Qua tì m hiểu thực trạng quản lí chất lượng ở Công ty công nghệ Tin học nhà trường em nhận thấy tại Công ty chưa thưcj sự hình thành nhóm chất lượng. ở Công ty thương xuyên tổ chức các cuộc họp để tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh trong thán, thành phần cuộc họp chỉ có từng bộ phận , hoặc các đại diện tham gia. Trong Công ty chỉ có phòng thiết kế sản xuất là có các cuộc thảo luận để xem xét , thiết kế sản phẩm , phòng này đòi hỏi có sự sáng tạo rất lớn chính vì vậy nhóm chất lượng ở đây có thể nói đã có nền tảng .
Với các phòng còn lại, phòng Kinh doanh , phòng Tài chính Kế toán, Trung tâm đào tạo Tin học ... Các phòng này chỉ họp với nhau đơn thuần , cấp trên giao công việc, phổ biến cho cấp dưới, cấp dưới nếu chưa hiểu rõ thì hỏi cấp trên. Với cách thức tổ chức như vậy,chương trình chất lượng chưa lan toả đến từng công nhân. Công ty chưa sử dụng hết chất xám của con người trong Công ty. Người cong nhân trực tiếp sản xuất, họ có sự thành thạo, am hiểu riêng trong công đoạn của mình. Nếu phát huy được năng lực của người nhân
viên thì chính họ sẽ là những người phát hiện và khắc phục những nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh .
Tổ chức nhóm chất lượng sẽ tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức, để họ tự thể hiện mình và đó cũng là tạo môi trường trong sạch, thoả mãn mọi nhân viên trong Công ty. Đối với Công ty công nghệ Tin Học nhà trường thì việc hình thành nhóm chất lượng càng tỏ ra hiệu quả vì cán bộ công nhân viên trình độ toàn đại học trở lên, họ có khả năng sáng tạo rất tốt , mà sản phẩm của Công ty lại đòi hỏi sự sáng tạo. Việc hình thành nhóm chất lượng tạo ra nhiều thuận lợi để các cá nhân hợp tác cùng nhau giải quyết các vấn đề về chất lượng sản phẩm, chất lượng hoạt động của các đại lí, phòng ban trong Công ty .
Việc thực hiện nhóm chất lượng trong Công ty nên thực hiện các biện pháp sau:
-Thứ nhất : Phải tạo được môi trường hoàn hảo để nhóm chất lượng có thể hoạt động tốt. Để thực hiện điều này Công ty cần phải có :
+ Xây dựng bầu không khí thích hợp cho nhóm chất lượng, chính giám đốc và phó giám đốc kĩ thuật, phó giám đốc kinh doanh sẽ có trách nhiệm thông báo rộng rãi mục đích và hình thức hoạt động của nhóm băng mọi hình thức như dán khẩu hiệu , thông báo trên bảng tin ...Cấp lãnh đạo cần phải nắm các trương trình nhóm chất lượng để tuyên truyền giải thích cho mọi người. Có thể công khai một số vấn đề còn tồn tại của Công ty cho mọi người rồi sau đó trưng cầu ý kiến của nhân viên nhằm tạo ra bầu không khí đoàn kết mong muốn cung nhau hợp tác , phát triển.
+ Trương trình mang tính tự nguyện : Khi xây dựng nhóm chất lượng trong Công ty , lãnh đạo Công ty nên đưa ra dưới hình thức tự nguyện. Nội dung nhóm chất lượng hoạt động phải nêu được lợi ích của chính nhân viên về sự học hỏi thêm kinh ngiệm , có cơ hội thể hiện mình....Và nêu nên cả lợi ích của Công ty nhằm khuyến khích mọi người để tham gia .
43 Huấn luyện là rất cần thiết cho mọi người . Mục đích của huấn luyện là đẻ công nhân cũng như lãnh đạo Công ty phải chuẩn bị tốt cho trương trình , để họ nứm rõ những gì liên quan, nếu huấn luyện không tốt chương trình sẽ bị đào thải .
-Thứ hai: Tiến hành hoạt động của nhóm chất lượng .
Nhóm chất lượng có nhiệm vụ đưa ra đựoc các vấn đề , sau đó cùng nhau phân tích và triển khai cách giải quyết .
