- Các cán bộ ‘‘một cửa’’ phải vững chuyên môn, am hiểu pháp luật về lĩnh vực mình được phân công phụ trách. Do đó họ phải thường xuyên nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật các kiến thức, kỹ năng cần thiết đáp ứng yêu cầu công việc. Cần kiện toàn, bố trí sắp xếp cán bộ có năng lực, trình độ chuyên môn tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận “Một cửa”. Có 05 lĩnh vực tiếp nhận hồ sơ: Lĩnh vực tư pháp – hộ tịch (Chứng thực bản sao từ bản chính tiếng nước ngoài; Chứng thực chữ ký của người dịch; Thay đổi cải chính hộ tịch, Xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; Cấp lại bản chính giấy khai sinh; Cấp bản sao từ sổ gốc hộ tịch); Lĩnh vực đăng ký kinh doanh; Cấp giấy phép xây dựng; Lĩnh vực đất đai; Lĩnh vực Lao động – Thương binh xã hội); đảm bảo bố trí cán bộ công chức đúng chuyên môn nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận này, vì nếu kiểm duyệt chặt chẽ từ đầu vào hồ sơ sẽ giúp các khâu xử lý tiếp theo được thuận lợi và hiệu quả, giảm được thời gian chờ đợi của công dân, cũng như thời gian thẩm định hồ sơ của các phòng, ban chuyên môn có liên quan, không còn tình trạng hồ sơ trả lại bổ sung nhiều lần gây bức xúc cho cá nhân và tổ chức.
- Đội ngũ cán bộ ‘‘một cửa’’ là những người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với công dân và tổ chức trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính. Do đó, bên cạnh việc có trình độ chuyên môn họ cần có ý thức trách nhiệm cao và phẩm chất đạo đức tốt trong quá trình thực thi công vị. Vì vậy cần:
+ Ban hành những quy định để cán bộ “Một cửa” nghiêm túc bảo đảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính từ khi chính thức tiếp nhận hồ sơ đến khi trả kết quả cuối cùng cho người dân và doanh nghiệp không sớm hơn và cũng không chậm hơn thời gian quy định đã được Chủ tịch UBND thành phố ký ban hành và niêm yết công khai tại Bộ phận “Một cửa”, tại Cổng thông tin điện tử của thành phố. Vì nếu hồ sơ trả không đúng thời gian quy định của thủ tục hành chính sẽ dễ
dẫn đến tiêu cực trong giải quyết hồ sơ như việc đưa phong bì, hoặc nhờ các mối quan hệ thân quen để chạy chọt.
+ Quy định văn hóa công sở, tiêu chuẩn đánh giá cán bộ công chức bằng các tiêu chí cụ thể, rõ ràng, định tính gắn liền với việc công khai các quy định, quy chế làm việc, nội quy của cơ quan, trách nhiệm của cán bộ công chức, trách nhiệm của công dân, tổ chức khi đến giao dịch tại bộ phận “một cửa”.
Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp trên sẽ làm cho hoạt động của bộ phận “một cửa” thực sự có hiệu quả. Thể hiện ở chỗ:
Thứ nhất, giảm phiền hà cho dân, giảm thời gian đi lại nhiều lần khi đến giải quyết thủ tục hành chính. Người dân có thể gọi điện thoại, tra cứu thông tin trên internet để biết tiến độ giải quyết hồ sơ, thủ tục của mình. Cơ chế quản lý, giải quyết thủ tục hành chính của Nhà nước cũng đã có sự chuyển biến quan trọng từ mệnh lệnh cửa quyền sang phục vụ người dân. Bảo đảm yêu cầu phục vụ người dân, lấy lợi ích của người dân làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của chính quyền cơ sở
Thứ hai, các cán bộ, công chức bộ phận “một cửa” và các phòng, ban có liên quan thực thi nhiệm vụ có ý thức và trách nhiệm hơn; làm việc văn minh, khoa học, hiệu quả hơn, phục vụ nhân dân tốt hơn. Tình trạng chậm trễ, quá hạn, tồn đọng hồ sơ cũng từng bước được khắc phục, vì phải tuân thủ các bước, quy trình qua phần mềm máy vi tính có kết nối internet. Đặc biệt là thông qua quy trình “một cửa” hiện đại như hiện nay, lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các phòng, ban sẽ giám sát trực tiếp được hoạt động của bộ phận này, và theo dõi được bước giải quyết của từng quy trình, thủ tục hành chính. Nhận thức về công tác CCHC của cán bộ, công chức nói chung được nâng cao; tinh thần, thái độ, trách nhiệm của cán bộ công chức tại bộ phận “Một cửa” từ thành phố đến các phường, xã trong phục vụ công dân và tổ chức được thực hiện tốt theo đúng quy định.
