1.4.1. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự ở trường đại học
Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin cùng các phương tiện, thiết bị kỹ thuật khác vào hoạt động quản lý, tin học hoá công tác quản lý đang trở thành xu hướng tất yếu, là khâu đột phá quan trọng quyết định thành công của sự nghiệp đổi mới và là một trong những yếu tố cơ bản bảo đảm nâng cao chất lượng hoạt động của trường đại học.
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự ở trường đại học là rất lớn do yêu cầu quản lý đòi hỏi việc quản lý dữ liệu về CBVC phải chính xác, giảm thiểu tối đa các sai sót, đáp ứng nhanh các yêu cầu như thống kê, báo cáo số liệu. Điều này được thể hiện ở một số điểm sau:
- Thứ nhất, hầu hết các trường đại học hiện nay đều sử dụng các thiết bị kỹ thuật điện tử như máy tính, máy in…để thực hiện việc quản lý dữ liệu về nhân sự thay cho việc quản lý hoàn toàn trên sổ sách, giấy tờ.
- Thứ hai, sử dụng các phần mềm phục vụ cho công tác quản lý dữ liệu về nhân sự. Phần lớn các đơn vị hiện nay sử dụng các phần mềm văn phòng có sẵn như Word, Excel, Access…để thực hiện. Một số ít đơn vị bắt đầu thực hiện việc quản lý bằng các phần mềm quản lý chuyên dụng nhằm nâng cao chất lượng quản lý, quản lý tập trung dữ liệu.
- Thứ ba, thực hiện kênh thông tin điện tử để đăng tải các thông tin như thông báo, hướng dẫn các quy trình thực hiện… phục vụ nhu cầu tra cứu
thông tin của viên chức. Điều này giúp làm giảm thời gian liên hệ công tác trực tiếp, tăng tính chủ động của CBVC về những vấn đề có liên quan; đồng thời, mọi thông tin có liên quan đến CBVC đều được công bố một cách công khai, minh bạch.
Mặt khác, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự là góp phần vào công cuộc cải cách hành chính đã và đang được triển khai rộng rãi trong các cơ quan Nhà nước. “Tin học hoá hoạt động của các cơ quan nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả”, đó chính là kết luận của Ban Chấp hành Trung ương tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Trong cải cách hành chính, cụ thể là công tác quản lý nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin góp phần tự động hóa, đơn giản hóa các quy trình, thủ tục hành chính, cải tiến hình thức làm việc từ thủ công giấy tờ sang quản lý bằng máy, tiến đến hình thức làm việc trực tuyến.
1.4.2. Những điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự ở trường đại học
1.4.2.1. Hạ tầng kỹ thuật
Hạ tầng kỹ thuật là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin. Có thể nói, hạ tầng kỹ thuật là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động và các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin của một đơn vị. Một hệ thống không ổn định hoặc bị ngắt quãng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và hiệu suất công việc của đơn vị đó. Do đó, để có thể triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở đơn vị,
trường đại học cần thực hiện khảo sát và đầu tư trang bị, nâng cấp các thiết bị hạ tầng để hệ thống thông tin vận hành tốt.
Những nội dung liên quan đến hạ tầng kỹ thuật bao gồm: i. Thiết bị số
- Thiết bị số là thiết bị điện tử, máy tính, viễn thông, truyền dẫn, thu phát sóng vô tuyến điện và thiết bị tích hợp khác được sử dụng để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.
- Việc đầu tư các thiết bị như hệ thống máy tính, máy in, máy chủ (server)… phục vụ cho việc vận hành hệ thống thông tin. Khi thực hiện đầu tư trang thiết bị, đơn vị cần tính toán đến thời gian sử dụng và chi phí khấu hao tài sản; đồng thời, thực hiện theo dõi thiết bị, thường xuyên kiểm tra để nâng cấp hoặc thay thế thiết bị đã không còn đáp ứng yêu cầu trong quá trình hệ thống vận hành.
ii. Hệ thống mạng
- Hệ thống mạng ở đây có thể hiểu bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet và mạng máy tính nhằm phục vụ cho việc truyền dẫn dữ liệu từ máy chủ đến máy tính và ngược lại, giữa các máy tính trong cùng hệ thống mạng với nhau.
- Hệ thống thông tin khi vận hành đòi hỏi đường truyền dữ liệu phải luôn được đảm bảo. Do đó, đơn vị cần đầu tư đường truyền dữ liệu, đảm bảo quá trình vận hành của hệ thống thông tin được xuyên suốt. Đồng thời, lên kế hoạch dự phòng trong trường hợp đường truyền dữ liệu xảy ra sự cố, làm gián đoạn và ảnh hưởng hệ thống thông tin vận hành.
