V. TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG BÁO CÁO
1. Hạn chế chung của tổ chức kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Bên cạnh những lợi ích mà Tổng công ty có được trên, công tác kế toán tại Tổng công ty còn bộc lộ một số hạn chế sau:
• Nhìn chung các chương trình kế toán trên máy ở đơn vị chưa có sự hoàn hảo. Việc hạch toán trên máy đã đảm bảo quan hệ ghi chép theo trật tự thời gian và ghi theo hệ thống kết hợp với nhau. Nhưng hạn chế lớn nhất là ở chỗ do lập chương trình kế toán trên máy tính dựa trên hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ,cho nên gây hạn chế nhất định đến thông tin kế toán. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu và thực hiện kế toán trên máy tính. Chương trình kế toán trên máy được thiết kế theo hai hệ thống hạch toán, một hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền VNĐ, một hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Tuy nhiên giữa hai hệ thống không thống nhất được
phương pháp hạch toán. Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền VNĐ được hạch toán theo tỷ giá thực tế công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ trong khi hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ lại hạch toán theo tỷ giá hạch toán trên cơ sở tổng hợp số dư tài khoản từng loại ngoại tệ trên Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo hệ thống hạch toán này. Việc này dẫn đến số liệu tổng hợp trên Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp phục vụ cung cấp thông tin chưa được chính xác, chưa đảm bảo được yêu cầu của kế toán quản trị. Bên cạnh đó việc không thực hiện mã hoá các đối tượng quản lý cũng một phần gây hạn chế tới tiến độ kế toán chung.
•Hệ thống sổ chi tiết tuy được thiết kế dễ hiểu, thuận tiện cho việc ghi chép nhưng không thực hiện chữa sổ theo đúng qui định, vi phạm chế độ ghi sổ kế toán.
• Việc phân công lao động chưa được hợp lý, nghiệp vụ chuyên môn chưa được đồng đều, đặc biệt trình độ sử dụng máy vi tính và nghiệp vụ kế toán máy ở một số nhân viên còn chưa cao làm ảnh hưởng tới tiến độ kế toán chung.
• Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chưa được đầy đủ làm hạn chế tới việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh.
• Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ được tiến hành nhưng chưa được xây dựng thành kế hoạch. Bộ phận kiểm toán nội bộ mới được hình thành chưa phát huy được tính năng , tác dụng của mình.
• Bên cạnh những lợi ích của việc áp dụng kế toán máy vào trong công tác của Tổng công ty, nó còn đem lại một số hạn chế như việc áp dụng máy móc vào trong công tác kế toán sẽ không đảm bảo an toàn trong việc lưu trữ số liệu vì khi máy vi tính bị hỏng hóc thì mọi số liệu trong đó sẽ biến mất. Nhưng muốn an toàn lại phải ghi chép bằng tay, điều đó tốn nhiều thời gian lại tốn công, tốn sức vì vừa làm trên máy lại vừa ghi chép bằng tay. Từ đó đã giảm hiệu quả của công tác kế toán xuống. Bên cạnh đó việc áp dụng kế toán máy cần Tổng công ty đầu tư mua phần mềm kế toán máy cho phù hợp với công tác kế toán tại Tổng công ty, nếu phần mềm kế toán không phù hợp sẽ đem lại hiệu quả ngược lại. Mặt khác việc sử dụng thiết bị trong
công tác kế toán cần đòi hỏi Tổng công ty phải có thêm một hay một vài chuyên gia máy tính để sửa chữa khi có sự cố xảy ra. Như vậy, trong biên chế của Tổng công ty lại thêm một số thành viên, lại làm tăng chi phí tiền lương của Tổng công ty lên.
Không chỉ có những hạn chế chung nêu trên, các phần của hệ thống kế toán của Tổng công ty cũng bộc bạch không ít những hạn chế riêng. Cụ thể như sau: