6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán theo quá trình xử lý thông
thông tin
a. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và dùng để ghi sổ kế toán, vì vậy chứng từ kế toán có tính chất quyết định đến tính trung thực, chính xác, hợp lý và kịp thời của thông
89
tin kế toán. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên kế toán là tổ
chức tốt việc phản ánh, kiểm tra thông tin kế toán trên các mẫu chứng từ kế
toán đã được xây dựng. Mặt khác chứng từ kế toán phải được luân chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lữu trữ theo quy định.
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại bệnh viện Mắt Đà Nẵng, tác giả xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện như sau:
Hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành, bổ sung một số mẫu biểu chứng từ làm căn cứ hạch toán một số đối tượng kế toán phát sinh trong đơn vị. Chẳng hạn trong trường hợp mất, hỏng CCDC, bệnh viện chưa sử dụng mẫu Phiếu báo hỏng, mất CCDC mà chỉ tự báo cáo bằng văn bản tự lập không theo mẫu chế độ quy
định. Vì vậy, để quản lý thống nhất và có căn cứ ghi sổ kế toán, đơn vị cần sử
dụng mẫu Phiếu báo hỏng, mất CCDC (mẫu C22-HD) theo đúng chế độ kế
toán quy định. Hoặc có thể kể thêm một số chứng từ hướng dẫn khác như: Bảng thanh toán phụ cấp phòng mổ, Phiếu đề nghị cấp vật tư, dụng cụ chuyên môn, Phiếu xin sử dụng xe ô tô...Đồng thời, để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ theo quy định các chứng từ hướng dẫn được bổ sung nhất thiết phải có đầy đủ các yếu tố như: tên gọi, số hiệu, ngày tháng năm lập của chứng từ
kế toán, tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân liên quan và nội dung nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đưa vào chứng từ, các đơn vị đo lường cần thiết phản ánh quy mô của nghiệp vụ kinh tế, họ tên và chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế trong bệnh viện.
Đối với các chứng từ được kế toán lập và in ra, như: Phiếu thu (mẫu C30-BB, Phiếu chi (mẫu C31-BB) Phiếu nhập kho (mẫu C20-HD), Phiếu xuất kho (mẫu C21-HD) cần được in đủ số liên quy định, điền đủ các chỉ tiêu theo quy định: như ngày, tháng, năm, số hiệu, TK nợ, có, nội dung chứng từ cần
90
bao quát được toàn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, các chứng từ được dùng làm căn cứ hạch toán sau khi lập và luân chuyển phải
được kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh các yếu tố cần thiết trên chứng từ trước khi ghi sổ kế toán.
Trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán, đơn vị cần tăng cường nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phận kế toán mà chủ yếu là kế toán trưởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu như kiểm tra lần đầu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời các hiện tượng xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách, chế độ về kinh tế
tài chính của bệnh viện. Vì vậy, trong lần kiểm tra này, cần kiểm tra toàn bộ
hồ sơ chứng từ liên quan bao gồm các chứng từ hướng dẫn và chứng từ mệnh lệnh kèm theo. Ngoài ra, đối với một số chứng từ quy mô lớn, cần kiểm soát
đảm bảo tuân thủ các văn bản quy định cụ thể đã được xây dựng như quy chế
chi tiêu nội bộ hay chế độ kế toán, luật kế toán.
Hơn nữa, để giúp cho việc kiểm tra chứng từ kế toán nói chung được thuận lợi và đảm bảo tính chính xác, cần phải xây dựng phương pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay bệnh viện đang sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, việc ghi chép kế toán cũng gần như đồng nghĩa với việc nhập thông tin kinh tế tài chính vào phần mềm. Việc nhập thông tin từ chứng từ kế toán vào máy vi tính cần một yêu cầu là tuyệt đối phải đảm bảo sự chính xác, trung thực và chi tiết. Do đó, cần phân loại và mã hoá chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Đồng thời với việc mã hoá hệ thống chứng từ sẽ giúp cho việc quản lý và kiểm tra thông tin và giúp cho việc bảo vệ và lưu trữ chứng từ trên máy vi tính. Căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ đã được chuẩn hoá, kế toán viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in ngay sau khi nhập,
91
kế toán cần in các bảng kê các chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ
phận có liên quan. Chẳng hạn như với các phiếu thu, phiếu chi, cuối ngày, phải in bảng kê chứng từ loại tiền mặt để đối chiếu với số quỹ của thủ quỹ để
kịp thời phát hiện nhầm lẫn, sai sót.
Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi được chuyển đến phòng kế toán không đảm bảo tính kịp thời và khách quan, bệnh viện cần phân nhiệm rõ ràng và xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển của chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình hoạt
động của đơn vị. Cụ thể như trong trường hợp xuất dùng vật tư thuốc, kết hợp
đồng bộ giải pháp về thiết kế tài khoản chi tiết, các phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ ngay sau khi nghiệp vụ xuất dùng phát sinh.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở các bệnh viên cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Bên cạnh đó, việc lưu trữ chứng từ ở các bệnh viện hiện nay vẫn chưa được khoa học và việc bảo quản vẫn chưa được đảm bảo cho chất lượng của chứng từ, số lượng chứng từ được lưu trữ đến nay đã quá lớn. Vậy các bệnh viện cần phải tiến hành thanh lọc chứng từ kế toán xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải huỷ bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành sửa lại các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu như nhiệt độ, không khí, ánh sáng để giữ cho chất lượng chứng từ được bảo quản.
Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần
92
số chừng từ được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từđưa vào lưu trữ, ví dụ như nguồn NSNN cấp bằng dự toán có các tập chứng từ Giấy rút dự toán ngân sách tiền mặt. Giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản, phiếu thu, phiếu chi,…được kế toán đánh số hiệu và liệt kê sau đó
được kê khai trên Sổ theo dõi chứng từ lưu trữ.
Dự toán NSNN – Giấy rút chuyển khoản từ số… đến số…. Dự toán NSNN - Giấy rút tiền mặt từ số.. đến số …..
Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các cơ quan đơn vị HCSN theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với những đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường hệ thống chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ
thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị sự
nghiệp có thu nói chung và bệnh viện Mắt Đà Nẵng nói riêng đểđáp ứng cho yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp của đơn vị.
Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản và lưu trữ chứng từ trên máy vi tính cũng cần phải thực hiện. Hàng năm, bệnh viên nên lưu trữ toàn bộ
các thông tin của các chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như: Vùng riêng của thiết bị nhớ của máy, đĩa CD-Rom, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Tuy nhiên đểđảm bảo tính chính xác và tránh những rủi ro do vi- rút máy tính gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lưu trữ chứng từ.
b. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Việc vận dụng hợp lý các tài khoản kế toán trong hệ thống kế toán hiện có ý nghĩa to lớn trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động trong đơn vị. Thực tế hiện nay chưa có một hệ thống tài khoản kế
93
viện cần vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số
19/2006/QĐ – BTC sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Ngoài ra, bệnh viện có thể mở thêm một số tài khoản mới đáp ứng yêu cầu quản lý của mình nhưng phải được sự cho phép của Bộ Tài chính.
Bệnh viện cần chủ động chi tiết một số tài khoản đặc biệt là nhóm tài khoản phản ánh vật tư, tài sản nhằm quản lý chi tiết các hoạt động của đơn vị
mình. Nếu bị giới hạn bởi tính đa dạng trong chủng loại vật tư dẫn đến không thể mở tài khoản chi tiết cho từng loại thuốc cụ thể, thì đơn vị có thể thiết kế
tài khoản chi tiết vật tư theo hướng từng nhóm đối tượng sử dụng là các Khoa, phòng. Cụ thể 15211_Vật tư-Thuốc-Khoa Phaco, 15212.Vật tư-Thuốc- Khoa Glocom... Ngay sau khi cấp phát thuốc cho các Khoa, phòng, Bộ phận Dược sẽ chuyển Phiếu xuất kho về phòng kế toán. Phiếu xuất kho sẽ được ghi rõ tên bộ phận sử dụng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm chung Trí Việt. Đồng thời, tại các Khoa, phòng cũng thực hiện thao tác nhập liệu như bình thường. Cuối tháng, bộ phận công nghệ thông tin của đơn vị sẽ hỗ trợ truy xuất dữ liệu nhập, xuất của từng Khoa, phòng và dữ
liệu trên sổ chi tiết của kế toán. Từ đó, vừa có thể thực hiện đối chiếu tay ba giữa báo cáo định kỳ của Dược với số liệu của kế toán và số liệu của Khoa, phòng, vừa có thểđối chiếu số liệu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp của kế toán, góp phần đảm bảo tính chính xác và khách quan của thông tin.
