7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Nội dung kiểm soát thanh toán VĐT XDCB tại KBNN Thanh
Thanh Khê
a. Quy trình kiểm soát
Ý nghĩa các hình trong hình vẽ
* Nhận xét, đánh giá:
- Ưu điểm: quy trình nghiệp vụ kiểm soát thanh toán VĐT XDCB đã được quy định rõ ràng từng nội dung thanh toán, thời hạn kiểm soát thanh toán, hồ sơ thủ tục trong thanh toán được công khai minh bạch đã làm giảm những mập mờ trong xử lý công việc, góp phần đáng kể trong công cuộc cải cách hành chính.
- Hạn chế:
Quy trình luân chuyển chứng từ còn khá rườm rà, chưa thực sự chặt chẽ. Để thanh toán được một khoản chi đầu tư thì thủ tục chứng từ cần phải thực hiện việc luân chuyển theo hai vòng khác nhau, điều này sẽ làm giảm tốc độ luân chuyển chứng từ thanh toán vốn, ảnh hưởng đến quá trình giải ngân vốn cho CĐT.
b. Nội dung các bước kiểm soát thanh toán
b1. Kiểm soát thanh toán theo kế hoạch VĐT XDCB
Đầu năm, Phòng Tài chính - Kế hoạch quận Thanh Khê gửi kế hoạch thanh toán VĐT XDCB đã được UBND quận quyết định phân bổ kế hoạch vốn cho KBNN Thanh Khê. Đây là kế hoạch phân bổ vốn cho từng dự án thuộc nguồn VĐT của NSNN đã đủ điều kiện như quy định. Kho bạc dựa trên những chỉ tiêu kế hoạch được giao này để làm căn cứ cho việc kiểm soát chi VĐT XDCB cho CĐT.
UBND Quận phê duyệt đầu năm, Phòng Tài chính quận nhập kế hoạch vốn đã được phê duyệt vào hệ thống Tabmis (chương trình thanh toán VĐT XDCB của KBNN hiện đang áp dụng trên toàn quốc).
Dưới đây là nội dung của Thông báo kế hoạch VĐT XDCB năm 2013 của Phòng Tài chính - Kế hoạch quận Thanh Khê đối với các công trình do quận làm CĐT, nguồn vốn ngân sách quận Bảng 2.1: Kế hoạch VĐT phát triển thuộc NSNN Quận Thanh Khê năm 2013 ĐVT: triệu đồng STT TÊN DỰ ÁN CÔNG TRÌNH KẾ HOẠCH VỐN NĂM 2013 Nguồn vốn XDCB tập trung 8.000 1.1 Công trình khởi công mới 3.489 1 Mở rộng trường tiểu học Huỳnh Ngọc Huệ 239 2 Cống thoát nước và nền đường Tổ: 7, 9,11, 12,
19, 23 Phường Thanh Khê Tây 830
3 Cống thoát nước và nền đường Tổ: 5, 23
Phường Thanh Khê Đông 730
4 Hệ thống tiếp địa lưới điện chiếu sáng công
cộng năm 2013 750
5 Nhà sinh hoạt cộng đồng tổ dân phố số 24
phường An Khê 480
6 Xây dựng nhà sinh hoạt khu vực Tân An B,
Phường Tân Chính 460
1.2 Nguồn vốn chờ phân bổ 4.510
( Nguồn: Công trình do Quận làm CĐT – Ngân sách Quận)
của cơ quan KBNN sẽ kiểm tra và làm căn cứ chủ yếu để KBNN cấp phát vốn cho đơn vị thụ hưởng khi có đủđiều kiện thanh toán sau này.
* Nhận xét, đánh giá:
- Ưu điểm:
+ Qua kiểm tra bảng phân khai kế hoạch vốn của quận đã nắm bắt được tiến độ triển khai kế hoạch đầu tư của CĐT; nắm được việc phân bổ VĐT theo cơ cấu nền kinh tế cũng như việc ưu tiên cho các công trình trọng điểm của quận, đồng thời hạn chế ngay đối với những dự án chưa đầy đủ thủ tục đầu tư xây dựng...
