3. Phương pháp nghiên cứu
1.2.4.Môi trường bên trong
1.2.4.1 Quản trị nguồn nhân lực
- Công tác đào tạo:
Cán bộ công nhân viên công ty sẽ có cơ hội công ty cử đi học các khóa đào tạo tập huấn hoặc trợ cấp một phần học phí, hoặc cán bộ nhân viên tự đăng kí khóa học ngắn hạn ngoài giờ làm việc để lấy các chứng chỉ … Ngoài ra, còn có các cán bộ công nhân viên được công ty tạo điều kiện đi học thêm các lớp đại học ngoài giờ làm việc.
- Công tác tuyển dụng:
Khi công ty có nhu cầu về nhân sự sẽ tuyển dụng, người tuyển dụng sẽ được phỏng vấn và chấm hồ sơ nhằm xác định năng lực có phù hợp với công việc hay không. Tùy theo từng vị trí cụ thể mà công ty có những yêu cầu bắt buộc riêng, song tất cả các chức năng đều phải đáp ứng các nhu cầu cơ bản như trình độ chuyên môn cơ bản, nhiệt tình, ham học hỏi…Đối với các vị trí quan trọng, yêu cầu càng khắt khe hơn về kinh nghiệm, khả năng phân tích. Đặc biệt, công ty cũng tạo điều kiện để sinh viên có cơ hội thực tập, qua đó kiểm tra năng lực và nếu làm tốt sẽ được giữ lại làm việc lâu dài. Sinh viên các trường kinh tế, các trường về xây dựng đã và đang được tạo cơ hội ở công ty.
- Chế độ lương thưởng:
Chế độ lương thưởng khá phức tạp, phụ thuộc và do nhiều yếu tố trong bảng quy chế lương, và phụ thuộc là do các yếu tố: chức vụ, kinh nghiệm, hiệu quả công việc, trình độ chuyên môn và hệ số trách nhiệm. Có thể nói yếu tố hiệu quả công việc và kinh nghiệm là các yếu tố chính đánh giá chế độ lương thưởng. Nhìn chung, mức lương còn khá thấp, đối với các chức vụ giám đốc và trưởng phòng, lương từ 7 triệu đến 12 triệu, các chức vụ khác cao nhất là 8 triệu (số liệu 2011) Ngoài ra, công ty còn có các chế độ phụ cấp cho giám sát thi công công trình, công tác phí, làm việc ngoài giờ quy định, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ bệnh, thai sản và trợ cấp đào tạo. Quỹ khen thưởng của công ty phụ thuộc vào quyết định của giám đốc và tình hình tài chính của công ty.
1.2.4.2 Phát triển công nghệ
Đặc điểm của ngành tư vấn thiết kế là sử dụng nhiều đến các phần mềm đồ họa vi tính và tính toán, cho nên công ty không có bộ phận phát triển công nghệ mà chỉ đầu tư cho lĩnh vực này bằng cách công ty đã mua về nhiều phần mềm để sử dụng như:
MDW- phần mềm tính toán móng đơn, AutoCard để thực hiện đồ hoạ, PKPM-VNBC là phần mềm tự động hoá thiết kế kết cấu công trình bê tông cốt thép, đặc biệt chuyên dụng cho nhà cao tầng, theo tiêu chuẩn Việt Nam...Hệ thống phần mềm của công ty nói chung đáp ứng được đầy đủ nhu cầu về chuyên môn cho các nhà thiết kế.
1.2.4.3. Các hệ thống thông tin
Công ty bố trí lao động, giao quyền chủ động có kết hợp kiểm tra đôn đốc giúp từng bộ phận hoạt động hiệu quả hơn. Ngay khi trúng thầu, công ty lập tức kí hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư. Sau đó, căn cứ vào năng lực, chức năng của từng bộ phận để giao kế hoạch cụ thể, triển khai kế hoạch rộng khắp và đồng đều trên toàn công ty. Tại mỗi bộ phận lại tổng kết kết quả hàng kì về khối lượng công việc và mức độ hoàn thành của mỗi một hợp đồng xây dựng.