+ Đưa ra vấn đề: Đối với các sản phẩm của Công ty , việc phân phát ra thị trường , việc hướng dẫn sử dụng, việc thiết kế sản phẩm như thế nào để hoàn thiện hơn là rất cần thiết và phức tạp , cần nỗ lực của nhiều người và có những biện pháp thích hợp để giải quyết vấn đề đó.Sau khi hình thành nhóm chất lượng , mỗi nhóm quyết định chuẩn bị một loạt vấn đề mà các thành viên mong muốn giải quyết . Sau đó từng vấn đề phải thu thập số liệu và phân công công việc cụ thể cho từng người trong nhóm. Thu thập dữ liệu
giúp loại bỏ những vấn đè không cần thiết và tìm ra được phương hướng để tìm cách giải quyết . Cuối cùng mọi người trong nhóm sẽ thông qua cùng một vấn đề để giải quyết.
+ Phân tíc vấn đề : Mục đích tìm ra nguyên nhân chính để giải quyết. Nếu nhóm đi đúng hướng thì bắt đầu triển khai cách giải quyết . Đôi khi phải thực hiện 2, 3 lần mói tìm đúng nguyên nhân , ở đây ta có thể sử dụng sơ đồ xương cá .
+ Triển khai cách giải quyết :Sau khi xác định được nguyên nhân lúc này các thành viên cùng nhau hợp tác hết mình để làm việc và đề xuất cách giải quyết. Giai đoạn này, quyết định thành công hay thất bại của nhóm. Để duy trì hoạt động, sự tồn tại có hiệu quả hơn của nhóm , hàng tuần nên họp từ 30 – 40 phút tuỳ theo tình hình thực hiện công việc của mỗi nhóm.
Báo cáo lãnh đạo: Công việc báo cáo giúp cho lãnh đạo có thể nắm rõ công việc thực hiện của từng nhóm , đưa ra các kiến nghị chỉ đạo và hướng giải quyết đối với từng vấn đề . Lãnh đạo là người quản lí ở tầm vĩ mô , vì
vậy báo cáo thường xuyên sẽ giúp cho lãnh đạo cái nhìn tổng thể và định hướng công việc toàn Công ty đi theo một định hướng nhất định, tránh tình trạng mất kiểm soát. đây là hình thức quan trọng để các nhóm thể hiện sự năng nổ, hiệu quả làm việc của nhóm mình.Công ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích bằng vật chất (thưởng) hoặc tinh thần(cấp giấy khen cho đi tham quan, nghỉ mát) để tạo ra sự hưng phấn làm việc của mỗi nhom.
Để khuyến khích , động viên mọi người trong Công ty cùng tham gia vào việc xây dựng và hoàn thiện “nhóm chất lượng” Công ty nên đưa ra các mức thưởng như sau:
- Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 200 triệu thưởng 5%giá trị .
- Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 130triệu thưởng 10% giá trị.
- Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 50 triệu thưởng 15%giá trị
- đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty trên 50 triệu thưởng 20% giá trị .
- Đối với những sáng kiến làm lợi cho Công ty dưới 80 triệu ta có thể thưởng 20% giá trị, và thêm vào các chuyến tham quan du lịch.
Phần thưởng là vô cùng quan trọng, khuyến khích sự hăng say làm việc của cán bộ công nhân viên lên rất nhiều, thưởng càng lớn thì sự hăng say sáng tạo càng nhiều.
Có thưởng thì phải có phạt. Các nhóm, các bộ phận làm việc không có hiệu quả hoặc làm hỏng việc thì phải phạt. Tuy nhiên, phạt khó hơn thưởng rất nhiều. Trước khi phạt ta phải suy nghĩ kĩ lưỡng, lãnh đạo phải đặt vị trí của họ vào vị trí làm việc không có hiệu quả và trả lời câu hỏi “nếu ta đặt vào địa vị của họ ta có thể làm tốt hơn được không” rồi mới ra quyết định và hình thức phạt.
45 Việc xây dựng nhóm chất lượng trong Công ty sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao, đồng thời sẽ thu hút mọi người vào công việc giảm tối thiểu sự vắng mặt của công nhân, giảm đựoc lãng phí và nâng cao năng xuất lao động, trách nhiệm vì lợi ích của Công ty. “xây dựng nhóm chất lượng trong Công ty cũng chính là xây dựng tinh thần đồng đội, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên”. Để “nhóm chất lượng hoạt động được tốt . Lãnh đạo Công ty công nghệ Tin học nhà trường phải:
- Có chế độ thưỡng phạt nghiêm chỉnh với các nhóm . - Thường xuyên xem xét tiến độ hoạt động của các nhóm.
