- Hằng ngày, kế toán căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra tính hợp lệ để ghi vào sổ Nhật ký chung.. Đồng thời, sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết quỹ tiền mặt
- Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiền hành ghi vào sổ Cái của tài khoản: TK 111- Tiền mặt, để theo dõi.
- Cuối tháng, đối chiếu số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ Cái tài khoản tiền mặt. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ Cái, kế toán tiến hành cộng sổ Cái để lập bảng Cân đối số phát sinh, làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính
- Phiếu thu tiền mặt:
+Phiếu thu tiền mặt dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ là căn cứ để thủ quỹ thu tiền ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản thu tiền mặt nhập quỹ đều phải có phiếu thu.
+ Phương pháp lập phiếu thu: phiếu thu phải được đóng thành quyển, và ghi số thứ tự từng quyển ở ngoài bìa để tiện cho việc đối chiếu , kiểm tra và lưu trữ. Số thứ tự của phiếu thu được đánh số liên tục trong một quyển và trong một năm để tránh việc ghi trùng. Trên phiếu thu cần ghi rõ họ tên , địa chỉ người nộp tiền hoặc bộ phận công tác trong doanh nghiệp, ghi đồng thời cả số tiền bằng số và bằng chữ khớp với nhau.
+ Người lập phiếu thu : kế toán công nợ lập phiếu thu thành 3 liên với nội dung giống nhau. Liên 1 lưu tại quyển phiếu thu (tại cuống) ; liên 2 : giao cho người nộp tiền giữ; liên 3 : thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ , cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo giao cho kế toán để ghi sổ kế toán.