Trong doanh nghiệp xây lắp, vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành trên thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ. Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (khoảng 70% – 75% tổng giá trị công trình). Do vậy việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định đúng đắn giá thành xây lắp công trình.
Các loại chi phí NVLTT ở xí nghiệp bao gồm:
*/Các loại NVL chính như: xi măng, sắt thép, gạch, đá… */Các loại NVL phụ như: sơn, đinh, dây thép buộc…
*/Các loại vật liệu khác như: bê tông đúc sẵn, vỉ kèo lắp sẵn, các thiết bị xây dựng đi kèm như thiết bị vệ sinh, các thiết bị chiếu sáng…
Ở Chi nhánh công ty cổ phần xây lắp và sản xuất công nghiệp - Xí nghiệp xây lắp 3 áp dụng kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và xác định giá NVL xuất kho là giá thực tế đích danh, nghĩa là Xí nghiệp nhập theo giá nào thì cũng xuất theo giá đó.
Các tài khoản được sử dụng để hạch toán NVL ở xí nghiệp bao gồm: TK 152, TK 621, TK 111, TK 112, TK 331… và một số TK liên quan khác.
Do địa điểm các công trình thi công của Chi nhánh công ty cổ phần xây lắp và sản xuất công nghiệp-Xí nghiệp xây lắp 3 phân tán, ở cách xa nhau nên để thuận tiện cho việc thi công các công trình, tránh việc vận chuyển tốn kém, Xí nghiệp đã tổ chức các kho vật liệu tại các chân công trình, việc nhập-xuất vật liệu phục vụ cho việc thi công các công trình diễn ra tại đó. Để có thể quản lý chặt chẽ vật tư, Xí nghiệp đã khoán các phần việc, các công trình, hạng mục công trình cho từng đội xây dựng, đội sẽ chủ động mua vật tư, sử dụng vật tư, đội công trình sử dụng vật tư đến đâu thì mua đến đó để tránh tình trạng ứ đọng vật tư và cung ứng vật tư không hợp lý.
trình sẽ tiến hành nhập kho và ghi vào thẻ kho sau đó bộ phận thống kê sẽ thống kê số liệu, kế toán đội sẽ tiến hành ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên và phải được ký duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc Xí nghiệp.
Phòng kỹ thuật căn cứ vào tình hình sản xuất và sử dụng vật tư sẽ lập giấy đề nghị xuất kho. Sau khi được Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt kế toán đội lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên và phải đầy đủ chữ ký của người liên quan. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành cho xuất kho vật tư và ghi vào thẻ kho. Sau đó thủ kho tập hợp và chuyển phiếu xuất kho cho kế toán đội để ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, nhân viên thống kê và nhân viên kế toán đội lập bảng kê nhập vật tư và bảng kê xuất vật tư, có kèm theo các hoá đơn chứng từ liên quan. Sau đó lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư cho từng công trình. Chứng từ và các bảng kê được chuyển về phòng kế toán Xí nghiệp theo định kỳ. Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chúng, tiến hành định khoản và phản ánh vào các sổ sách kế toán.
Do đặc điểm của công trình xây lắp có rất nhiều vật tư cần sử dụng nên dưới đây em xin lấy ví dụ mua một loại nguyên vật liệu chính phục vụ cho quá trình thi công công trình là Thép, trong đó gồm có Thép D10 và Thép D14. Tương ứng là Hoá đơn Giá trị gia tăng và Phiếu nhập kho của hai loại Thép này.