Thứ ba, phân định trách nhiệm của các phòng, ban, đơn vị có liên quan trong việc thực hiện các hồ sơ hành chính tại bộ phận “một cửa”. Do đó, nâng cao được
trách nhiệm, sự phối hợp của các phòng ban chuyên môn, khắc phục tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, đổ lỗi cho nhau trong thực hiện công việc. Xác định cụ thể công việc, trách nhiệm, thời gian tác nghiệp của từng bộ phận, cá nhân trong quy trình; bảo đảm quy trình luân chuyển, xử lý hồ sơ theo hướng nhanh gọn, kịp thời cho nhân dân, đúng thủ tục quy định. Do đó cán bộ làm công tác tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính phải không ngừng tự nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, trách nhiệm công việc, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, khả năng giao tiếp… để đáp ứng với yêu cầu đổi mới của thực tiễn công tác cải cách hành chính của thành phố.
Thứ ba, Cơ sở vật chất, trang thiết bị, nơi làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính được đầu tư, tăng cường, nâng cao hiệu quả phục vụ tổ chức và công dân. Một trong những nét mới mang tính ưu việt trong mô hình “một cửa” tại UBND thành phố theo các giải pháp đề xuất hiện nay chính là việc áp dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc. Chỉ cần vài cái nhấp chuột trên máy tính, người dân có thể biết tình trạng hồ sơ của mình, có thể tải về các biểu mẫu cần thiết để tự kê khai, không mất nhiều thời gian phải đến trực tiếp chờ đợi lấy biểu mẫu, hoặc xếp hàng chờ cán bộ hướng dẫn. Đồng thời, lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các phòng, ban chuyên môn dễ dàng theo dõi, kiểm soát tiến độ giải quyết công việc tại bộ phận “Một cửa” để kịp thời chỉ đạo, điều hành, cũng như xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm. Điều này không chỉ tạo điều kiện để đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ứng dụng thành thạo công nghệ tin học, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, mà mô hình này còn giúp người dân tìm hiểu và làm quen với cách giải quyết thủ tục hành chính khoa học và hiệu quả, giảm nhiều thời gian đi lại của tổ chức và doanh nghiệp.
Thứ tư, đem lại hiệu quả xã hội một cách rõ rệt. Hiệu quả hoạt động của bộ phận “Một cửa” góp phần tăng sự hài lòng của các tầng lớp dân cư của thành phố với chính quyền. Điều này có ý nghĩa to lớn, phù hợp với lòng dân, khẳng định được chính sách vì dân của thành phố, tạo tâm lý phấn khởi tin tưởng vào chế độ, chính quyền trong tầng lớp nhân dân, đồng thời tạo sức lan tỏa rộng trong công tác
tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, góp phần thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, quốc phòng- an ninh trên địa bàn thành phố.
3. Kiến nghị
Để thực hiện tốt các nội dung giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận “Một cửa” tại UBND thành phố Thái Nguyên, tôi đề xuất một số nội dung sau:
- Đề nghị lãnh đạo thành phố tiếp tục cho chủ trương đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tại bộ phận “Một cửa”, nhất là việc hoàn thiện xây dựng quy trình, đăng tải, công bố công khai dịch vụ hành chính công trực tuyến mức độ 3, 4 trên Cổng Thông tin điện tử thành phố và thực hiện tại bộ phận “Một cửa”, Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính, tiến tới thực hiện chữ ký điện tử, Chính quyền điện tử;
- Đầu tư, nâng cấp hệ thống máy chủ, đường truyền; đào tạo, bồi dưỡng, củng cố bộ phận quản trị mạng để kiểm soát quy trình xử lý qua mạng và các vấn đề khác có liên quan; tiếp tục bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học của đội ngũ cán bộ, công chức của Bộ phận thường trực Công nghệ thông tin; có chế độ chính sách phù hợp đối với đội ngũ quản trị mạng để thu hút, giữ chân cán bộ quản trị mạng. Có như thế sẽ góp phần quan trọng giúp nâng cao hiệu quả tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố, đóng góp tích cực vào công cuộc cải cách hành chính của thành phố.
- Đề nghị Lãnh đạo Phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, phòng Tài Nguyên và Môi trường, phòng Tài chính – Kế hoạch, phòng Lao động Thương binh xã hội, phòng Quản lý đô thị phối hợp cùng với Văn phòng HĐND&UBND thành phố tiếp tục rà soát các thủ tục hành chính do UBND tỉnh đã ban hành cho cấp huyện và cấp xã để kịp thời cập nhật, tham mưu bổ sung, sửa đổi, thay thế cho phù hợp với tình hình thực tế.