V. TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG BÁO CÁO
3. Đối với việc áp dụng hệ thống Tài khoản
Tại Tổng công ty Giấy Việt Nam đã sử dụng hầu như là gần hết các Tài khoản mà Nhà nước ban hành, như vậy là đã rất nhiều trong khi đó Tổng công ty còn chi tiết rất nhiều Tài khoản cấp 3 để tiện theo dõi những đối tượng mà cần theo dõi riêng biệt, chi tiết ra. Do việc Tổng công ty đã chi tiết rất nhiều Tài khoản cấp 3 mà còn chi tiết theo từng đối tượng để theo dõi gây cho công tác kế toán tại Tổng công ty không ít khó khăn. Nó tạo nên một số lượng Tài khoản cần quản lý rất lớn. Đôi khi còn tạo ra khó khăn trong công tác theo dõi các đối tượng chi tiết vì nhiều khi không tìm thấy để mà kiểm tra theo dõi. Mặt khác nó còn tạo ra khó khăn trong công tác tổng hợp số liệu. Số liệu từ các đơn vị sự nghiệp, các công ty con, các công ty liên kết, từ chi nhành văn phòng ở phía Nam, văn phòng Tổng công ty ở Hà Nội, từng ấy số liệu mà lại chi tiết rất nhỏ ra, chi tiết từng đối tượng công nợ, chi tiết từng loại tiền, từng loại Ngân hàng mà Tổng công ty gửi tiền vào.. như vậy từng ấy số liệu sẽ tạo cho kế toán tại văn phòng Tổng công ty không ít khó khăn. Và Tổng
công ty còn có rất nhiều sản phẩm do vậy mà các Tài khoản chi tiết gắn với việc tính chi phí giá thành, thành phẩm mà các đơn vị sự nghiệp, các công ty con, các công ty liên kết gửi lên cũng làm các kế toán viên phải đau đầu. Như vậy tổ chức vận dụng hệ thống Tài khoản của Tổng công ty cũng đem lại nhiều hiệu quả trong công tác quản lý nhưng cũng đem lại không ít khó khăn.
4. Đối với việc áp dụng hệ thống sổ sách
Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, ngoài những lợi ích mà hình thức kế toán này đem lại như đã nêu trên thì hình thức kế toán này còn một số hạn chế là công việc ghi sổ kế toán còn trùng lắp, hiệu suất kế toán không cao nhưng nếu ứng dụng máy vi tính trợ giúp công tác kế toán sẽ khắc phục được nhược điểm này. Cũng như hệ thống Tài khoản của Tổng công ty, hệ thống sổ sách của Tổng công ty cũng được chi tiết ra rất nhiều. Ngoài hệ thống sổ sách do Nhà nước ban hành, Tổng công ty còn có hàng loạt các sổ chi tiết như sổ chi tiết Tài khoản 112 (có tới 7 sổ chi tiết), sổ chi tiết công nợ (có rất nhiều sổ chi tiết, chi tiết từng đối tượng công nợ, chi tiết đối tượng công nợ theo loại tiền...), sổ chi tiết Tài khoản 133, sổ chi tiết Tài khoản 333.... còn rất nhiều loại sổ chi tiết nữa, như vậy ở Tổng công ty có rất nhiều loại sổ chi tiết cần theo dõi và quản lý. Do đó rất dễ dẫn đến tình trạng vào sổ nhầm giữa các sổ chi tiết với nhau, ví dụ vào nhầm số liệu giữa các sổ chi tiết của Tài khoản 112. Mặt khác số liệu của các sổ chi tiết nhiều như vậy và số các sổ chi tiết cũng nhiều không kém sẽ gây khó khăn cho công tác tổng hợp số liệu vào sổ Cái, nếu kế toán viên không tập trung thì sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng nhầm số liệu một cách nghiêm trọng và sẽ gây không ít tổn thất cho Tổng công ty. Và số lượng các sổ lớn như vậy sẽ dẫn đến tình trạng mất mát các sổ sách do nhiều loại sổ cần bảo quản quá.
5. Đối với việc áp dụng hệ thống báo cáo
Tổng công ty Giấy Việt Nam là một Tổng công ty lớn, có nhiều đơn vị thành viên nên hệ thống báo cáo ở Tổng công ty cũng tương đối phức tạp. Ngoài các báo cáo bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành, Tổng công ty còn áp dụng một số các báo
cáo theo quyết định của Bộ Công nghiệp. Ngoài ra, Tổng công ty còn sử dụng hàng loạt các báo cáo quản trị để phục vụ cho công tác quản lý, các báo cáo này được lập một cách cụ thể và chi tiết như giá thành theo khoản mục toàn bộ sản phẩm cững như giá thành từng sản phẩm được kê đến từng loại chi phí cụ thể, tình hình công nợ (phải thu, phải trả, tạm ứng, phải trả khác) được kê đến từng đối tượng trong đó còn quan tâm đến đối tượng khó đòi, Bảng kê tình hình sử dụng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được kê đến từng loại tiền để theo dõi cũng như Bảng kê nhập xuất tồn thành phẩm năm được chi tiết cho từng loại sản phẩm và Bảng kê TSCĐ kê đến từng loại TSCĐ cùng với khấu hao...Với việc theo dõi chi tiết từng khoản mục như vậy tạo ra cho Tổng công ty một số lượng lớn các báo cáo kế toán nói chung và báo cáo quản trị nói riêng. Do đó việc bảo quản các báo cáo này cũng có một chút khó khăn. Việc tổng hợp báo cáo để lập báo cáo toàn ngành và kiểm tra số liệu trên báo cáo quyết toán là tương đối phức tạp. Do vậy để đảm bảo việc lập báo cáo kế toán thống nhất, kịp thời và trung thực, các đơn vị thành viên phải lập báo cáo quyết toán từng quý theo mẫu biểu qui định thống nhất toàn ngành và gửi lên văn phòng Tổng công ty, chứ không phải tập hợp theo từng tháng. Như vậy các vấn đề xảy ra ở đầu quý thì đến cuối quý mới được báo cáo lên các cấp quản trị, và như vậy hiệu lực và hiệu quả của các quyết định quản trị sẽ giảm đi một cách đáng kể vì không kịp thời, khi đưa ra quyết định quản trị muộn hơn thì các quyết định đó sẽ không còn giá trị. Như vậy sẽ gây khó khăn cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định quản lý. Làm giảm độ hiệu quả của các quyết định quản trị.