- Hệ thống khiếu nại góp ý: với phương châm lấy khách hàng làm trọng tâm, Công ty cần tạo điều kiện tối đa cho khách hàng góp ý và khiếu nại.
- Khuyến khích khách hàng phàn nàn. - Điều tra sự thỏa mãn của khách hàng. - Phân tích nguyên nhân mất khách hàng.
3.2.4.3.Giải pháp chuẩn hóa giao tiếp với khách hàng
Quy định trong giao tiếp, phục vụ khách hàng theo nội dung tiêu chuẩn “5C” như sau:
- Chào đón và hướng dẫn khách hàng. - Chia sẻ và cảm thông.
- Chu đáo và ân cần. - Chăm sóc.
- Cảm ơn và hẹn gặp lại.
3.2.4.4.Công ty tiến hành phân loại khách hàng
Công ty nên tiến hành phân loại khách hàng của mình thành những nhóm khác nhau theo các tiêu chí như: khách hàng tiềm năng, khách hàng mua một lần, khách hàng mua ủng hộ, khách hàng trung thanh,... Sau khi đã phân loại các nhóm khách hàng thì công ty sẽ có những cách phục vụ khác nhau đối với mỗi nhóm, các khách hàng tốt hơn sẽ được cung cấp nhiều lợi ích hơn.
- Những lợi ích công ty cung cấp cho khách hàng:
+ Thành lập câu lạc bộ ở đó chỉ mời những khách hàng trung thành để có thể dễ dàng trao đổi và có những chính sách khuyến mãi ưu đãi hơn.
+ Nhân những dịp như lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, kỷ niệm ngày công ty và khách hàng thiết lập mối quan hệ mua bán nên gửi thiệp và quà chúc mừng đến khách hàng để chứng tỏ sự quan tâm sâu sắc của công ty đối với khách hàng.
+ Nhân dịp công ty được khen thưởng về thành tích xuất sắc trong hoạt động kinh doanh cũng nên mời những khách hàng lớn đến tham dự, qua đó gửi lời cảm ơn đến họ, coi họ là phần không thể thiếu góp phần nên sự thành công của công ty.
+ Công ty có thể dùng những loại quà biếu đơn giản như: áo thun, áo đi mưa, túi xách, mũ, sổ ghi chép,... có in logo của công ty để biếu khách hàng.
+ Hàng năm tổ chức chương trình hội nghị khách hàng nhằm thông báo đến khách hàng qua đó nhằm tìm hiểu những nhu cầu hiện tại và cũng có thể để nghe lời than phiền từ khách hàng. Đây là dịp rất tốt để hai bên có thể trao đổi với nhau một cách thoải mái về nhu cầu cũng như những ý kiến đóng góp.