I. Đặc điểm tình hình chung của Công ty TNHH Thương Mại Thanh
I.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam
Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại , dịch vụ… theo đúng pháp luật của Nhà nước và theo đúng hướng dẫn của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội nhằm đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.
Để thực hiện được nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp đồng XNK với các bạn hàng nước ngoài nhằm cung cấp cho nhau những tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, những loại máy móc hiện đại đang được thị trường thế giới ưa chuộng.
Là một Công ty TNHH nên Công ty Thanh Nam có quyền tự mình sử dụng vốn, sử dụng sao cho có hiệu quả để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình. Ngoài ra, Công ty có quyền huy động và phân phối vốn ở nhiều nguồn khác nhau. Phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của Nhà nước, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội, thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép đăng ký kinh doanh, kinh doanh theo đúng mục đích thành lập của Công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh.
Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Trực tiếp nhập khẩu và uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng như bột mực linh kiện máy móc thiết bị văn phòng, máy văn phòng.
- Tổ chức gia công đóng gói các loại mực photo, mực máy in, máy fax…..
- Bán buôn , bán lẻ các mặt hàng thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
- Tổ chức dịch vụ sửa chữa các loại máy móc thiết bị dùng cho văn phòng
* Phương thức tiêu thụ hàng ở Công ty Thanh Nam:
Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn vì vậy việc tiêu thu hàng hoá được hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thu như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điện
I.3.1. Bán buôn
Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn( GTGT) , MS 01- GTKT - 3LL. Hoá đơn
được lập thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng.
Khi kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi TM và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho một liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất .
Cân đối với phiếu xuất kho kế toán cũng ghi ba liên . Liên một lưu tại cuống , liên hai giao cho thủ kho giữ , liên ba dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường .
Trong phương thức bán buôn có hai hình thức:
Bán buôn qua kho : theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc.
Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến cảng hoặc sân bay để nhận hàng sau đó làm thủ tục nhận hàng, khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé liên hai và ba giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có HĐ GTGT cho người mua ( không qua kho ). Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, TM, ngân phiếu hoặc chuyển khoản.