Bên cạnh những thành công đạt được là những hạn chế của công tytrong công tác quản trị khoản phải thu. Tuy đây không phải là những hạn chế quá lớn gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh nhưng nó có tác động không nhỏ đến quá trình thu hồi vốn của công ty.
Công ty đã có sự quan tâm nhất định đến các khoản nợ khó đòi như lên danh sách các khoản phải thu, phân loại nợ, đế ra các biện pháp thu hồi nợ…tuy nhiên còn khá thụ động. Việc công ty chưa xây dựng được chính sách tín dụng hoàn chỉnh và mang tính bắt buộc sẽ tạo các nguy cơ rủi ro trong kinh doanh. Dù có mối quan hệ với khách hàng tốt đẹp đến đâu, đối tác có vững mạnh tài chính và có uy tín nhưng không thể đảm bảo trong tương lai mối quan hệ hợp tác này bị đổ vỡ, tất nhiên không thể dựa mãi váo sự tin tưởng trong kinh doanh được.
Công tác thực thi chính sách tín dụng chưa được quan tâm đúng mức khi bản thân chính sách tín dụng không rõ ràng. Việc thực thi chưa được áp dụng đúng với nhiều đối tượng và phù hợp với điều kiện môi trường. Không có cơ chế giám sát hay kiểm tra việc thực hiện chính sách tín dụng để đảm bảo được thực thi nghiêm túc.
Công ty cũng gặp phải những khó khăn trong công tác phòng ngừa rủi ro đối với khoản phải thu. Trong những năm qua, với sự biến động chung của cả nền kinh tế ngành xây dựng cũng tránh khỏ những ảnh hưởng đặc biệt là trong công tác thu hồi nợ, các công trình hoàn thành đúng thời hạn tuy nhiên việc hoàn tất thủ tục để nghiệm thu hoàn toàn công trình mất nhiều thời gian và tốn kém khá nhiều chi phí cho việc đi lại thu hồi công nợ.
2.4.2.2. Nguyên nhân
- Công trình mà công tư làm chủ thầu chủ yếu là các công trình thuộc dự án của Nhà Nước, thủ tục để nghiệm thu toàn bộ công trình cũng tương đối phức tạp và mất thời gian vì vậy giá trị khoản phải thu của công ty bị tồn đọng trong một khoảng thời gian khá dài để hoàn tất các thủ tục thanh toán. Ngoài ra đối vơi các công trình nhận ngoài của các hộ gia đình hay tổ chức tư nhân, có xảy ra trường hợp khách hàng không có thiện chí thanh toán tiền đúng hạn, cố ý không hoàn trả các khoản nợ. Chính vì vậy đã làm cho công ty mất nhiều thời gian, nhân lực, vật lực để thu hồi các khoản nợ n nựày. Đôi khi phải miễn cưỡng bỏ qua do không có cách nào thu hồi nợ. Đây chính là những nguyên nhân thuộc về rủi ro đạo đức.
bên chủ đầu tư (bên nợ) cố tình dây dưa, tự ý thay đổi thiết kế, thủ tục hành chính quá phức tạp, lập dự toán không chính xác làm cho khoản đầu tư phát sinh thêm lớn cho nên kho bạn Nhà Nước không duyệt chi…chính những nguyên nhân này làm cho công trình không thể nghiệm thu được, do đó nhà đầu tư không thể giải ngân được.
- Do chủ đầu tư thực hiện quản lý đầu tư và xây dựng yếu kém, có nhiều dự án chưa đủ thủ tục đầu tư, chưa được phân bổ vốn vẫn triển khai thực hiện xây dựng với hy vọng cứ làm rồi rồi sẽ được hoàn tất thủ tục và cấp vốn. Có những chủ đầu tư lập dự toán mà không tính đầy đủ các hạng mục, các chi phí cần thiết, khi thực hiện quá nhiều chi phí phát sinh, làm quá mức vốn đầu tư được duyệt, nhưng lại không được bổ sung, điều chỉnh cấp vốn. Vì vậy nhiều công trình công ty nhận thầu phải chờ việc trong khi hàng ngày vẫn phải trả lương hàng chuch triệu đồng cho các chuyên gia, kỹ sư và nhân viên, ngoài ra còn có các chi phí khác.