Các thành viên trong Công ty phải thấy được trách nhiệm quyền lợi và mục đích của việc tham gia vào xây dựng và hoàn thiện “nhóm chất lượng ”.
V.Sử dụng các công cụ thống kê trong quản lý chất lượng
Hiện tại trong Công ty công nghệ tin học nhà trường chưa sử dụng một phương pháp, công cụ thống kê nào trong quản lí chất lượng. Việc sử dụng các phương pháp thống kê có thể có ích cho Công ty trong phạm vi rộng lớn, bao gồm cả việc thu thập số liệu, phân tích dữ kiện và sử dụng dữ kiện một cách tốt nhất , hiểu hơn các yêu cầu và mong muốn cuả khách hàng.Phương pháp thống kê rất có ích trong thiết kế sản phẩm vào quá trình sản xuất , kiểm soát quá trình tránh sụ không phù hợp, phân tích vấn đề, xác định nguy cơ tìm nguyên nhân xảy ra, lập các giới hạn cho sản phẩm và quá trình dự đóan, xác nhận đo lường hoặc đánh giá các đặc trưng chất lượng.
Trong sản xuất hiện đại, hoạt động phòng ngừa là một yêu cầu, bởi vậy các công cụ thống kê đơn giản (7 công cụ)đã được áp dụng mạnh mẽ trong những năm gần đây. Hầu hết các vấn đề có liên quan trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đều chỉ cần sử dụng các công cụ thống kê đơn giản là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Biểu đồ PareTo: Các biểu đồ này phân loại các vấn đề gặp phải theo nguyên nhân và hiện tượng. các vấn đề này được bỉêu thị thành các cột có chiều cao tương ứng với tần xuất xảy ra. Từ đó giúp người phân tích thấy
được các vấn đề nào cần ưu tiên giải quyết trước. Biểu đồ PareTo giúp Doanh nghiệp giả quyết được tối đa các vấn đề với kinh phí hạn chế nhất theo nguyên tắc nổi tiếng 80/20.
+ Biểu đồ nhân quả: Biểu đồ nhân quả là một công cụ được sử dụng dể suy nghĩ và trình bày mối liên hệ giữa một kết qủa đã cho và nguyên nhân tiềm tàng của nó, phát hiện mọi nguyên nhân đóng góp. Biểu đồ nhân quả còn gọi là biểu đồ “xương cá”.Nhóm chất lượng có tác dụng rất lớn trong xây dựng biểu đồ.
+ Biểu đồ tần xuất (biểu đồ cột): Sự biến động của các đặc trưng chất lượng được gọi là sự phân bố. Hình biểu thị sự phân bố dưới dạng cột gọi là biể đồ cột. Biểu đồ cột được sử dụng để trình bày kiểu biến động một cachs trực quan, từ đó tạo tập trung nỗ lực để cải tiến.
+ Biểu đồ kiểm soát : Có 2 loại biến động ; Biến động không tránh được xảy ra trong điều kiện bình thường và biến động xảy ra do một nguyên nhân nào đó có thể khắc phục được . Biểu đồ kiểm soát phát hiện ra những xu thế bất thường, nhờ đó có sự phòng ngừa sớm sự không phù hợp có thể xảy ra, hoặc ngăn chặn xảy ra hàng loạt.
+ Biểu đồ tán xạ: Biểu đồ tán xạ là kĩ thuật đồ thị để nghiên cứu các mối quan hệ giữa 2 bộ phận số liệu có mối lieen hệ đó. Biểu đồ tán xạ trình bày các cặp số liệu như một đám mây điểm. Mối quan hệ giữa các số liệu có quan hệ được suy ra từ đám mây đó.
Đồ thị: Có nhiều loại đồ thị được sử dụng tuỳ thuộc vào hình dạng , mong muốn và mục đích phân tích. Đồ thị có dạng cột để só sánh các giá trị bằng các cột song song, còn đồ thị dạng đường dùng để minh hoạ sự biến động trong một khoảng thời gian. Đồ thị hình tròn dùng để phân hoạch các giá trị và đồ thị dạng tia giúp cho việc phân tích các đối tượng đã được đánh giá trước đây.
Phiếu kiểm tra: Phiếu kiểm tra dùng để lập bảng , các kết quả một cách trực quan và dễ theo dõi tổng kết.
47 Việc áp dụng các công cụ thống kê đòi hỏi có những qui định rõ ràng về lấy mẫu thu thập , phân tích số liệu và ra quyết định. người áp dụng các kĩ thuật thống kê này phải được đào tạo.
