1. Hạ tầng kỹ thuật
i. Thiết bị số
Để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường, Phòng Tổ chức – Cán bộ đã trang bị các thiết bị nhằm phục vụ tốt công tác này. Một viên chức được phân công nhiệm vụ theo dõi, quản lý tất cả các cơ sở vật chất có trong phòng, bao gồm các thiết bị số. Số lượng thiết bị số được trang bị hiện có tại Phòng Tổ chức – Cán bộ gồm:
- 07 máy tính để bàn;
- 04 máy tính xách tay, trong đó 02 máy được trường trang bị cho lãnh đạo của phòng để làm việc;
- 06 máy in; - 01 máy scan.
Nhìn chung, các thiết bị số được trang bị đã đáp ứng cơ bản việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin. Mỗi viên chức được trang bị máy tính riêng để quản lý, thao tác với dữ liệu số, giảm bớt thời gian phải thao tác thủ công trên sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, đa số các máy tính được trang bị và đưa vào sử dụng với thời gian tương đối lâu nên hiệu năng, tốc độ đôi khi không đáp ứng được yêu cầu. Mặt khác, phòng chưa có thiết bị máy chủ để lưu trữ dữ liệu chung về CBVC, thay vào đó là sử dụng một máy tính kiêm nhiệm chức năng tập trung dữ liệu quản lý.
Hệ thống mạng đáp ứng tốt cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị. Các máy tính được kết nối mạng Internet phục vụ cho nhu cầu tra cứu, trao đổi thông tin. Đồng thời, các máy tính được kết nối với nhau để có thể tra cứu, chia sẻ dữ liệu có liên quan.
2.3.1.2. Cơ sở dữ liệu
Thông tin CBVC bao gồm tất cả các thông tin có liên quan đến cá nhân đó như thông tin cá nhân, bằng cấp, quá trình hợp đồng, quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, quá trình lương… được lưu trữ trong hồ sơ.
Cơ sở dữ liệu về CBVC hiện nay được xây dựng trên cơ sở tin học hóa thông tin thành dữ liệu quản lý trên máy tính theo từng mảng chuyên môn của chuyên viên phụ trách. Quy chuẩn xây dựng phụ thuộc vào năng lực, trình độ cũng như yêu cầu đề ra của từng chuyên viên đó. Ưu điểm của việc này giúp cho chuyên viên phụ trách công việc chủ động trong việc lựa chọn các thông tin có liên quan đến CBVC tin học hóa thành dữ liệu để quản lý. Tuy nhiên, dữ liệu có được không thống nhất về mặt chuẩn dữ liệu nên khó chia sẻ giữa các chuyên viên phụ trách.
Hiện nay, cơ sở dữ liệu đang được rà soát, kiểm tra theo chuẩn dữ liệu chung. Mục đích tạo sự thống nhất, hệ thống theo chuẩn về dữ liệu để có thể chia sẻ dễ dàng giữa các chuyên viên phụ trách khi cần thiết; đồng thời, tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin đang được thử nghiệm.
2.3.1.3. Phần mềm quản lý
Công tác quản lý nhân sự hiện nay tại đơn vị được thực hiện bằng phần mềm Microsoft Office Excel, có sự bổ trợ của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Office Word. Những phần mềm văn phòng này có ưu điểm ở tính phổ biến, dễ thao tác và sử dụng nên được sử dụng rộng rãi. Hạn chế khi sử dụng các phần mềm này là không đáp ứng được hết các yêu cầu trong công
tác quản lý nhân sự như quản lý nhiều dữ liệu có liên quan đến CBVC, tính bảo mật không cao…
Ngoài việc quản lý danh sách viên chức tại trường bằng phần mềm MS Excel, trường Đại học Sài Gòn còn thực hiện quản lý viên chức bằng chương trình Quản lý Cán bộ, Công chức, Viên chức do Sở Nội vụ TP.HCM triển khai thực hiện từ năm 2006. Phần mềm chủ yếu thực hiện quản lý lương của viên chức, giúp cho Sở Nội vụ giảm tải, cải thiện hiệu quả công việc, báo cáo số liệu về thông tin lương. Tuy nhiên, chương trình chưa thực hiện tốt việc quản lý viên chức về các mặt khác như quá trình hợp đồng, nghỉ việc…
Hình 2.10: Chương trình Quản lý Cán bộ, Công chức, Viên chức
Do đó, Phòng Tổ chức – Cán bộ đã phối hợp với công ty phần mềm Anh Quân thiết kế phần mềm quản lý nhân sự để đáp ứng các yêu cầu của trường trong công tác quản lý nhân sự. Phần mềm được xây dựng trên cơ sở các yêu cầu công việc thực tế tại trường, cập nhật theo các văn bản quy phạm pháp luật. Hiện nay, phần mềm này đang được Phòng Tổ chức – Cán bộ triển khai thử nghiệm tất cả các chức năng hiện có và vẫn đang trong quá trình chỉnh sửa lỗi phát sinh, cập nhật theo yêu cầu.