- Với đặc thù của ngành xây dựng thì việc cắt xén vật liệu, rút ruột công trình, tự ý thay đổi tiêu chuẩn kỹ thuật làm cho công trình kém chất lượng không đủ điều kiện để được chủ đầu tư nghiệm thu là không tránh khỏi. Công ty cũng đã gặp phải một số trường hợp như trên, chính vì vậy việc sửa chữa, khắc phục hậu quả nhiều lần, thời gian thi công kéo dài.Các khoản phải thu từ các công trình này đã trở thành khoản nợ khó đòi khó có thể giải quyết, và công ty chịu tổn thất không nhỏ từ các công trình này.
- Vào một số thời điểm do thiếu việc làm nên khi có công trình mặc dù chưa đủ thục tục, công ty vẫn nhận thầu công trình. Mặt khác do công ty thiếu thông tin về các chủ đầu tư, về khả năng huy động vốn của chủ đầu tư, hoàn tất hồ sơ thanh toán khối lượng chậm và không đúng quy định dẫn đến tình trạng nợ nần dây dưa kéo dài, khó giải quyết.
- Mặt khác công ty còn chưa chú trọng xây dựng, đào tạo một đội ngũ cán bộ đòi nợ mang tính chất chuyên nghiệp, chưa phân tích, chưa đánh giá khả năng thanh toán của chủ đầu tư. Chưa có bộ phận chuyên trách để phân tích khách hàng, cho nên công ty thường bị thụ động trong việc kiểm soát thanh toán, phụ thuộc rất lớn vào thiện chí hay việc giải quyết các thủ tục nhanh chóng từ phía các cơ quan Nhà nước đối với các công trình công.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VỀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XẤY LẮP SỐ 34 HÀ TĨNH
TỚI
Trong thời gian tới cạnh tranh trên thị trường toàn ngành xây dựng hứa hẹn sẽ ngày càng sôi động và gay gắt hơn sau 1 thời gian trầm lắng.Các đối thủ cạnh tranh xuất hiện ngày càng nhiều không chỉ có các công ty trong tỉnh mà các cả các công ty lớn trên toàn quốc. Vì vậy đặt ra cho Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp 34 Hà Tĩnh nhiều cơ hội và thách thức khi muốn tiếp tục giữvững vị trí của mình trong ngành xây dựng của toản tỉnh. Sau hơn 10 năm hoạt động công ty có cơ hội thuận lợi trong việc tiếp thu được nhiều kinh nghiệm trong tổ chức quản lý và kinh doanh. Đặc biệt là vấn đề nghiên cứu hồ sơ dự thầu và áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật.
Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng nhanh chóng lan rộng ra toàn cầu, Việt Nam là một trong những nước đứng đầu về ứng dụng các khoa học công nghệ vì vậy nếu công ty không quan tâm đến vấn đề hiện đại hóa và đưa các công nghệ mới vào khai thác, giảm khoảng cách về trình độ quản lý thì việc hội nhập với khu vực và thế giới sẽ đem đến những nguy cơ giảm sức cạnh tranh của công ty. Điều đó đòi hỏi công ty cần cập nhật các phần mềm trong quản lý cũng như các thiết bị hiện đại trong quá trình hoạt động sản xuất để đạt được hiệu quả cao.
Ngoài ra những công trình hay dự án lớn công ty không đủ vốn và nguồn lực để đảm bảo thời hạn thi công, công ty có thể hợp tác với các công ty khác cùng ngành để giải quyết những khó khăn, nhận được sự trợ giúp kịp thời cũng như học hỏi các kinh nghiệm từ các đối tác.
Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cần có những kế hoạch cụ thể, phân tích kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng để đưa ra mức giá khi tham gia dự thầu. Để làm được điều này công ty phải có đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên ngành cũng như những trải nghiệm thực tế để đưa ra những phương án hợp lý cho từng dự án mà công ty tham gia.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHÁI THU TẠI CÔNG TY
3.2.1. Giải pháp về chính sách tín dụng
Công ty cần tiếp tục bám sát các chính sách tín dụng hiên có, tùy theo điều kiện môi trường kinh doanh để xây dựng chính sách tín dụng linh hoạt về thời hạn bán chịu
tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu. Ví dụ như chú ý các điều khoản trong hợp đồng như điều khoản tín dụng, chiết khấu, phương thức thanh toán của hợp đồng để tạo được sự thoải mái, hấp dẫn khách hàng nhưng phải có sự chặt chẽ trong hợp đồng nhằm giảm thiểu các rủi ro không đáng có. Công ty cũng có thể chủ động sử dụng các dịch vụ theo dõi nợ độc lập của các công ty tư vấn, dịch vụ thu hồi nợ của các tổ chức tín dụng…
3.2.2 Giải pháp về phòng ngừa và xử lý nợ khó đòi
Công ty cần cố gắng hạn chế các chi phí không cần thiết, tùy tình hình công ty có thể tham khảo một số biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái như: hoán đổi lãi suất, quyền chọn tỷ giá, bảo hiểm tín dụng, .... với mức phí hợp lý.
Chú ý hơn nữa công tác thực thi chính sách tín dụng, đảm bảo đúng đối tượng, đúng quy trình nghiệp vụ tránh sai sót. Nếu thực hiện tốt công tác này cũng góp phần hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp sau này.
Nâng cap chất lượng thẩm định thông tin về khách hàng thường xuyên theo dõi tình hình tài chính đối tác. Nếu phát hiện có dấu hiệu bất thường sẽ có biện pháp xử lý kịp thời.
3.2.3. Giải pháp về lãnh đạo tổ chức quản trị khoản phải thu và tăng cườngđào tạo nghiệp vụ quản lý nợ và phân tích tín dụng thương mại đào tạo nghiệp vụ quản lý nợ và phân tích tín dụng thương mại
Đảm bảo phân công rõ ràng, bố trí nhân sự hợp lý cho việc đôn đốc, theo dõi thu hồi nợ trên cơ sở dựa vào nguồn nhân lực hiện có. Tiến hành đào tạo kiến thức chuyên môn cho nhân sự, bổ sung nhân sự mới kịp thời khi cần thiết. Cần phải tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban với phòng tài vụ đặc biệt là bộ phận kế toán để đưa ra những quyết định chính xác nhất.
Công ty cần phải nhận thấy rằng chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý tài chính là nhân tố bậc nhất trong hệ thống kiểm soát nợ hay thương mại của mình. Trên thực tế, các quan hệ tín dụng thương mại giữa các DN với nhau ngày càng trở nên đa dạng, tạo thành chuỗi xích và có ảnh hưởng không chỉ đối với bản thân công ty mà còn đối với cả nền kinh tế. Việc mất khả năng thanh toán của nhiều DN có thể gây ra những hậu quả nghiêm trong, thậm chí gây ra phản ứng dây chuyền phá sản. Hiện nay một số DN vẫn chưa quan tâm thích đáng đến công tác quản lý nợ, xem đây chỉ là một góc nhỏ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Chính vì thế công ty cần chú trọng việc
cần phải huấn luyện các kỹ năng chuyên môn về quản lý nợ, các kỹ năng đánh giá, phân loại nợ, kỹ thuật xử lý nợ,…cho các cán bộ quản lý nợ.
Bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch thi công rõ ràng, cụ thể với khách hàng và cố gắng hoàn tất công trình với khách hàng. Sau đó chuyển các chứng từ gốc cho bộ phận kế toán có thể tiến hành làm các hồ sơ thanh toán và đòi nợ nhanh nhất.
Ban giám đốc căn cứ vào hồ sơ được đệ trình từ bộ phận kế toán để xét duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh toán cho từng khách hàng. Đề ra các chính sách động viên nhân viên thích hợp để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ. Một trong các giải pháp có thể mang lại hiệu quả tốt nhất là chính sách trả lương theo phần trăm số tiền thu được từ khách hàng với điều kiện không được trễ hạn thanh toán.