+ Tiếp nhận kiểm soát chặt chẽ kế hoạch VĐT XDCB, điều hành sử dụng tốt các nguồn vốn đúng mục đích góp phần tăng hiệu quả sử dụng VĐT XDCB; Đảm bảo mức độ an toàn vốn của ngân sách trong thanh toán vốn cho các đơn vị thi công trong trường hợp qua thẩm tra quyết toán có giá trị cắt giảm lớn so với số vốn thực tế thanh toán cho đơn vị thi công
- Hạn chế:
Việc bố trí kế hoạch đầu tư còn dàn trải, dẫn tới nhiều dự án kéo dài thời gian đầu tư. Bên cạnh đó, do CĐT, đơn vịđiều hành dự án lập nhu cầu kế hoạch vốn chưa chính xác, phải thường xuyên điều chỉnh kế hoạch vốn, thông báo vốn dẫn đến giải ngân cho công trình có nhu cầu sử dụng vốn cấp thiết chưa được kịp thời. Do vậy, chậm đưa công trình vào khai thác sử dụng. Đây là một trong những hiện tượng gây lãng phí trong đầu tư xây dựng, đồng thời dẫn đến tình trạng nợ khối lượng XDCB nhiều năm qua chưa được giải quyết dứt điểm.
b.2. Kiểm soát thanh toán tạm ứng
Khi hai bên CĐT, đơn vịđiều hành dự án và đơn vị thi công ký kết hợp đồng, CĐT, đơn vịđiều hành dự án sẽ gửi toàn bộ Hồ sơ ban đầu đến cho cán bộ thanh toán VĐT của Kho bạc để thực hiện thanh toán tạm ứng.
Theo kế hoạch vốn đầu năm nay KBNN Thanh Khê sẽ phải thực hiện cấp phát thanh toán cho 08 công trình với tổng số vốn 8.000.000.000 đồng. Trong đó, công trình Hệ thống tiếp địa lưới điện chiếu sáng công cộng năm 2013 đã hoàn thành và được bàn giao đưa vào sử dụng, với tổng dự toán được phê duyệt 829.028.694 đồng từ nguồn vốn ngân sách quận (nguồn vốn ngân sách tập trung), thời gian thi công (từ ngày 21/7/2013 đến ngày 02/9/2013). Gồm:
- Chi phí xây lắp sau thuế 784.957.744 Đồng - Chi phí QLDA 16.680.352 Đồng - Chi phí tư vấn 22.678.926 Đồng - Chi phí khác 4.711.672 Đồng
Cán bộ thanh toán vốn nhận được bộ Hồ sơ ban đầu từ Ban QLDA Công trình. Căn cứ theo Bảng kế hoạch VĐT XDCB năm 2013 công trình khởi công mới được UBND quận giao chỉ tiêu từ đầu năm với tổng quy mô đầu tư là 829.028.694 đồng.
Cán bộ thanh toán vốn lập Phiếu giao nhận tài liệu, bao gồm các tài liệu như sau:
+ Hồ sơ dự toán thiết kế (lập ngày 10/4/2013)
+ Quyết định phê duyệt quy mô đầu tư (phê duyệt 26/3/2013)
+ Quyết định phê duyệt thiết kế dự toán thi công (phê duyệt 20/6/2013) + Quyết định công nhận đơn vị thi công (đây là công trình chỉ định thầu) (phê duyệt 20/07/2013)
+ Hợp đồng xây lắp (ký kết ngày 21/7/2013)
Sau khi nhận đầy đủ Hồ sơ ban đầu, cán bộ thanh toán tiến hành kiểm soát ngay sự đầy đủ của tài liệu theo quy định; tính hợp pháp, hợp lệ của từng loại tài liệu; sự lô gích về thời gian các văn bản, tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp thì phải thông báo yêu cầu CĐT bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu, bổ sung hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài
liệu chưa hợp pháp, chưa hợp lệ.
