Chương trình quản lý thư điện tử đáng tin cậy của bộ Microsoft Office đã trải qua một sự thay đổi
đầy ấn tượng. Chúng ta hãy cùng xem xét những tính năng mới mẻ này.
Nếu bạn vừa mới nâng cấp lên Microsoft Office 2003, bạn không thể không nhận ra rằng Outlook
đã trải qua một kỳ đại tu đầy ấn tượng trong các chương trình chính của bộ phần mềm văn
phòng đồ sộ đó. Chương trình này hiện đã có một giao diện hoàn toàn mới, được thiết kế để
giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý hộp thư đến ngày càng phình to.
Được tổ chức tốt
Vì chúng ta đã ngày càng phụ thuộc vào thư điện tử trong những quan hệ thư tín hàng ngày của
mình, việc giữ cho hộp thư đến của bạn được tổ chức tốt cũng trở nên ngày càng quan trọng
hơn. Có lẽ bạn đã thiết lập các quy tắc để lọc thư đến vào các thư mục để bạn có thể tìm thấy
các bức thư quan trọng của mình một cách nhanh chóng. Nhưng trong khi về mặt lý thuyết, điều
này nghe có vẻ như là một ý tưởng khá đơn giản thì trên thực tế việc tìm thấy bức thư điện tử đó
có lẽ hơi giống việc tìm kim đáy bể. Đã bao nhiêu lần bạn quên không trả lời một bức thư quan
trọng chỉ vì nó bị chôn vùi ở một nơi nào đó trong thư mục thư điện tử của bạn? Đây chính là khi
giao diện mới của Outlook xuất hiện đúng lúc. Các bức thư điện tử của bạn được tổ chức theo
tuần, theo một cách tương tự như thư mục History trong Internet Explorer. Bạn cũng có thể đánh
dấu các bức thư mà bạn cần phải trả lời hoặc bạn muốn gửi chuyển tiếp cho một ai đó. Một điểm
mới nữa của Outlook 2003 là các thư mục Favourites. Bạn có thể nhìn lướt qua bất cứ bức thư
chưa đọc nào mà bạn nhận được, cũng như ngay lập tức nhìn thấy bất cứ bức thư nào cần
được hồi đáp.
Xử lý thư không mong đợi
Thư rác hay spam đang ngày càng trở thành một vấn đề nghiêm trọng và nếu bạn càng phụ
thuộc vào thư điện tử bao nhiêu thì nó càng gây khó chịu cho bạn bấy nhiêu. Thật may mắn,
Outlook 2003 đã xuất hiện với những công cụ mới giúp bạn chiến đấu với những nỗi phiền hà
ngày càng tăng này. Nếu như trong quá khứ bạn thấy rằng việc bổ sung tên của những kẻ gửi
spam vào danh sách chặn thư của bạn là một công việc chán ngắt thì bạn sẽ thấy bộ lọc Junk
Mail Filter mới là một công cụ hữu ích. Bạn xác định khối lượng lọc mà bạn cần và bất cứ thứ gì
mà Outlook cho là spam sẽ được đưa vào bộ lọc Junk Mail Filter để xem xét. Bạn cũng có thể
thiết lập một danh sách an toàn để bạn có thể bổ sung các địa chỉ thư điện tử từ những nguồn tin
cậy vào đó. Nếu một thư điện tử từ một nguồn tin cậy tình cờ chui vào trong thư mục Junk, việc
bổ sung người gửi đó vào danh mục an toàn Safe List rất dễ dàng. Trên đây chỉ là một số trong rất nhiều tính năng mới mà Outlook 2003 cung cấp. Trong phần
dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một cách chi tiết hơn về những tính năng này cũng như lướt qua
một vài cách thức khác mà trong đó Outlook 2003 có thể giúp bạn kiểm soát hộp thư đến của
bạn.
Một giao diện mới : Điều đầu tiên mà bạn sẽ nhận thấy khi khởi chạy trình Outlook lần đầu là một
giao diện hoàn toàn mới được sắp xếp hợp lý hơn. Thanh Outlook ở bên trái đã có một thiết kế
lại hoàn toàn nhằm giúp bạn làm việc một cách hiệu quả hơn. Các bức thư được tổ chức theo
tuần và điều đó giúp việc tìm kiếm các bức thư điện tử này trở nên dễ dàng hơn.
