II.1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Thanh Nam.
Như phần trên đã nêu ( Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam) việc bán hàng của Công ty Thanh Nam chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điện. Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên.
Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn.
Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đường về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng được lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) :
Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán.
ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lương và giá trị.
Ví dụ:
Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2002.
Giữa Công ty Thanh Nam và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ chưa thuế (thuế VAT 10%) .
Theo như hợp đồng ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty Thanh Nam theo hình thức tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán như sau:
Nợ TK 632: 46 227 615đ Có Tk 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ
Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phaỉ thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho người bán”. Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên.
Cũng trong ngày 5/1/2002 Công ty nhận được tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế toán công nợ ghi định khoản:
Nợ TK 1111: 62 586 000đ
Biểu số 2 Hoá đơn ( GTGT)
Liên 3: (Dùng để thanh toán)
Ngày 5 tháng 1 năm 2002 N0 081774 Đơn vị bán hàng : Công Ty Thương Mại Thanh Nam
Địa chỉ: 267 - chùa bộc – hà nội Điện thoại: 5634688. MS: 0100954306-1
Họ, tên người mua:…… Đơn vị: Công Ty VIEXAD Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ – HN
Hình thức TT: CK . MS: 010018007
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy photo ricoh FT5840 Kèm:+ Mực, từ + DevelopmentUnit Chiếc Bộ Chiếc 01 01 01 56 896 364 56 896 364 Cộng tiền hàng: 56 896 364 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 5 689
636
Tổng cộng tiền thanh toán: 62 586 000đ
Số tiền viế bằng chữ: Sáu hai triệu năm trăm tám sáu ngàn đồng chẵn ./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu số 5 Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng"
Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002
Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh
Ngày Số đ/ư PS Nợ PS Có
02/1 HĐ 81772 Bán máy type 3 ( Chị Nga ) 131 110 000 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 ( Chị Ngọc ) 131 120 000 05/1 HĐ 81774 Bán máy photo ricoh FT5840,
kèm mực, từ (CôNG TY VINEXAD) 131 56 896 364 08/1 HĐ 81775 Bán máyđóngsáchDSBN0 (Nguyễn Ngọc Thắng) 131 1 600 000
10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 ( Chi
Cục Thuế Hà Tây ) 131 1 322 182 ……. ……….. ……… …… ……….. ……. 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 450l ( Công Ty Siêu Thanh HN) 131 29 336 460 Cộng phát sinh 1 509 749 916 1 509 749 916 Số dư cuối kỳ 0 Lập, Ngày....Tháng....Năm .... Người ghi sổ
ã Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ.
Theo phương thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho người giao hàng( thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn.
Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636 đ( chưa
VAT) kèm mega data. printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản:
Nợ TK 632: 3 839 400đ
Có TK 156: 3 839 400đ
Và kế toán công nợ lập định khoản:
Nợ TK131: 4 734 000đ
Có TK 511: 4 303 636đ
Có TK 33311: 430 364đ
Tới ngày 17/1/2002 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi:
Nợ TK : 1111 4 734 000đ
Có TK: 131 4 734 000đ
ã Tiêu thụ theo phương thức gửi qua đường bưu điện .
Phương thức này thường phát sinh với những khách hàng buôn hay bạn hàng quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Trong trường hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ Chi Minh, TP Đã Nẵng… Ví dụ như: Công ty Lập Thanh, Công ty Đông Phú.
Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Theo như thường lệ Công ty Thanh Nam sẽ viết hoá đơn ( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty Đông Phú, việc chuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh. Hàng sẽ được đóng hộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty Đông Phú.
Về hình thức thanh toán: Công ty Đông Phú sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ máy FT 5640 kế toán hàng hoá lập định khoản sau:
Nợ TK 632: 35 312 420đ
Có TK 156: 35 314 420đ
Đồng thời kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 39 974 000đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 511: 36 340 000đ
Có TK 33311: 3 634 000đ
Khi phát sinh một nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn ( GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn ( GTGT) sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng được ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế ( GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào.
Cụ thể: Vào ngày31/1/2002 để phục vụ cho công việc quyết toán thuế GTGT kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra như sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT). Biểu số 6, 7, 8.
Việc tiêu thụ hàng hoá cuả Công ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với người mua được chính xác, kế toán Công ty Thanh Nam đã sử dụng TK 131 – “ Phải thu của khách hàng” để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131.