2.3.1.4. Nhân lực
Cơ cấu của Phòng Tổ chức – Cán bộ trường Đại học Sài Gòn gồm có 08 viên chức, trong đó có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và 06 chuyên viên phụ trách các mảng công việc có liên quan đến toàn bộ đội ngũ CBVC trong trường. Trình độ chuyên môn của các viên chức Phòng Tổ chức – Cán bộ được thể hiện ở bảng 2.9.
Bảng 2.9: Trình độ chuyên môn của Phòng Tổ chức – Cán bộ
Tổng số viên chức Trình độ chuyên môn
Thạc sỹ Cử nhân đại học
8 4 4
Số lượng CBVC đáp ứng tốt yêu cầu về trình độ của đội ngũ CBVC. Hiện nay, đơn vị có 01 người đang làm nghiên cứu sinh, 03 người đang học Cao học. Qua đó, cho thấy đơn vị chú trọng việc triển khai cho CBVC học tập nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu của trường trong việc nâng cao chất lượng đội ngũ CBVC.
Để nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự ở trường, đơn vị chú trọng việc tuyển dụng CBVC có trình độ về công nghệ thông tin; đồng thời, bồi dưỡng, phổ cập trình độ tin học, ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ CBVC hiện có tại đơn vị. Số liệu được thể hiện ở bảng 2.10.
Bảng 2.10: Trình độ tin học của Phòng Tổ chức – Cán bộ
Số lượng Trình độ tin học
Thạc sỹ Cử nhân đại học Chứng chỉ tin học
8 1 2 5
Số lượng viên chức có trình độ thạc sỹ công nghệ thông tin chiếm tỉ lệ 12,5%, cử nhân đại học là 25%. Tuy số lượng nhân lực công nghệ thông tin của phòng không lớn (chiếm tỉ lệ 37,5%) nhưng nhìn chung đã đảm bảo được yêu cầu về nhân lực trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn.
2.3.1.5. Trang thông tin điện tử
Để đăng tải các thông tin có liên quan đến công tác của đơn vị, Phòng Tổ chức – Cán bộ đã thực hiện trang thông tin điện tử tại địa chỉ http://tccb.sgu.edu.vn/ nhằm giúp cho CBVC trong trường và người quan tâm tìm kiếm những thông tin cần thiết.
Mặt khác, trang thông tin điện tử giúp cho đơn vị công khai quy trình xử lý các công việc, biểu mẫu hành chính, giảm thiểu thời gian CBVC phải liên hệ trực tiếp khi có nhu cầu.
Hình 2.11: Trang thông tin điện tử của Phòng Tổ chức – Cán bộ trường Đại học Sài Gòn
2.3.2. Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn
Đối tượng khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn được thực hiện bao gồm các viên chức Phòng Tổ chức – Cán bộ và các viên chức đã có thời gian tham gia công tác quản lý nhân sự ở trường. Tổng cộng 23 người.
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng bao gồm phương pháp trưng cầu ý kiến bằng câu hỏi và phương pháp trao đổi, phỏng vấn trực tiếp với nội dung về công tác quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn.
2.3.2.1. Nhận thức về mục đích, yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn
Kết quả khảo sát nhận thức của CBVC về mục đích, yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn được thể hiện ở bảng 2.11.
Bảng 2.11: Nhận thức mục đích, yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn
TT
Mục đích, yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý nhân sự
Mức độ nhận thức (%)
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý
1
Xây dựng môi trường làm việc điện tử, hiện đại trong cơ quan Nhà nước
91.3 (21) 4.3 (01) 4.3 (01) 2
Nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý nhân sự 87.0 (20) 13.0 (03) 3
Giúp cho việc quản lý, kiểm tra, chỉ đạo của cấp trên được thực hiện dễ dàng, thuận tiện
73.9 (17) 21.7 (05) 4.3 (01) 4 Góp phần thực hiện cải cách hành chính trong cơ quan Nhà nước 82.6 (19) 13.0 (03) 4.3 (01) 5 Bắt kịp xu hướng phát triển, hội nhập trong thời đại mới về ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực
60.9 (14) 26.1 (06) 13.0 (03)
TT
Mục đích, yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý nhân sự
Mức độ nhận thức (%)
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý
Trung bình chung 79.1 15.7 5.2
Kết quả của bảng 2.11 cho thấy:
- Có sự đồng ý cao đối với mục đích, yêu cầu của công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn (79.1% rất đồng ý và 15.7% đồng ý). Trong đó, nội dung “nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý nhân sự” có sự đồng ý chiếm tỉ lệ cao nhất (100%). Nội dung “Bắt kịp xu hướng phát triển, hội nhập trong thời đại mới về ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực” có sự đồng ý chiếm tỉ lệ thấp nhất (87%).
- Số ý kiến không đồng ý chiếm tỉ lệ nhỏ (5.2%).
2.3.2.2. Đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự hiện nay ở trường Đại học Sài Gòn
Đánh giá của CBVC về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn được thể hiện ở bảng 2.12.
