CHƯƠNG 4: HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA BIG DATA PHỤC VỤ LOGISTICS VÀ THỰC TRẠNG Ở VN
4.1.4 Hệ thống quản lý kho hàng (WMS)
WMS được nói tới như một hệ thống quản lý điều hành dịch vụ kho hàng, nhất là cho các công ty 3PL. Không có quy định bắt buộc áp dụng nhưng theo thông lệ thì các công ty cung cấp dịch vụ logistics và phân phối chắc chắn phải trang bị hệ thống này. Các chức năng chính của WMS gồm có:
- Tiếp nhận yêu cầu (nhận yêu cầu dịch vụ, hỗ trợ báo giá) - Xử lý đơn hàng (khi có đơn hàng chuyển tới từ khách hàng)
- Quản lý hoạt động trong kho (nhận hàng, cất trữ, soạn hàng, xuất hàng) - Quản lý dự trữ (dự trữ an toàn, bổ sung hàng hóa, kiểm kê, …)
- Bảo đảm chất lượng (quản lý chất lượng, kiểm tra, thử nghiệm, …) - Bảo trì sản phẩm (duy trì tình trạng chất lượng theo yêu cầu)
- Kế hoạch vận tải (chất xếp, vận tải, giao hàng)
- Dịch vụ khách hàng (đáp ứng các yêu cầu của khách thuê dịch vụ) - Kế toán - hóa đơn (kế toán chi phí, xuất hóa đơn cho nhiều khách hàng) - Quản lý an ninh (liên kết với các hệ thống bảo vệ, phòng ngừa sự cố) - Quản lý hành chính - nhân sự (phân công lao động, tiền tiền lương, …) - Các chức năng cài đặt hệ thống (theo yêu cầu dịch vụ)
- Báo cáo, phân tích (năng suất lao động, hiệu suất khai thác, hiệu quả) - Các chức năng mở - bổ sung cho dịch vụ cộng thêm khác.
Ngoài việc đảm bảo các chức năng trên, WMS còn phải kết nối tốt với các hệ thống khác, đặc biệt là hệ thống quản lý nguồn lực (ERP) của khách hàng, cho phép quản lý nhiều kho tại nhiều nước khác nhau để hỗ trợ các chiến lược phân phối khu vực hay toàn cầu. Các WMS thế hệ mới còn phải kết nối với hệ thống điều hành kho (WCS), thường là tự động hóa với các hệ thống điều khiển lập trình được (PLC), nhúng kèm phần trí tuệ nhân tạo thay cho các quy trình quản lý tiêu chuẩn truyền thống.
Nguồn cung cấp các WMS như trên tại Việt Nam là rất hạn chế. Các công ty phần mềm trong nước đa số chưa hiểu rõ tính năng yêu cầu, mô hình kinh doanh của công ty dịch vụ logistics, lực lượng hỗ trợ kỹ thuật thiếu kinh nghiệm. Các công ty logistics đa quốc gia thường có hệ thống đã cài đặt tại nhiều nước và tiếp tục nhân lên khi vào Việt Nam. Với các công ty trong nước, chỉ có các công ty lớn chuyên làm kho phân phối
như tại một số đơn vị thành viên Tổng Công ty Tân Cảng đang chuyển đổi mô hình từ ICD thành trung tâm phân phối xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp Gemadept Logistics, VINAFCO, U&I, TBS, Transimex, Sotrans đang phát triển các ứng dụng WMS. Các doanh nghiệp này thường gặp phải khó khăn khi phát triển ứng dụng này, mua sản phẩm của nước ngoài là một trong các lựa chọn phổ biến, tuy nhiên quá trình cài đặt và đưa vào vận hành gặp nhiều khó khăn, khâu kết nối trong nội bộ và với khách hàng đều cần có giải pháp tốt hơn. Hầu hết các công ty nhỏ làm kho bãi chưa có hệ thống quản lý tốt, tỷ lệ có WMS ước tính chưa tới 10%.