Biểu số 7 cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - tự do - hạnh phúc
***********
tờ khai thuế giá trị gia tăng
Tháng 1 Năm 2002
(Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở: công ty thương mại thanh nam
Địa chỉ: 267 chùa bộc – TP Hà Nội
Đơn vị tính: đồng VN
STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa
thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 3 4 1 2 a b c d 3 4 5 Hàng hoá dịch vụ bán ra
Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT Hàng hoá xuất khẩu thuế xuất( 0%) Hàng hoá dịch vụ thuế xuất(5%) Hàng hoá dịch vụ thuế xuất(10%) Hàng hoá dịch vụ thuế xuất( 20%) Hàng hoá dịch vụ mua vào
Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào
Thuế GTGT được khấu trừ
1 509 749 916 150 820 340 1 509 749 916 150 820 340 100 704 694 9 915 818 1 709 045 222 140 904 522 1 345 586 869 108 102 907 108 102 907 Mã số: 0100954306 - 1
6 7 a b 8 9 10
Thuế GTGT phải nộp( + ) hoặc thoái( - ) trong kỳ(
Tiền thuế 2-5)
Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua
Nộp thiếu
Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ
Thuế GTGT đã nộp trong tháng
Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng
Thuế GTGT phải nộp tháng này
42 717 433
32 975 418 32 975 286 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
42 717 565
Số tiền thuế phải nộp (Ghi bằng chữ) : Bốn mười hai triệu bảy trăm mười bảy ngàn, năm trăm sáu
năm đồng.
Xin cam đoan số liệu trên đây là đúng, nếu sai tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Hà Nội, ngày 5 tháng2 năm 2002
Biểu số 8 Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng
Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002
STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt SL Tiền vốn Doanh thu
1 DUNIT Deverlopmen Unit Cái 1.0 6 403 000 6 474 000
2 FAXRICOH 570 Máy fax ricoh 570 Cái 2.0 4 494 028 7 592 000
3 FAXRICOH 580 Máy fax ricoh 580 Cái 2.0 5 617 535
4 FT4615 Máy photo FT 4615 Cái 9.0 134 858 133 152 468 955
5 FT5632 Máy phot FT 5632 Cái 7.0 221 973 761 228 125 673
6 FT5640 Máy photo FT 5640 Cái 1.0 35 312 420 36 340 000
7 FT5840 Máy photo FT 5840 Cái 1.0 46 227 651 56 896 364
8 FT7950 Máy photo FT 7950 Cái 1.0 112 036 678 188 890 000
9 LBP800 Máyin laser LBP800
Canon
Cái 1.0 3 839 400 4 303 636
No 11 MUC320 Mực photo 320 ống 20 4 291 014 4 800 000 12 MUC810 Mực photo 810 ống 29 35 945 21238 077 000 .... ... Tổng cộng: 1 345 145 7591 509 749 916 Ngày.... Tháng.... Năm ...
II.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thanh Nam.
II.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá:
Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá kế toán sử dụng TK5111.
Tài khoản 511 được chia làm 3 tiểu khoản như sau:
TK 5111: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá.
TK 5112: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm.
TK 5113: Doanh thu của dich vụ .
Để theo dõi doanh thu tiêu thụ thì kế toán Công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản.
Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu tiêu thụ không bao gồm thuế VAT.
Ví dụ : Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 5, 9, 10. Số liệu tổng hợp của sổ cái TK511 sẽ được sử dụng để xác địng kết quả kinh doanh trong tháng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
II.2.2. Kế toán giá vốn hàng hoá .
Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng
đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá trung bình = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho + Lượng thực tế nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ
Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình
Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã tiêu thụ được dùng đẻ xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty Thanh Nam còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng hoá .
Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Trong đó giá vốn hàng bán là: 35312420đ Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 : 35312420
Có TK 156 : 35312420
vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. Kết cấu của các sổ này được thể hiện qua biểu sau:
Biểu số 9: Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có
02/1 HD81772 Bán máy type 3 ( Chị Nga ) 156 298 416 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 1551 422 150 05/1 HĐ 81774 Bán máy FT 5840 Cty VINEXAD 156 52 630 651 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSB (N N Thắng) 156 3 219 900 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 (