- Việc xây dựng hệ thống mạng giúp cho việc trao đổi, truyền dẫn dữ liệu giữa các máy tính với nhau, giữa máy tính và máy chủ được diễn ra dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng. Mặt khác, hệ thống mạng giúp làm giảm chi
phí đầu tư các thiết bị số khác do các máy tính trong hệ thống mạng cùng chia sẻ tài nguyên, sử dụng chung các thiết bị số với nhau.
- Bên cạnh xây dựng hệ thống mạng phục vụ cho việc truyền dẫn dữ liệu, cần chú ý đến việc xây dựng, nâng cấp hệ thống an toàn thông tin và bảo mật để phòng chống việc truy cập trái phép dữ liệu trên hệ thống, gây xáo trộn, làm mất hoặc lộ thông tin cá nhân của CBVC. Để thực hiện điều này, cần đề ra các biện pháp quản lý về lưu trữ và truy cập dữ liệu, phòng chống tin tặc truy cập trái phép vào hệ thống; định kì kiểm tra, cài đặt các bản vá lỗi phát sinh cho hệ thống. Bên cạnh đó, trang bị, cài đặt các thiết bị và phần mềm chống vi-rút (virus), tin tặc, triển khai hệ thống giám sát an ninh, cảnh báo nguy cơ cho toàn bộ hệ thống khi có vấn đề xảy ra.
1.4.2.2. Cơ sở dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu (có liên quan hoặc không liên quan với nhau) được lưu trữ và quản lý tập trung để tất cả các thành viên của tổ chức (hệ thống) có thể truy nhập và sử dụng được. Cơ sở dữ liệu được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng trong hệ thống thông tin như lưu trữ, truy xuất dữ liệu cho các ứng dụng hoặc người dùng. Đây là thành phần không thể thiếu trong việc vận hành hệ thống thông tin vì các thao tác quản lý khi được thực hiện trên hệ thống đều cần đến dữ liệu để thao tác.
- Ưu điểm của cơ sở dữ liệu mang lại là:
+ Tiết kiệm chi phí cho việc thu thập, xử lí, quản lý dữ liệu; làm giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, đảm bảo thông tin dữ liệu có tính thống nhất và toàn vẹn.
+ Tiết kiệm thời gian truy cập dữ liệu.
+ Đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất trên hệ thống thông tin theo nhiều cách khác nhau.
+ Cơ sở dữ liệu có thể được chia sẻ với các hệ thống quản lý khác một cách dễ dàng, mang lại xu hướng hội nhập hóa, toàn cầu hóa.
- Tuy nhiên, để đạt được những ưu điểm trên, cơ sở dữ liệu khi được thiết kế cần giải quyết những vấn đề phát sinh sau:
+ Tính chủ quyền của dữ liệu: Do sự chia sẻ cơ sở dữ liệu cho nhiều người dùng trên hệ thống dễ dẫn đến tính trách nhiệm, độ an toàn và tính chính xác của dữ liệu giảm. Do đó, cơ sở dữ liệu cần được đảm bảo tính an toàn, chính xác. Đồng thời, người dùng phải có trách nhiệm cập nhật thông tin mới nhất cho cơ sở dữ liệu.
+ Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người dùng: Do có thể có nhiều người cùng khai thác cơ sở dữ liệu tại một thời điểm nên cần phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền khai thác cơ sở dữ liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tranh chấp dữ liệu: Nhiều người được phép truy cập vào cùng một cơ sở dữ liệu và sử dụng trong các thao tác nên dễ dẫn đến tình trạng tranh chấp dữ liệu, ví dụ dữ liệu bị thay đổi cùng lúc bởi hai người dùng khác nhau… Như vậy, cần phải có cơ chế ưu tiên truy cập dữ liệu cũng như giải quyết tình trạng tranh chấp dữ liệu trong quá trình khai thác như cấp quyền ưu tiên cho người khai thác theo thứ tự ưu tiên, theo thứ tự truy cập…
+ Đảm bảo dữ liệu được an toàn khi có sự cố: Một số các sự cố như mất điện đột xuất, một phần hoặc toàn bộ thiết bị lưu trữ dữ liệu bị hư… khiến cho cơ sở dữ liệu gặp vấn đề, ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thống thông tin. Để tránh được tình trạng trên, cần thực hiện thao tác sao lưu dữ liệu để đảm bảo cơ sở dữ liệu có thể được phục hồi toàn bộ hoặc một phần sau các sự cố.
- Trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, cơ sở dữ liệu ở đây được hiểu là tất cả thông tin liên quan đến CBVC như thông tin lý lịch cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc, quá trình lương,… được chuyển thành dữ
liệu để quản lý trên hệ thống. Tất cả các thông tin trên được quản lý một cách thống nhất, có hệ thống và tuân theo các tiêu chuẩn quy định của hệ thống thông tin quản lý đề ra.