Qua kiểm soát hồ sơ ban đầu, cán bộ thanh toán phát hiện CĐT ít quan tâm đến việc kiểm tra hồ sơ, nhiều hồ sơ thiếu tính hợp lệ, không lô gích về mặt thời gian làm cho cán bộ thanh toán phải trảđi trả lại nhiều lần như: thiếu Quyết định phê duyệt quy mô đầu tư, ký hợp đồng xây lắp rồi mới ra Quyết định công nhận đơn vị thi công, nhiều hồ sơ không có Quyết định công nhận đơn vị thi công, thể thức hợp đồng xây lắp không đúng quy định, sai tên hợp đồng…
* Kiểm tra Hồ sơ dự toán thiết kế:
Cán bộ thanh toán vốn sẽ tiến hành kiểm tra trên các bảng: Bảng tổng hợp dự toán; Bảng tiên lượng dự toán; Bảng tổng hợp vật tư. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu với kế hoạch vốn đã được duyệt, kiểm tra hồ sơđã được đã thẩm tra dự toán chưa. Hồ sơ dự toán sẽ là căn cứ để kiểm tra hồ sơ thanh toán khối lượng sau này.
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kinh phí dự toán
Công trình: Hệ thống tiếp địa lưới điện chiếu sáng công cộng năm 2013
STT KHOẢN MỤC CHI PHÍ DIỄN GIẢI NỘI DUNG CP TRƯỚC THUẾ THUẾ GTGT CHI PHÍ SAU THUẾ I Chi phí xây dựng Gxd 713.597.949,28 71.359.794,93 784.957.744,21 II Chi phí QLDA 2,125% x Gxd 15.163.956,42 1.516.395,64 16.680.352,06
III Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng Gtv 20.799.024,38 1.879.902,44 22.678.926,81
1 Chi phí lập hồ sơ dự toán
2,32% x
Gxd x
12% 1.986.656,69 198.665,67 2.185.322,36 2 Chi phí thẩm tra dự toán (Min = 2.000.000 đồng)
0,153% x Gxd 2.000.000,00
- 2.000.000,00
3 Chi phí lập HSMT và đánh giá HSDT 0,303% x Gxd 2.162.201,79 216.220,18 2.378.421,96 4 Chi phí giám sát thi công xây dựng 2,053% x Gxd 14.650.165,90 1.465.016,59 16.115.182,49
IV Chi phí khác 4.620.763,12 90.909,09 4.711.672,21
1 Chi phí thẩm định chọn nhà thầu (Min = 1.000.000
đồng) 0,010% x Gxd 1.000.000,00
- 1.000.000,00
2 Chi phí nghiệm thu bàn giao (tạm tính) 909.090,91 90.909,09 1.000.000,00 3 Chi phí quyết toán 0,38% x Gxd 2.711.672,21
- 2.711.672,21
TỔNG CỘNG (I + II + III + IV) 754.181.693,19 74.847.002,10 829.028.695,29
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kinh phí xây dựng
Công trình: Hệ thống tiếp địa lưới điện chiếu sáng công cộng năm 2013
Stt Khoản mục chi phí Cách tính Giá trị
1 Vật liệu (VL) VL 310.563.850,00
2 Nhân công (NC) 66.543.860 x 2,33 155.047.193,73
3 Máy thi công (MTC) 1.077.408,00 x 1,28 1.379.082,24
4 Trực tiếp phí khác (TT) 2,0% x (VL+NC+MTC) 9.339.802,52
Cộng chi phí trực tiếp (T) (VL+NC+MTC+TT) 476.329.928,48
5 Chi phí chung (C) 5% x T 23.816.496,42
6 Giá thành dự toán xây dựng (Z) T + C 500.146.424,91
7
Thu nhập chịu thuế tính trước
(TL) 5,5% x (Z) 27.508.053,37
8
Chi phí thí nghiệm trước thuế
(TN) (Xem bảng chi tiết) 185.943.471,00
9
Giá trị dự toán xây dựng
trước thuế Gxd = (Z+TL + TN) 713.597.949,28
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) 10% x G 71.359.794,93
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp vật liệu – nhân công – máy thi công
Công trình: Hệ thống tiếp địa lưới điện chiếu sáng công cộng năm 2013
ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
STT DIỄN GIẢI ĐVT SL
Vật liệu Nhân công MTC Vật liệu Nhân công MTC
1 Tiếp địa Rc-1 vị trí 606 338.950,00 51.435,79 1.032,00 205.403.700,00 31.170.089,95 625.392,00
