giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.
2. Những kỹ năng cơ bản trong điều hành công sở.2.1. Kế hoạch hóa công việc. 2.1. Kế hoạch hóa công việc.
Kế hoạch là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo cho những hoạt động đó được thực hiện liên tục, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
Ý nghĩa của việc lập kế hoạch công tác.
- Là hoạt động cần thiết và tiến hành thường xuyên trong mọi tổ chức. - Giúp cơ quan, tổ chức chủ động trong công việc.
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
- Giúp cho hoạt động của từng cán bộ, công chức được cụ thể, rõ ràng và luôn chủ động. - Là cơ sở để đánh giá hoạt động của cơ quan, đơn vị và cá nhân.
2.2. Thiết kế và phân công công việc.
Thiết kế công việc là phân chia các loại công việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý.
Yêu cầu của thiết kế công việc.
- Phù hợp với mục tiêu của công sở và của từng đơn vị thực hiện công việc được đề ra. - Nội dung công việc phải rõ ràng.
- Mỗi công việc được thiết kế phải có ý nghĩa đối với toàn bộ nhiệm vụ chung của cơ quan, công sở.
- Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ, công chức khi giải quyết công việc. - Tạo được khả năng hợp tác khi giải quyết công việc.
- Có khả năng kiểm tra công việc một cách thuận lợi.
Các phương pháp thiết kế công việc.
- Thiết kế công việc theo dây chuyền. - Thiết kế công việc theo nhóm.
- Thiết kế công việc theo từng cá nhân.
Phân công công việc.
Cơ sở phân công công việc: Vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan, công sở; Khối lượng và tính chất của công việc; Số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức.
Nguyên tắc phân công: Đảm bảo tính thích ứng giữa chức trách và năng lực của nhân viên; Đảm bảo tính liên quan và phụ thuộc lẫn nhau giữa các cá nhân và đơn vị trong thực hiện nhiệm vụ; Có tiêu chuẩn thích hợp cho mọi loại hoạt động; Thúc đẩy việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của từng nhân viên.
Các kiểu phân công công việc: Phân công theo các lĩnh vực được chuyên môn hóa; Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể; Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ, công chức; Phân công theo nhóm; Phân công theo địa bàn hoạt động.
2.3. Tổ chức và điều hành cuộc họp.
Họp là một hình thức hành chính của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Ý nghĩa của tổ chức cuộc họp.
- Huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của nhân viên.
- Phát huy và thực hiện nền dân chủ XHCN.
- Tăng cường trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong công sở. - Truyền đạt trực tiếp các QĐ quản lý đến người thực hiện.
Nội dung tổ chức cuộc họp.
- Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp. - Tiến hành cuộc họp.
- Kết thúc cuộc họp.
- Giải quyết các vấn đề sau họp.
2.4. Phối hợp trong quản lý.
- Là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ hợp tác lẫn nhau giữa các cán bộ, công chức, các cơ quan nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong QLNN.
- Các dạng phối hợp: dọc, ngang, ma trận; phối hợp nội bộ (trong), phối hợp trong ngoài.
2.5. Kiểm soát công việc.
- Kiểm soát là một quá trình xem xét, đánh giá các hoạt động của cá nhân, nhóm hay cả tổ chức nhằm từng bước củng cố, hoàn thiện tổ chức theo yêu cầu QL.
- Kiểm soát là một biện pháp tất yếu của quá trình tổ chức điều hành hoạt động của các công sở. - Kiểm soát công việc là một trong các chức năng của hoạt động quản lý.
Ý nghĩa của kiểm soát công việc.
- Liên kết tất cả yếu tố trong công sở nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ của công sở. - Đảm bảo thực hiện mục tiêu đặt ra.
- Cần kiểm soát thì uỷ quyền mới có hiệu quả cao.
- Kiểm soát không chỉ là yêu cầu của nhà quản lý, mà nó còn là yêu cầu khách quan của đối tượng quản lý.
Các nội dung kiểm soát.
- Kiểm soát nhân sự
- Kiểm soát thông tin - Kiểm soát tài chính