Các thư mục yêu thích (Favourite Folders) của bạn: Truy nhập nhanh được vào các thư mục
được sử dụng thường xuyên của bạn bằng cách bổ sung chúng vào Favourite Folders của bạn.
Sau đó bạn có thể truy nhập vào những thư mục này mà không phải chui sâu vào hệ thống thư
mục của bạn để tìm thấy những bức thư quan trọng của mình. Hãy kích chuột phải vào thư mục
bạn muốn bổ sung và chọn Add to Favourite Folders.
Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các bức thư điện tử của bạn: Nếu bạn không có thời gian trả lời một
bức thư, hãy nêu bật nó để bạn biết rằng nó cần được xử lý. Kích chuột phải vào bức thư và
chọn một cờ từ menu Follow Up. Nó sẽ xuất hiện trong thư mục For Follow Up trong Favourite
Folders. Bổ sung một lời gợi nhớ nếu bạn muốn.
Ô cửa đọc (Reading Pane): Ô cửa xem trước có trong các phiên bản trước đây của Outlook đã
có một thiết kế lại hoàn toàn và hiện được biết đến với cái tên Reading Pane. Nó thực hiện cùng
chức năng như ô cửa xem trước (Preview Pane) trước đây nhưng theo ngầm định nó nằm ở
phía phải bên dưới của màn hình để dễ đọc hơn.
Quét sạch Spam: Outlook 2003 có một bộ lọc thư rác mới. Bộ lọc này gửi những bức thư khả
nghi vào thư mục Junk Mail. Bộ lọc này có nhiều mức bảo vệ mà bạn có thể thiết lập bằng cách
vào Tools/Options. Trong tab Preferences, kích vào Junk Mail để xác định mức độ lọc mà bạn
muốn.
Danh sách an toàn (Safe List): Nếu bạn tìm thấy một bức thư trong thư mục Junk Mail của bạn
mà không phải là spam, bạn chỉ cần kích chuột phải vào bức thư đó và trong phần Junk Mail, bạn
chọn Add to Safe List hoặc Not Junk Mail. Bạn cũng có thể nhập các địa chỉ vào trong phần Safe
List của hộp thoại Junk Mail Options.
Sự riêng tư (Privacy): Đôi khi những kẻ gửi spam sử dụng các bức tranh và những nội dung
khác để xác nhận rằng địa chỉ thư điện tử của bạn đang hoạt động. Bạn có thể ngừng việc tải
chúng xuống cho đến khi bạn chắc chắn rằng bức thư đó được gửi từ một nguồn đáng tin cậy.
Chọn Tools\Options và dưới tab Security, thiết lập các lựa chọn Download.
Quản lý các mối liện lạc kinh doanh (Business Contact Manager): Nếu bạn có phiên bản
Professional hoặc Small Business của Office 2003, nó sẽ đi cùng với phần mở rộng Business
Contact Manager. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp hoặc một tổ chức, bạn có thể theo
dõi thư từ và các hoạt động bằng việc tạo ra các tài khoản và liên kết mọi thứ với History.
Một số mẹo nhỏ
Thay đổi ô đọc: nếu bạn không thích ô đọc như cách nó xuất hiện (được biết đến dưới dạng ô
cửa xem trước trong các phiên bản trước đây của Outlook), bạn có thể thay đổi vị trí của nó bằng
cách vào View/Reading Pane hoặc tắt tất cả chúng đi.
Giữ cho Outlook luôn được cập nhật: Bạn nhớ ghé thăm web site Office Udates một cách
thường xuyên để tải xuống bất cứ bản cập nhật chương trình hoặc an ninh nào. Điều này có thể
được thực hiện bằng cách vào Help/Check for Updates. Các thành phần bổ sung (Add-in): Mở rộng các khả năng của Outlook bằng cách sử dụng các
Add-in.
Những thành phần này có thể được tải xuống từ web site Microsoft Office Online
Thủ thuật Windows ( phần 18)