2 Tiếp địa Rc-4 vị trí 73 1.440.550,00 484.572,19 6.192,00 105.160.150,00 35.373.770,02 452.016,00
Bảng 2.5: Dự toán chi tiết
Công trình: Hệ thống tiếp địa lưới điện chiếu sáng công cộng năm 2013 SH.DM Nội dung Đvt Khối lượng Định mức Đơn giá Thành tiền 1 Tiếp địa Rc-1 vị trí 1 A. Vật liệu : 338.950,00
Gia công và mạ dây,
cọc tiếp địa dài 2m kg 12,80 25.500,00 326.400,00 Ecu mạ kẽm cái 1,00 10.000,00 10.000,00 Sơn chống rỉ kg 0,05 51.000,00 2.550,00 B. Nhân công : 51.435,79 BA.20102 Đóng cọc tiếp địa loại cọc 2m Cọc 1 19.788,00 19.788,00 BA.20203 Kéo dây tiếp địa m 2 1.455,00 2.910,00
AB.11512 Đào đất rãnh tiếp địa m3 0,384 46.015,00 17.669,76 AB.13211 Đắp đất rãnh tiếp địa m3 0,384 28.823,00 11.068,03
C. Máy thi công: 1.032,00
BA.20203 Kéo dây tiếp địa m 2 516,00 1.032,00
2 Tiếp địa Rc-4 vị trí 1
A. Vật liệu : 1.440.550,00
Gia công và mạ dây,
cọc tiếp địa dài 2m kg 56,00 25.500,00 1.428.000,00 Ecu mạ kẽm cái 1,00 10.000,00 10.000,00 Sơn chống rỉ kg 0,05 51.000,00 2.550,00 B. Nhân công : 484.572,19 BA.20102 Đóng cọc tiếp địa loại cọc 2m Cọc 4 19.788,00 79.152,00 BA.20203 Kéo dây tiếp địa m 12 1.455,00 17.460,00
AB.11512 Đào đất rãnh tiếp địa m3 5,184 46.015,00 238.541,76 AB.13211 Đắp đất rãnh tiếp địa m3 5,184 28.823,00 149.418,43
C. Máy thi công: 6.192,00
* Kiểm tra số tiền ghi trong Hợp đồng xây lắp và các Quyết định (cả bằng số và bằng chữ):
Tổng dự toán thẩm định (theo Quyết định phê duyệt dự toán)
829.028.694 đồng
- Chi phí xây lắp sau thuế 784.957.744 Đồng - Chi phí QLDA 16.680.352 Đồng - Chi phí tư vấn 22.678.926 Đồng - Chi phí khác 4.711.672 Đồng
Tổng mức đầu tư (theo Quyết định phê duyệt quy mô đầu tư):
829.028.694 đồng
- Chi phí xây lắp sau thuế 784.957.744 Đồng - Chi phí QLDA 16.680.352 Đồng - Chi phí tư vấn 22.678.926 Đồng - Chi phí khác 4.711.672 Đồng Đối chiếu với Hồ sơ dự toán thiết kế: 829.028.694 đồng
- Chi phí xây lắp sau thuế 784.957.744 Đồng - Chi phí QLDA 16.680.352 Đồng - Chi phí tư vấn 22.678.926 Đồng - Chi phí khác 4.711.672 Đồng * Kiểm tra về mặt thời gian:
Thời gian ký kết Hợp đồng xây lắp phải sau thời gian ra Quyết định công nhận đơn vị thi công và QĐ thành lập Ban quản lý công trình.
Ngoài ra kiểm tra thêm một số nội dung khác: số hợp đồng, thời hạn thanh toán, số lần thanh toán, số quyết định chữ ký đầy đủ của cấp có thẩm quyền, con dấu.
Căn cứ vào Giấy chứng nhận cấp mã số công trình của CĐT và số liệu đã được nhập vào hệ thống TABMIS, cán bộ thanh toán kiểm tra đối chiếu lại với kế hoạch vốn ban đầu và tiến hành mở các hạng mục, tiết mục (theo quy
định của chương trình đầu tư cho một dự án): 01: chi phí xây lắp
02: chi phí đền bù 03: chi phí thiết kế
04: chi phí khác (gồm chi phí BQL, chi phí giám sát, chi phí thẩm định thiết kế, chi phí thẩm tra quyết toán)
(căn cứ theo dự toán chi tiết/báo cáo kinh tế kỹ thuật)
* Nhận xét, đánh giá:
- Ưu điểm: Qua kiểm soát hồ sơ ban đầu, nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp thì có phương án thông báo yêu cầu CĐT bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu, bổ sung hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chưa hợp pháp, chưa hợp lệ một cách nhanh chóng.