Bảng 2.12: Đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự hiện nay ở trường Đại học Sài Gòn
TT Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
Mức độ đánh giá (%)
Đáp ứng tốt Đáp ứng Chưa đáp ứng
số và mạng máy tính) (08) (13) (02) 2 Về cơ sở dữ liệu thông tin
của CBVC 17.4 (04) 69.6 (16) 13.0 (03) 3 Về ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự 8.7 (02) 78.3 (18) 13.0 (03) 4 Về nhân lực để thực hiện ứng
dụng công nghệ thông tin
34.8 (08)
65.2 (15)
5
Về trang thông tin điện tử phục vụ công tác quản lý nhân sự (cung cấp thông tin, quy trình, biểu mẫu…)
13.0 (03) 65.2 (15) 21.7 (05) Trung bình chung 21.7 67.0 11.3
Kết quả bảng 2.12 cho thấy:
- Nhìn chung, các ý kiến đều đánh giá các nội dung hiện trạng đạt từ đáp ứng trở lên chiếm tỉ lệ cao (21.7% đáp ứng tốt và 67.0% đáp ứng). Tuy nhiên, số ý kiến đánh giá hiện trạng ở mức đáp ứng tốt thấp hơn ý kiến đánh giá ở mức đáp ứng. Số ý kiến đánh giá chưa đáp ứng có tỉ lệ 11.3%.
- Nội dung “về nhân lực để thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin” có sự đánh giá đáp ứng cao nhất (34.8% đáp ứng tốt và 65.2% đáp ứng).
- Nội dung “về trang thông tin điện tử phục vụ công tác quản lý nhân sự” có ý kiến đánh giá chưa đáp ứng cao nhất với tỉ lệ là 21.7%.
2.3.2.3. Nhận thức về nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn
Nhận thức của CBVC về nội dung của công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn được thể hiện ở bảng 2.13.
Bảng 2.13: Nhận thức về nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn
TT Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Mức độ nhận thức (%)
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý
1
Nâng cao nhận thức của đội ngũ CBVC về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự 60.9 (14) 34.8 (08) 4.3 (01) 2
Xây dựng, thực hiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự
60.9 (14) 34.8 (08) 4.3 (01) 3 Phát triển và hoàn thiện hạ
tầng kỹ thuật 60.9 (14) 30.4 (07) 8.7 (02) 4 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu về
CBVC 73.9 (17) 17.4 (04) 8.7 (02) 5 Ứng dụng phần mềm quản lý
vào công tác quản lý nhân sự
82.6 (19)
17.4 (04)
6
Phát triển nguồn nhân lực phục vụ công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự 69.6 (16) 26.1 (06) 4.3 (01) 7
Nâng cao hiệu quả trang thông tin điện tử, đẩy mạnh việc trao đổi thông tin dưới dạng điện tử 56.5 (13) 30.4 (07) 13.0 (03) Trung bình chung 64.0 29.8 6.2
Kết quả ở bảng 2.13 cho thấy:
- Có sự đồng ý cao đối với những nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn (64.0% rất đồng ý và 29.8% đồng ý). Ý kiến không đồng ý chiếm tỉ lệ thấp (6.2%).
- Nội dung “ứng dụng phần mềm quản lý vào công tác quản lý nhân sự” có ý kiến đồng ý chiếm tỉ lệ cao nhất (82.6% rất đồng ý và 17.4% đồng ý).
- Nội dung “nâng cao hiệu quả trang thông tin điện tử, đẩy mạnh việc trao đổi thông tin dưới dạng điện tử” có ý kiến rất đồng ý chiếm tỉ lệ thấp nhất và còn tồn tại ý kiến không đồng ý chiếm tỉ lệ 13.0%.
2.3.3. Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn
Trong những năm qua, trường Đại học Sài Gòn đã có những giải pháp để triển khai thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong đào tạo và quản lý hành chính. Điều này thể qua việc nhà trường đầu tư, mua sắm trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật, các phần mềm quản lý chuyên dụng để thực hiện việc quản lý đào tạo và các mảng công tác khác. Đối với công tác quản lý nhân sự, trường đã có bước chuẩn bị cho việc triển khai thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, thể hiện trước hết ở nhận thức của đội ngũ cán bộ quản lý và CBVC về vai trò, sự cần thiết của ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự nói riêng. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hiện nay của đơn vị, thể hiện ở tỉ lệ đánh giá của các đối tượng khảo sát trong bảng 2.12.
Tuy nhiên, trên thực tế, công tác này chưa được triển khai thực hiện một cách bài bản, đồng bộ, có kế hoạch lâu dài nên dẫn đến kết quả thực hiện chưa cao, chưa đáp ứng được hết yêu cầu của nhà trường trong quá trình phát triển. Do đó, trường Đại học Sài Gòn cần tập trung thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đem lại.
2.3.4. Nguyên nhân của thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường Đại học Sài Gòn
2.3.4.1. Nguyên nhân thành công
Trường Đại học Sài Gòn luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân TP.HCM và các cơ quan cấp trên trong công tác tổ chức cán bộ nói chung và công tác quản lý nhân sự nói riêng.
Chủ trương, chỉ đạo của Đảng ủy – Ban Giám hiệu nhà trường xác định rõ việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin về mọi mặt trong toàn trường nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác giảng dạy và công tác quản