Công ty luôn cập nhật khá đầy đủ về 3 loại thông tin chủ yếu: - Môi trường vĩ mô: nhân khẩu học, lối sống, kinh tế, công nghệ…
- Môi trường tác nghiệp: thông tin khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh... - Môi trường công ty: doanh số, các đơn đặt hàng, chi phí…
Thông tin về vĩ mô có thông tin về nhân khẩu học là quan trọng nhất vì nó giúp công ty nhìn thấy tốc độ xây dựng theo nhịp độ tăng hay những tụ điểm quan trọng. Từ đó tạo điều kiện cho công ty khai thác về khách hàng tại vùng đó cũng như những nhà đầu tư vào các công trình như đường xá, cầu cống…
- Thông tin kinh tế cho công ty thấy được tốc độ tăng trưởng của vùng, tích luỹ kinh tế…
- Thông tin về đối tác hết sức quan trọng trong tình hình cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Nhìn chung quản lí thông tin của doanh nghiệp khá tốt, mô hình thông tin là cầu nối giữa những gì doanh nghiệp cần biết với những gì khả thi về mặt kinh tế.
1.2.4.4. Công tác hoạch định chiến lược
Công ty chưa có công tác hoạch định chiến lược dài hạn chỉ dừng lại ở mức lập phương hướng hoạt động cho năm kế tiếp dựa trên các kết quả kinh doanh và báo cáo của năm trước. Chưa có công tác nghiên cứu cụ thể về môi trường bên trong và chỉ dừng lại ở mức thu thập thông tin và dựa vào khả năng phân tích của giám đốc và các bộ phận công ty. Lợi thế của công ty là có một giám đốc, theo lời nhận xét của nhân viên, là người có tầm nhìn và biết dự báo trước những khó khăn thách thức cũng như
cơ hội. Tuy nhiên, do không có chiến lược dài hạn nên khả năng của công ty còn bị hạn chế. Các chỉ tiêu kinh tế của năm sau cũng không được nghiên cứu hoạch định chính xác mà thường là hơn năm trước vài phần trăm.
Phương hướng hoạt động năm 2012 của công ty:
- Kiện toàn mô hình quản lý, giải quyết dứt điểm những hoạt động không hiệu quả nhằm đảm ảo về lợi nhuận và cổ tức.
- Tiếp tục xây dựng và phát triển thương hiệu Nghĩa Hùng, phục vụ tốt cho công tác kinh doanh, đảm ảo uy tín với khách hàng, chủ đầu tư.
- Nghiên cứu mô hình tổ chức quản lý phù hợp, chủ động trong việc khai thác thị trường, sản xuất kinh doanh nhưng vẫn đảm ảo sức mạnh thực hiện các công trình lớn.
- Tăng cường công tác quản lý, lãnh đạo, bố trí cán bộ có năng lực và vị trí chủ chốt
- Xem xét điều chỉnh định mức giao khoán để đảm bảo chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu tiêu chí đưa ra còn mang nặng tính hình thức và dựa vào cảm tính nhiều hơn là nghiên cứu môi trường. Bên cạnh đó, hoạt động của công ty có xu hướng điều chỉnh cho phù hợp với chỉ tiêu chứ không phải là hoạt động một cách tốt nhất.
1.2.4.5. Những vấn đề lên quan đến pháp luật và chính quyền
Giám đốc từng là nhân viên nhà nước tại địa phương nên công ty có mối quan hệ khá tốt với chính quyền địa phương cũng như các cơ quan công vụ khác về thuế. Bên cạnh đó, công ty có công tác xây dựng, phát triển mối quan hệ với các cơ quan nhà nước tốt như tổ chức các buổi giao lưu, thi đấu thể thao.
1.2.4.6. Văn hóa công ty
Có thể nói, công ty đã xây dựng được cho mình một nét văn hóa tốt, riêng biệt và có khả năng phát huy được tinh thần làm việc . Về tính tổ chức, kỉ luật, công ty xây dựng một môi trường làm việc nghiêm túc. Đề cao tính tổ chức, phân quyền, chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình. Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng được môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết, mọi người thân thiết, hòa đồng và giúp đỡ nhau. Không khí làm việc thoải mái như các thành viên trong cùng một gia đình làm việc với nhau. Công ty hay tổ chức các cuộc thi như hát karaokê, đá bóng hay tổ chức đi tour du lịch, về quê thăm nhân viên nhằm tạo ra tinh thần thoải mái, vui vẻ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.2.4.7. Các hoạt động marketing
Hoạt động quan hệ cộng đồng: công ty khá tích cực tham gia các hoạt động cộng đồng như đóng góp cho đồng bào lũ lụt, các hoạt động từ thiện vào đoàn thanh niên tổ chức… Hình ảnh công ty trong mắt công chúng khá thân thiện, là một tổ chức vì cộng động, có đóng góp tích cực cho xã hội trong nhiều khía cạnh khác nhau.
