Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chƣơng trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán của đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án các đơn vị lựa chọn phải đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của Hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhƣng phải đảm bảo in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Trình tự ghi sổ:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết liên quan
(2) Cuối tháng ( hoặc thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo các thông tin nhập trong kỳ. Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra.
Thực hiện thao tác in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng (năm), sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Ưu điểm: kế toán trên máy tính có thiết kế hệ thống luân chuyển chứng từ và tổ chức
sổ với đầy đủ hình thức kế toán. Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành mà công việc kế toán thực hiện thông qua kế toán máy đƣợc kịp thời, đơn giản. Thông tin chỉ cần cung cấp một lần nguồn vào chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách có liên quan đều đƣợc thể hiện đầy đủ và đúng đắn, giảm tải cho kế toán tổng hợp khối lƣợng khổng lồ bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển...Ngăn chặn sự sai sót, chênh lệch thông tin các phần hành...
Nhược điểm: trong phạm vi cho phép, phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi
sổ kế toán, không thiết kế đƣợc mẫu hoàn toàn y hệt làm bằng tay nhƣng luôn đảm bảo in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
26