3.2.4. Giải pháp về xây dựng hệ thống kiểm soát nợ có tính chuyên nghiệp.
Xây dựng hệ thống là vấn đề mà Giám đốc và ban quản lý của Doanh nghiệp cần phải chú trọng. Điều cần thiết là các DN nên xem xét áp dụng các kỹ thuật phân tích và kiểm soát nợ. Nên áp dụng kỹ thuật phân loại khách hàng và xếp hạng tín dụng, theo đó mỗi khách hàng sẽ được xếp hạng theo mức độ rủi ro dựa trên các tiêu chí như chỉ số thanh toán hiện hành, chỉ số khả năng thanh toán nhanh, hệ số nợ , lợi nhuận… Căn cứ vào kết quả xếp hạng, bộ phận tín dụng sẽ xây dựng chính sách bán chịu, xác định hạn mức tín dụng và điều khoản thanh toán tương ứng với từng khách hàng. Đốivới các DN ngành xây dựng thì thời giant hi công tương đối dài, do đó công ty cần thận trong và cố gắng thương lượng với từng khách hàng bằng cách chia nhỏ các giai đoạn thanh toán.Ngoài ra trong hoạt động kinh doanh, DN cũng cần chú ý đến việc đánh giá khách hàng bởi vì khách hàng có thành công hôm qua có thể có vấn đề tín dụng của hôm nay và thất bại trong kinh doanh ngày mai. Do đó công ty cần phải luôn chú ý phát hiện nhứng dấu hiệu cảnh báo nguy hiểm để có hướng xử lý kịp thời. Đề nghị mẫu phiếu thoe dõi khách hàng cho phù hợp với thực trạng hoạt động của công ty.Ngoài ra công ty cần tăng cường áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nợ, sử dụng các phần mềm chuyên dụng theo dõi nợ và nối mạng thông tin để trao đổi thông tin về khả năng thanh toán của khách hàng, từ đó có phản ứng kịp thời. Bộ phận tín dụng của DN cần phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ và nên đánh giá ình hình thanh toán của khách hàng theo các chu kỳ hàng tuần hay hàng tháng.
đánh giá khách hàng, đề xuất ban giám đốc duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh toán. Theo dõi nợ phải thu theo từng công trình cụ thể, theo từng loại khách hàng (tư nhân hay các tổ chức Nhà nước..). Còn bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch thi công rõ ràng, cụ thêt với khách hàng và cố gắng hoàn tất công trình theo đúng tiến độ hoặc càng sớm càng tốt và nhanh chóng ký biên bản nghiệm thu công trình với khách hàng. Sau đó chuyển các chứng từ gốc cho bộ phận kế toán để có thể tiến hành làm các hồ sơ thanh toán và đòi nợ nhanh nhất.
Nghiên cứu đề tài “Quản trị khoản phải thu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây
lắp 34 Hà Tĩnh” làm nổi bật các vấn đề sau:
- Tình trạng khoản phải thu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp 34 Hà Tĩnhtrong giai đoạn hiện nay 2016-2018.
- Đưa ra các giải pháp, mô hình để xử lý dứt điểm các khoản phải thu tồn đọng nhằm giúp công ty lành mạnh hóa tình hình tài chính.
- Giúp công ty hiểu rõ hơn các khái niệm về quản trị các khoản phải thu, xếp hạng doanh nghiệp, phân loại các khoản nợ…từ đó xây dựng chính sách nợ thích hợp nhằm gia tăng năng lực cạnh tranh của công ty trong ngành.
- Giúp công ty thấy rõ tầm quan trọng của việc quản khoản phải thu, nguyên nhân các khoản phải thu quá hạn và các công cụ để quản trị nợ phải thu hiệu quả nhất.
Khoản phải thu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản và nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của công ty. Việc quản lý khoản phải thu thế nào cho hiệu quả là một vấn đề quan trọng, là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các DN hiện nay. Bài viết trên đây là sự tìm hiểu hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp 34 Hà Tĩnh nói chung, công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng mà tôi thu nhâp được trong quá trình thực tập. Công tác này tại Công ty có những ưu điểm và còn những tồn tại, bài viết cũng trình bày những ý kiến đề xuất nhằm cho công tác tính giá thành được hoàn thiện hơn, có thể phần nào giúp doanh nghiệp quản trị tốt hơn về chi phí và giá thành trong giai đoạn hiện nay.
Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Liên Hương và các cô, các chị