Các hoạt động từ thiện giải trí thể thao văn hóa của công ty cũng nhưng các hoạt động khác của công ty đều được đăng lên trên mạng xã hội facebook hoặc me.zing.vn để giới thiệu hình ảnh của mình.
Các công trình đã thực hiện hoàn thành đều được đăng tải lên mạng xã hội của công ty để quản bá hình ảnh.
1.2.4.8. Các hoạt động kinh doanh chủ yếu 1.2.4.8. 1. Các hoạt động đấu thầu
Do đặc tính của ngành tư vấn thiết kế xây dựng, công ty không hề có hoạt động thu mua sản phẩm cung ứng nhằm tạo giá trị gia tăng, công việc chính của công ty và đấu thầu để nhận được hợp đồng thiết kế qua đó tạo doanh thu cho công ty.
Đấu thầu tư vấn thiết kế công trình xây dựng có 2 loại cơ bản:
Loại 1: nhà đầu tư sẽ ra một số yêu cầu về công trình làm họ muốn thiết kế, như kiểu dáng, kết cấu, thông số kỹ thuật, công dụng, giá cả…(ví dụ một nhà đầu tư muốn xây một khu chung cư với 3 khối nhà, không gian xanh là 30% diện tích, các phòng ở thông thoáng…) sau đó sẽ tiến hành mời thầu. Các công ty được mời thầu sẽ thiết kế bản vẽ theo các yêu cầu trên của nhà đầu tư. Sau quá trình xem xét, so sánh, bản thiết kế nào phù hợp sẽ được nhận.
Loại 2: nhà đầu tư sẽ mời các công ty đấu thầu một công trình không hề có bất cứ yêu cầu nào. Các công ty nhận đấu thầu sẽ xác định những yếu tố, yêu cầu cho công trình như kiểu dáng, kết cấu, thông số kỹ thuật, công dụng…và sau cùng là giá cả. Công ty nào đưa ra được những yếu tố và yêu cầu phù hợp nhất sẽ được nhận và tiến hành công việc thiết kế.
Quy trình đấu thầu
Lập hồ sơ dự thầu: hồ sơ dự thầu bbao gồm một số tư liệu như thông báo mời
thầu, giấy ủy quyền, đơn dự thầu, đảm ảo dự thầu, các thông tin về năng lực, các thông số kĩ thuật, giấy tờ chuyên môn về thiết kế công trình… Trong đó, nhà thầu phải xác định rõ giá dự thầu và biểu giá, các đơn giá của Nhà thầu đưa ra là cố định và không
được thay đổi. Về mặt tư liệu chứng minh kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu, các nhà thầu thường phải làm việc ít nhất 3 năm trở lên cho các công trình lớn, kèm theo đó là kinh nghiệm thiết kế các công trình tương tự về nội dung kĩ thuật và mức độ phức tạp với dự án trong khoảng 3 năm trở lại, các giấy tờ về trình độ và kinh nghiệm các cán bộ kĩ thuật thực hiện hợp đồng, báo cáo tình hình tài chính, kiểm toán của nhà thầu trong 3 năm trở lại và các thỏa thuận liên quan để chủ đầu tư xác minh các điều kiện trên. Công ty cũng hoạt động được hơn 3 năm, với kinh nghiệm thiết kế nhiều công trình nên kinh nghiệm và năng lực của công ty hoàn toàn được các nhà đầu tư tin tưởng.
Sau khi xong hồ sơ dự thầu, các nhà thầu nộp hồ sơ và bước sang khâu mở thầu và đánh giá. Đánh giá hồ sơ dự thầu thực hiện theo trình tự : đánh giá sơ bộ hồ sơ dự án, đánh giá chi tiết hồ sơ dự án, xếp hạng hồ sơ ự thầu theo đánh giá và đề nghị trúng thầu.
