Chương 4: Phong cách đàm phán của người Siagapore
4.5.1. Liên hệ và cuộc họp ban đầu
Hãy liên hệ với đối tác và lên lịch trước khi cuộc họp diễn ra ít nhất hai tuần. Vì đối tác là người Singapore nói chung rất coi trọng vấn đề thời gian nên mọi thứ cần phải rõ ràng và được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Tên Trung Hoa thường theo thứ tự tên tộc trước, tên riêng sau. Tên riêng cũng gồm hai phần, tên dòng họ và tên được đặt. Tuy nhiên, cả hai được đọc hay viết như một tên. Nhiều Người Hoa ở Singapore sử dụng tên của phương Tây. Cho nên đọc được tên của họ có phần rắc rối. Chính vì vậy, nên hỏi họ một cách lịch sự cách đọc chính xác tên của họ hoặc chờ cho đến khi họ tự giới thiệu.
Khi hai bên gặp nhau, việc giới thiệu theo thứ tự rất quan trọng. Như đã nói ở phần trước, người Singapore rất coi trọng thứ bậc và địa vị, chính vì vậy, cần chú ý giới thiệu từ người có địa vị cao hoặc lớn tuổi nhất trước. Đội đàm phán cũng cần phải xếp hàng để các cá nhân quan trọng nhất được giới thiệu đầu tiên. Đối với người Singapore, cúi người là cách chào truyền thống. Tuy nhiên, người nước ngoài đến đàm phán không nhất thiết phải chào như vậy. Thay vì cúi người có thể bắt tay nhau. Nhưng một số người có thể không muốn bắt tay, do đó tốt nhất là nên chờ đợi đối tác của bạn chủ động bắt tay và nên bắt tay nhẹ nhàng trong khoảng mười giây là tối đa. Đàn ông nên chờ phụ nữ bắt tay trước. Vì tính truyền thống, người phụ nữ có thể không muốn bắt tay đàn ông, trong trường hợp này cách tốt nhất là chỉ nên cúi đầu và mỉm cười.
Bước tiếp theo không kém quan trọng là trao danh thiếp. Dưới ảnh hưởng của Anh trong một thời gian dài, người Singapore đã trở nên Tây hóa. Họ trao đổi danh thiếp để hai bên có thể nhớ nhau. Danh thiếp nên in cả hai thứ tiếng vì nhiều người Hoa ở Singapore biết tiếng Anh. Màu vàng là màu ưa chuộng trên danh thiếp đối với người Hoạ. Danh thiếp được trao đổi vào lúc bắt đầu cuộc gặp gỡ, ngay sau khi giới thiệu. Trao nhận danh thiếp nên bằng hai tay. Không bao giờ được dùng tay trái khi trao đổi danh thiếp. Khi nhận danh thiếp, nên đọc nó cẩn thận vì hành động không đọc danh thiếp của đối phương có thể bị cho là coi thường. Tiếp theo, bạn nên để danh thiếp lên bàn ngay trước mặt hoặc trong hộp danh thiếp của mình. Không bao giờ được để danh thiếp trong túi quần sau vì nó thể hiện sự thiếu tôn trọng. Ngoài ra, đừng ghi bất kỳ thứ gì lên danh thiếp ấy.
Bắt đầu cuộc họp, thường sẽ có một vài cuộc nói chuyện nho nhỏ. Điều này giúp những người trong cuộc hiểu nhau hơn. Kinh doanh là một vấn đề quan trọng ở Singapore vì vậy cuộc gặp gỡ đầu tiên thường rất nghiêm chỉnh. Họ có thể rất hài
hước và khi đối đáp lại, bạn cũng cần hài hước một cách nhẹ nhàng, đừng làm quá câu đùa của mình.
Mục đích chính của cuộc gặp gỡ này là để làm quen và xây dựng mối quan hệ. Bạn nên đặt ra những câu hỏi và cũng nên hỏi xem họ có hiểu mình không. Vì họ thích giữ thể diện nên họ sẽ không dễ dàng thừa nhận trước mọi người là họ không hiều những gì bạn nói.
Tài liệu cuộc họp không quá quan trọng miễn là bạn có đưa ra các minh họa hay và dễ hiểu. Tài liệu bằng tiếng Anh chuyển ngữ sang ngôn ngữ khác cũng không cần thiết.
4.5.2.Quá trình đàm phán
Thái độ và phong cách:
Người Singapore thường mong muốn những thỏa hiệp trong dài hạn từ đối tác và sẽ tập trung phần lớn vào những lợi ích lâu dài. Họ cũng muốn duy trì sự thân tình trong quá trình đàm phán, vì vậy không nên quá đặt nặng việc đạt được lợi thế cạnh tranh.Trong quá trình đàm phán có thể nảy sinh những tranh cãi, lúc này bạn cần đưa ra những quyết định dựa trên lập luận logic và tham khảo từ kinh nghiệm trong quá khứ. Thể hiện cam kết của bạn về mối quan hệ giữa hai bên và tránh lặp đi lặp lại những lý lẽ hay lập luận vì điều này có thể khiến tình hình tệ hơn. Hãy kiên nhẫn và sáng suốt. Mặc dù mối quan hệ cá nhân đóng vai trò lớn nhưng chỉ đề cập tới mối quan hệ này thôi là chưa đủ để giải quyết mâu thuẫn. Trong các trường hợp nghiêm trọng, hãy nhờ người môi giới, người ban đầu đã giới thiệu bạn với đối tác.
Tốc độ đàm phán:
Hãy giảm tốc độ và kéo dài cuộc đàm phán vì những việc như xây dựng mối quan hệ, tổng hợp thông tin, trả giá và ra quyết định cần thời gian cụ thể. Đồng thời, phải kiên nhẫn, kiềm chế cảm xúc và chấp nhận những trì hoãn có thể xảy ra.
Nếu đối tác ngừng lại, hãy cẩn thận xem xét hành động đó nghĩa là họ đang đánh giá sự thay đổi hay là họ không còn muốn làm việc với bạn nữa. Vì người Singapore là những người rất kiên nhẫn và kiên định nên trong quá trình đàm phán, nếu họ trở nên im lặng thì đó là chuyện bình thường. Đừng gây áp lực thời gian với họ
để nhanh chóng đạt được thỏa thuận. Thay vào đó, việc sự dụng các chiến thuật như đưa ra tối hậu thư, đe dọa hay cảnh báo sẽ có tác dụng hơn. Những nhà kinh doanh từ Âu Mỹ thường không chịu được điều này, họ cần sự nhanh chóng và xác định rõ họ phải chờ trong bao lâu nên họ thường mắc sai lầm khi cố thúc đẩy mọi thứ phải nhanh lên. Một lần nữa, hãy chắc rằng bạn phải kiên nhẫn và kiên nhẫn.
Trả giá:
Người Á châu nói chung rất thích trả giá. Riêng người Hoa có thể nói là một bậc thầy trong lĩnh vực này. Họ có rất nhiều chiêu thức trả giá. Giá có thể tăng hơn 40% từ khi bắt đầu đến khi thỏa thuận xong. Cho nên, hãy cân nhắc kỹ trong quá trình trả giá và thương thảo với họ về mỗi quyết định của mình.
Người Singapore thích phong cách đàm phán thẳng thắn. Họ ít khi lừa lọc, giả dối, gửi các thông điệp giả, giả vờ không vụ lợi trong suốt thương vụ hoặc nhượng bộ một chiều,…Do đó, bạn cũng không nên lừa dối hay làm mất mặt đối tác của mình, điều này sẽ gây thiệt hại lớn trong quan hệ giữa hai bên.
Với văn hóa hướng đến các mối quan hệ, những nhà đàm phán nơi đây thường dùng chiến thuật thiên về tình cảm như là trả giá gay gắt, gửi thư, cố làm cho bạn cảm thấy tội lỗi, làm bộ nhăn nhó hoặc là làm bạn mủi long. Nhưng bạn hãy cảnh giác khi sử dụng chiến thuật tương tự đối với họ vì có thể nếu không khéo, bạn lại làm họ mất mặt và gây hại cho vị thế đàm phán của mình.
Ra quyết định:
Tôn trọng thứ bậc là văn hóa lâu đời của người Singapore, bạn nên hiểu điều này. Cho nên việc bất đồng ý kiến hay phản bác người lớn tuổi là không chấp nhận được. Bên cạnh đó, chỉ khi cả nhóm nhất trí, họ mới ra quyết định. Có thể người Tây phương cho rằng cach làm này thật rắc rối vì không biết được ai là người đứng đầu của tổ chức nhưng đây là sự thật ở Singapore. Quyết định chỉ được thông qua với sự nhất trí của các cổ đông liên quan sau khi đã bàn bạc kỹ lưỡng. Quá trình này có thể kéo dài và đòi hỏi sự kiên nhẫn- mà điều này thì người Singapore không thiếu. Vì vậy, để có thể gây ảnh hưởng tới quyết định đàm phán, bạn phải gây dựng mối quan hệ mật thiết với các cổ đông.
Thỏa thuận và hợp đồng:
Đối với người Singapore, hợp đồng được ký kết chủ yếu dựa trên những cam kết giữa các bên hơn là dựa trên văn bản. Họ thường nhờ đến những nhà chiêm tinh để chọn ngày lành tháng tốt cho công việc làm ăn của mình, cho nên họ có thể trì hoãn việc ký kết cho tới khi ngày lành ấy đến.
Quyền lợi hợp pháp của bạn thường được đảm bảo. Tốt nhất là bạn nên tham vấn các chuyên gia địa phương trước khi ký hợp đồng. Bên cạnh đó, hãy lấy bằng sáng chế hay giấy đăng ký cho sản phẩm của mình ở Singapore để tránh tình trạng nhái hàng. Tuy nhiên, bạn đừng mang theo luật sư đến bàn đàm phán vì đó có thể là hành động cho thấy bạn không tin tưởng đối tác.