Ví dụ như mỗi CBVC khi được quản lý trên hệ thống phải được cấp một mã định dạng để phân biệt với CBVC khác, tránh trường hợp thông tin dữ liệu của người này trùng với người khác. Thông thường, mã viên chức được sử dụng làm mã định dạng CBVC đó trên hệ thống vì đây là thông tin duy nhất của CBVC hoàn toàn không trùng lặp với bất kì CBVC khác. Tất cả các thông tin còn lại có liên quan đến CBVC đó như ngày sinh, nơi sinh, lương, trình độ học vấn…sẽ được quản lý theo mã định dạng đó.
1.4.2.3. Phần mềm quản lý
Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định. Nói cách khác, phần mềm những chương trình được lập trình và chạy trên các thiết bị phần cứng như máy tính,… nhằm tiết kiệm thời gian làm việc cho người dùng, mang lại sự tự động hóa trong công việc.
Trong hệ thống thông tin về quản lý nhân sự, phần mềm đóng vai trò là công cụ hỗ trợ, giúp người dùng thực hiện thao tác tính toán và xử lý dữ liệu. Từ đó, giúp cho công tác quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. Mặt khác, việc sử dụng phần mềm giúp cho đơn vị giảm chi phí về nhân lực.
Phần mềm được chia làm hai loại gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
- Phần mềm hệ thống giúp vận hành các thiết bị phần cứng của máy tính và hệ thống máy tính như hệ điều hành…
- Phần mềm ứng dụng phục vụ cho nhu cầu của người sử dụng, được phân chia thành phần mềm ứng dụng đa năng (hệ soạn thảo văn bản,…) và phần mềm ứng dụng chuyên dụng (chương trình quản lý nhân sự…).
Thông thường, khi thực hiện việc tin học hóa dữ liệu CBVC phục vụ cho công tác quản lý nhân sự, trường đại học sử dụng các phần mềm ứng dụng đa năng có sẵn để quản lý dữ liệu và thao tác. Tuy nhiên, để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học có hiệu quả hơn, cần thiết phải có phần mềm ứng dụng chuyên dụng để thao tác và quản lý dữ liệu. Các phần mềm ứng dụng chuyên dụng như chương trình quản lý nhân sự, quản lý tài chính,… được thiết kế theo hình thức chương trình được đóng gói sẵn hoặc viết theo đặt hàng để phù hợp với tình hình cũng như nhu cầu của mỗi đơn vị.
1.4.2.4. Nhân lực
Nhân lực là yếu tố quyết định trong ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học. Đây là nhân tố thực hiện việc thiết kế hệ thống thông tin; đồng thời, vận hành, thực hiện các thao tác quản lý dữ liệu trên hệ thống đó. Nhân lực về công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đòi hỏi phải am hiểu về lĩnh vực công nghệ thông tin lẫn công tác nhân sự để có thể đáp ứng được yêu cầu của công tác này.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý có đạt hiệu quả như mong muốn hay không, trước hết phụ thuộc vào trình độ nhận thức, năng lực, kỹ năng của người quản lý hệ thống thông tin và người sử dụng. Người quản lý hệ thống phải có trình độ, kiến thức hiểu biết sâu về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực chuyên môn của mình để có thể đảm bảo hệ thống thông tin được vận hành tốt. Đồng thời, phải có năng lực tổ chức và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn, biết tổ chức học tập, trao đổi, tổng kết kinh nghiệm để làm mẫu, hướng dẫn người khác
thực hiện các thao tác trên hệ thống. Ngoài ra, uy tín của người quản lý có tác dụng như chất xúc tác thúc đẩy sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý nhân sự.
Bên cạnh đó, công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đòi hỏi người quản lý và người sử dụng có kiến thức chuyên môn về công tác nhân sự, thường xuyên cập nhật các văn bản pháp quy có liên quan đến mảng công việc của mình.
Để có được nguồn nhân lực đủ trình độ để vận hành hệ thống thông tin, cần chú ý đến khâu bồi dưỡng, đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực bằng các khóa đào tạo ngắn hạn hoặc cử CBVC tham gia học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ. Đồng thời, có giải pháp về chế độ đãi ngộ và điều kiện làm việc để thu hút nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượng cao tham gia công tác.
1.4.3. Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học
Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự nhằm giúp cho công tác này được thực hiện đúng theo mục đích, yêu cầu đề ra. Đây là hoạt động căn cứ dựa trên việc khảo sát, phân tích tình hình thực trạng của đơn vị, bên cạnh việc xác định mục đích, yêu cầu để từ đó định ra nội dung các giải pháp, cách thức thực hiện những mục đích, yêu cầu đó. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đòi hỏi nhiều điều kiện để triển khai thực hiện nên xây dựng kế hoạch là bước quan trọng. Xây dựng kế hoạch sát với mục tiêu, phù hợp với thực trạng của đơn vị giúp cho đơn vị chủ động hơn trong việc thực hiện, chủ động đối phó, thích ứng với sự thay đổi có thể xảy ra.
Để xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự ở trường đại học cần đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Thứ nhất, cần xác định rõ mục đích cũng như yêu cầu khi triển khai thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tại đơn vị.