Theo tôi ở mức độ quản lý chất lượng hiện tại trong Công ty công nghệ Tin học nhà trường, thì công cụ thống kê có thể phù hợp nhất với Công ty đó là biểu đồ PareTo, biểu đồ nhân quả, biểu đồ kiêmr soát. Ta sẽ đi lần lượt từng loại biểu đồ .
Biểu đồ PareTo:
Biểu đồ PareTo được áp dụng để:
- Trình bày sự đóng góp của mỗi nhân tố cho hiệu quả chung theo thứ tự quan trọng.
- Xếp hạng các cơ hội cải tiến.
Biểu đồ PareTo là một kĩ thuật đồ thị đơn giản để xếp hạng các cá thể từ tần số lơn nhất đến số nhỏ nhất. Biểu đồ PareTo dựa trên nguyên tắc PareTo. Chỉ một số ít cá thể gây ra phần lớn kết quả của một vấn đề. Bằng sự phân biệt những nhân tố quan trọng nhất với những nhân tố quan trọng hon ta có thể được sự cải tiến lớn nhất với cố gắng ít nhất.
Biểu đồ PareTo được trình bày theo trình độ giảm dần. Sự đóng góp tương đối của mỗi nhân tố vào kết quả chung . Sự đóng góp này có thể dựa trên số lần suy ra, phi phí liên quan đến mỗi nhân tố hoặc số đo khác nhau như doanh thu, lợi nhuận.... Tác động đến kết quả. Các khối được sử dụng để mô tả sự đóng góp liên quan của mỗi nhân tố Đường lẫn sổ tích luỹ được sử dụng để biểu thị sự đóng góp tích luỹ của mỗi nhân tố.
Để xây dựng bản đồ PareTo được tốt ta có thể tiến hành như sau: - Lựa chọn kết quả cần phân tích.
- Lựa chọn các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả đó.
- Chọn đơn vị để phân tích như số lần xảy ra, chi phí, doanh thu... hoặc phép đo khác về mức ảnh hưởng
- Lập danh mucj các nhân tố từ trái sang phải trên trục hoành theo trật tự giảm về số lượng theo đơn vị đo. Các hạng mục chứa các nhân tố nhỏ nhất có thể được ghép thành một hạng mục khác hạng mục này trên tận cùng bên phải.
- Kẻ hai trục tung một ở đầu và một ở cuối trục hoành. Thang bên trái được định cỡ theo đơn vị đo. Chiều cao của nó bằng tổng số độ lớn của các nhân tố, thang bên phải có chiều cao và được định cỡ từ 0 100%
- Trên mỗi nhân tố vẽ hình chữ nhật có chièu cao biểu thị lượng đơn vị đo cho các nhân tố đó
- Lập đường tần số tích luỹ bằng cách cộng các độ lớn của các nhân tố từ trái sang phải.
- Sử dụng biểu đồ PareTo để xác định các nhân tố quan trọng nhất để cải tiến chất lượng .
Ta lấy ví dụ về mức độ đóng góp về doanh thu của mỗi đại lý của Công ty trên địa bàn Hà nội.
55% 75% 85% 92% 97% 100 80% 60% 40% 20% 50tr 40tr 30tr 20tr 10tr Hiệu sách tràng tiền Hs N. thái học Hiệu sách phố Huế Hiệu sách ĐH- BK Hiệu sách Thái Hà Hiệu sách Tây sơn Tổng các h.s khác
49 - Biểu đồ nhân quả:
Biểu đồ nhan quả được sử dụng để: - Phân tích các mối quan hệ nhân quả - Thông tin các mối quan hệ nhân quả
- Tạo điều kiện giải quyết từng triệu chứng, nguyên nhân tới giải pháp Biểu đồ nhân quả là một công cụ được sử dụng để suy nghĩ và trình bày mối quan hệ giữa một kết quả đã cho (ví dụ sự biến động của một đặc trưng chất lượng ) và nguyên nhân tiềm tàng của nó. Nguyên nhân tiềm tàng có thể ghép lại thành hạng mục chính và hạng mục phụ để trình bày giống như một xương cá. Vì vậy công cụ này còn được gọi là biểu đồ xương cá.
Các bước tiến hành xây dựng gồm. Xác định rõ, ngắn gọn và hiệu quả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xác định các hạng mục chính và nguyên nhân có thể có. Các yếu tố để