Khâu đánh giá sơ bộ hồ sơ dự án gồm 3 bước. Bước 1, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ so với các yêu cầu chủ đầu tư đưa ra, bước 2, các hồ sơ không hợp lệ sẽ bị loại và cuối cùng là nhiệm vụ làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu khi có yêu cầu của chủ đầu tư. Sau đó đến khâu đánh giá chi tiết hồ sơ dự án. Ở đây, chủ đầu tư sẽ tiến hành đánh giá về mặt kĩ thuật, tài chính và hiệu chỉnh những sai lệch. Trong đó, yếu tố kĩ thuật đóng vai trò quan trọng nhất tới thành công của hồ sơ. Sau cùng là xếp hạng và hồ sơ tốt nhất sẽ được chọn. Quá trình đánh giá hồ sơ phụ thuộc rất nhiều và o trình độ cũng như công nghệ của đội ngũ thiết kế và đây cũng là yếu tố chính quyết định thành công của doanh nghiệp.
1.2.4.8.2. Các hoạt động tư vấn thiết kế và giám sát
Khâu thiết kế sẽ được thực hiện sau quá trình đấu thầu và là khâu liên lạc kết nối liên tục với chủ đầu tư. Phạm vi công việc của khâu thiết kế bao gồm các công việc đề xuất các ý kiến nhà thầu cho là cần thiết và phù hợp với công trình chưa được chủ đầu tư yêu cầu; đề xuất nhiệm vụ khảo sát phục vụ thiết kế, thí nghiệm bổ sung và lập nhiệm vụ khảo sát bổ sung khi phát hiện không đầy đủ số liệu khảo sát để thiết kế; nghiên cứu thuyết minh dự án thiết kế cơ sở đã được duyệt, khảo sát hiện trường và trình cho chủ đầu tư mọi sản phẩm thiết kế của công trình, hạng mục công trình bbao gồm các bản vẽ, thuyết minh tính toán, chỉ dẫn kỹ thuật, dự toán xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật về xây dựng ; tham gia các cuộc họp có liên quan tới thiết kế
tại công trình khi chủ đầu tư triệu tập trong quá trình xây dựng công trình; tham gia nghiệm thu các giai đoạn xây lắp, nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình và toàn bộ công trình chủ đầu tư tổ chức ; giám sát tác giả và làm rõ thiết kế, sửa đổi thiết kế (nếu có), trong quá trình thiết kế, thi công xây dựng công trình theo mẫu thiết kếvà mua sắm lắp đặt thiết bị ; giám sát phối hợp với các đơn vị mà chủ đầu tư thuê thực hiện các chuyên đề, mô hình liên quan đến kiểm tra thiết kế, trường hợp có sự khác biệt làm ảnh hưởng đến an toàn, chất lượng, kiến trúc của dự án, nhà thầu phải phối hợp hiệu chỉnh để đưa ra các phương án đảm bảo tính an toàn, chất lượng, kiến trúc.
Ngoài ra, bộ phận giám sát còn có trách nhiệm giải thích và làm rõ các tài liệu thiết kế công trình cho chủ đầu tư và nhà thầu khác, khi phát hiện công sai với thiết kế phải ghi nhật kí giám sát và đề nghị chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu thi công thực hiện đúng, nếu công trình không đủ điều kiện nghiệm thu thì phải có và văn bản gửi chủ đầu tư, sửa đổi thiết kế phù hợp với thực tế và yêu cầu của chủ đầu tư khi cần thiết. Song song với khâu thiết kế, xây dựng, công ty phải xác định giá hợp đồng, tạm ứng và thanh toán tùy theo điều kiện thực tế và thương lượng với chủ đầu tư. Khâu thanh toán và tạm ứng sẽ được chia làm nhiều đợt và phụ thuộc và quá trình thiết kế, xây dựng và thực hiện theo phần trăm hợp đồng của công ty như khi giao đầy đủ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công khi hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công được cấp có thẩm quyền kiểm tra, phê duyệt khi thi công xong phần khung, khi hoàn tất công tác giám sát tác giả.
Sản phẩm của công ty yêu cầu có hồ sơ thiết kế kĩ thuật phù hợp với thiết kế cơ sở và dự án đầu tư xây dựng được duyệt, hồ sơ thiết kế ản vẽ thi công phải phù hợp với thiết kế kỹ thuật, thuyết minh gồm các nội dung quy định tại các nghị định của chính phủ về quản lý chất lượng xây dựng công trình nhưng phải tính toán lại và làm rõ các vấn đề kĩ thuật, tài chính, số liệu… phù hợp với hồ sơ mời thầu hay hồ sơ yêu cầu của chủ đầu tư.
Cuối cùng là một số yêu cầu của nhà đầu tư về việc bảo mật và bảo hiểm, trách nhiệm, thưởng, phạt, ký kết hợp đồng… Khâu này khá đơn giản và công ty không gặp