- Hạn chế:
+ Qua kiểm soát hồ sơ ban đầu, thường thấy CĐT ít quan tâm đến việc kiểm tra hồ sơ, nhiều hồ sơ thiếu tính hợp lệ, không lô gích về mặt thời gian làm cho cán bộ thanh toán phải trả đi trả lại nhiều lần như: thiếu QĐ phê duyệt quy mô đầu tư, ký hợp đồng xây lắp rồi mới ra QĐ công nhận đơn vị thi công, nhiều hồ sơ không có QĐ công nhận đơn vị thi công, thể thức hợp đồng xây lắp không đúng quy định, sai tên hợp đồng… dẫn đến việc thanh toán cho dự án bị chậm trể.
+ CĐT chưa thực sự phát huy hết vai trò, trách nhiệm của mình trong QLDA: Tại điểm 4, Điều 24, mục F, phần II Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17 tháng 06 năm 2011 của Bộ Tài chính về quản lý, thanh toán VĐT và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN : “… Tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lượng công trình và giá trị đề nghị thanh toán; đảm bảo tính chính xác, trung thực, hợp pháp của các số liệu, tài liệu
trong hồ sơ cung cấp cho KBNN và các cơ quan chức năng của Nhà nước.” Như vậy CĐT là người được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng vốn để thực hiện đầu tư theo quy định. Tuy nhiên nhiều khi CĐT không phát huy hết vai trò trách nhiệm của mình đã gây ra những sai sót về thủ tục (thiếu thủ tục hay thủ tục không đủ) phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lần, hoặc quản lý thiếu chặt chẽ làm cho tiến độ thi công chậm.
+ Về mặt chứng từ thanh toán hiện nay gồm quá nhiều loại. Các yếu tố trên chứng từ có nhiều yếu tố mang tính chất trùng lắp, khó nhớ.
Thông báo kết quả kiểm tra và trình lãnh đạo ký duyệt
Sau khi kiểm tra hồ sơ pháp lý, nếu đảm bảo đúng theo quy định, cán bộ thanh toán VĐT thực hiện thông báo kết quả kiểm tra và trình lãnh đạo (phụ trách thanh toán vốn) xem xét, ký duyệt. Quy định về tạm ứng vốn theo tỷ lệ cố định trên GTHĐ, cụ thể: Mức vốn được tạm ứng Hợp đồng GTHĐ Trung ương quy định TP Đà Nẵng quy định
HĐ thi công xây dựng - Dưới 10 tỷ - 10 tỷđến 50 tỷ - Trên 50 tỷ Tối thiểu bằng 20% GTHĐ Tối thiểu bằng 15% GTHĐ Tối thiểu bằng 10% GTHĐ Bằng 20% GTHĐ Bằng 15% GTHĐ Bằng 10% GTHĐ HĐ mua sắm thiết bị Tối thiểu bằng 10% GTHĐ Bằng 10% GTHĐ Hợp đồng tư vấn Tối thiểu bằng 25% GTHĐ Bằng 25% GTHĐ Công việc giải phóng mặt bằng Theo tiến độ thực hiện, theo GTHĐ Theo tiến độ thực hiện trong kế hoạch GPMB Lãnh đạo tiến hành kiểm soát, nếu không sai sót thì ký duyệt vào Thông báo kết quả kiểm tra.
* Nhận xét, đánh giá:
- Ưu điểm:
+ Đảm bảo công tác quản lý VĐT được hiệu quả.
+ Đảm bảo mức độ an toàn vốn của ngân sách trong thanh toán vốn cho các đơn vị thi công trong trường hợp qua thẩm tra quyết toán có giá trị cắt giảm lớn so với số vốn thực tế thanh toán cho đơn vị thi công.