4. Kết cấu, nội dung đề tài
4.1.3. Các công việc văn phòng tại PGD Kim Liên
a. Photo tài liệu, biểu mục dùng các hoạt động huy động vốn của cá nhân và
doanh nghiệp Mô tả:
Trước khi được giao photo chứng từ, tôi kiểm tra kỹ chứng từ, phân loại để vào các túi ClearBag riêng biệt đối với từng loại. Sau đó tôi xác định chứng từ cần photo có mấy mặt, cần photo bao nhiêu bản. Có 2 cách để photo:
Đặt chứng từ vào ngăn nằm trên nắp máy photo (lưu ý phải gỡ hết kim bấm), chỉnh cho chứng từ ngay ngắn sau đó chọn trên màn hình khổ giấy cần photo (A4), chọn một mặt hay hai mặt. Sau đó nhấn nút “Start”.
Mở nắp máy photo, đặt úp mặt chứng từ cần photo tiếp xúc với mặt kính, đóng nắp máy. Sau đó, chọn khổ giấy, chọn một mặt hay hai mặt rồi nhấn “Start”. Nếu chọn hai mặt thì sau khi máy đã quét mặt trước, mở nắp, úp mặt kia lại, nhấn “Start” lần hai. Kinh nghiệm:
Biết cách sử dụng máy photo Richo với chức năng in từ cả hệ thống máy tính được kết nối trong phòng. Đôi khi máy cũng xảy ra trục trặc (kẹt giấy, làm nhàu nát chứng từ…) nên đối với những chứng từ là giấy mỏng thì không nên chọn cách photo thứ nhất mà nên chọn cách thứ hai để an toàn hơn.
Khi photo nhiều chứng từ sẽ dễ bị nhầm lẫn nên cần chú ý sắp xếp rõ ràng cẩn thận để tránh sai sót (có thể lật úp những chứng từ đã photo rồi).
b. Sử dụng máy Scan gửi văn bảo.
Mô tả: đặt bản cần Scan lên máy scan, sau đó có thể dùng một trong 2 cách: 30
Mở chương trình “Máy Scan” trên máy vi tính lên.
Nhân trực tiếp nút Scan trên máy và máy sẽ Scan ngay lập tức.
Quay ngược và lật úp mặt chứng từ vào khay, sắp xếp cho ngay ngắn. Nhấn nút “Scan” trên màn hình vi tính, lưu file đã scan.
Kinh nghiệm: Biết sử dụng máy scan.
Lưu ý cần để chứng từ thẳng (canh sát lề trái hoặc lề phải) để scan lên chứng từ sẽ đẹp hơn.
Đôi khi chứng từ bị máy scan cuốn vào làm nhàu nát thì phải tắt nguồn của máy ngay, nhẹ nhàng cẩn thận kéo chứng từ ra sau đó vuốt cho chứng từ thẳng hoặc photo lại trước khi scan tiếp tục.
Đối với những chứng từ là giấy mỏng thì ta cũng nên photo ra trước rồi mới scan để tránh làm rách chứng từ quan trọng.
c. Sử dụng máy Fax
Mô tả:
Đặt chứng nằm ngang, ngửa mặt chữ cần fax lên trên. Sau đó, nhấn số điện thoại của công ty cần fax rồi nhấn “Start”. Đợi đến khi nghe tín hiệu phát ra từ máy thì chứng từ đó đã fax thành
Kinh nghiệm:
Cũng như photo và scan thì khi fax cũng cần chú ý để chứng từ ngay bàn. Nên kiểm tra số fax cẩn thận trước khi fax để tránh nhầm với số điện thoại
Mỗi khi fax chứng từ cần phải in “Report” ra để dễ dàng trong việc theo dõi và quản lý những chứng từ đã được fax đi.