Với việc trích khấu hao đối với TSCĐ của bệnh viện dùng chung cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ cần khắc phục tồn tại hiện nay. Phải tính toán xác định phần trích khấu hao đối với các TSCĐ có nguồn gốc từ ngân sách sử dụng chung cho cả hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ.Từ đó xây dựng hai tài khoản chi tiết cho tài khoản 214 đó là TK 21411_Hao mòn TSCĐ- hoạt động sự nghiệp và 21412_Hao mòn TSCĐ- hoạt động dịch vụ. Ngoài ra, việc xác định tỷ lệ trích khấu hao TSCĐ phụ
94
thuộc vào đặc điểm hoạt động của đơn vị và quan điểm chỉ đạo của Bộ chủ
quản, có thể căn cứ trên giá trị TSCĐ hay tổng thời gian sử dụng TSCĐ cho hoạt động dịch vụ. Đồng thời hạch toán trích khấu hao với loại TSCĐ này, tương ứng với ghi tăng chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi thẳng tăng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp phục vụ cho việc tái đầu tư và phát triển hoạt động đơn vị khuyến khích các bệnh viện trong quá trình sử
dụng TSCĐ cho các hoạt động cung cấp dịch vụ, SXKD thực hiện việc trích khấu hao.
Đối với một số khoản thu như thu dịch vụ cho thuê căng tin… Hiện nay
đơn vịđang sử dụng TK 511 “Các khoản thu” để theo dõi và hạch toán là sai chế độ. Đây là những hoạt động kinh doanh lấy lãi do vậy cần hạch toán lại các khoản thu này vào TK 531 “Thu hoạt động sản xuất kinh doanh” theo
đúng chế độ kế toán quy định và các khoản chi tương ứng phải được hạch toán vào TK 631 cho đúng chế độ.
Bệnh viện cần thực hiện sửa đổi, bổ sung một số tài khoản theo thông tư hướng dẫn, sửa đổi mới nhất, chẳng hạn như TK 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên” hay TK 642 ”Chi phí quản lý chung”...
Xuất phát từ những nguyên tắc kế toán cơ bản, các tồn tại của hệ thống tài khoản, từ sự thay đổi về cơ chế tài chính của cơ quan đơn vị hành chính sự
nghiệp, sự khuyến khích của Nhà nước trong việc chuyển đổi hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập sang hoạt động theo loại hình doanh nghiệp và với quan điểm muốn thống nhất hệ thống tài khoản đối với kế toán Nhà nước, tác giả xin mạnh dạn đề xuất một số sửa đổi bổ sung nhằm hoàn thiện hệ
thống tài khoản như sau:
- Tài khoản loại 1: Do hiện nay theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP cho phép những đơn vị hành chính sự nghiệp được phép mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng hoặc Kho bạc để phản ánh các khoản thu chi của hoạt động dịch
95
vụ. Nên bổ sung chi tiết tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc” thành: TK 1121 “Tiền gửi kho bạc” và TK 1122 ‘Tiền gửi ngân hàng”. Việc bổ sung này nhằm mục đích phục vụ cho việc thống nhất tài khoản giữa các đơn vị và phục vụ cho việc quản lý bởi như hiện nay với TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc” vừa phản ánh cả tài khoản tiền gửi tại Kho bạc vừa phản ánh cả tiền gửi tại ngân hàng về cách hạch toán với 2 loại tiền này là như nhau nhưng về
bản chất của chúng có một số điểm khác nhau: Tiền gửi Kho bạc là những khoản tiền có liên quan đến NSNN không được hưởng lãi, còn tiền gửi Ngân hàng là những khoản gửi có kỳ hạn hoặc không kỳ hạn và được hưởng lãi tiền gửi…
- Với các tài khoản loại 4 - Nguồn kinh phí hoạt động và các tài khoản loại 6 ‘Các khoản chi” nên điều chỉnh theo hướng: Đồng thời với tài khoản loại 4 thì tài khoản loại 6 cũng cần phải chi tiết tương ứng đặc biệt với kinh phí hoạt động của đơn vị. Cụ thể bệnh viện nên đảm bảo sự thống nhất quản lý giữa hệ thống tài khoản loại 4 (Kinh phí hoạt động) và nhóm tài khoản loại 6 (Chi hoạt động) để đảm bảo thực hiện yêu cầu phản ánh đầy đủ chính xác các khoản kinh phí, các khoản thu trong bệnh viện và tất cả các khoản chi hoạt động. Riêng với TK 461 “Nguồn kinh phí hoạt động”, TK 661 “Chi hoạt
động”, bệnh viện nên thiết kế các nhóm tài khoản chi tiết tương ứng với các nguồn kinh phí mà đơn vị hiện có nhằm mục đích quản lý chặt chẽ các hoạt
96
Bảng 3.1. Hoàn thiện Tài khoản nguồn kinh phí hoạt động và Tài khoản chi hoạt động
Số hiệu Tên tài khoản Số hiệu Tên tài khoản
461 Nguồn kinh phí hoạt động 661 Chi hoạt động 4611 Năm trước 6611 Năm trước
46111 Nguồn kinh phí thường xuyên
66111 Chi thường xuyên 461111 Nguồn kinh phí cấp bằng
dự toán
661111 Chi bằng nguồn kinh phí