2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
a. Sơ đồ
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
b. Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: là người giúp cho giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến chủ trương và chỉ đạo công tác chuyên môn ở phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc chấp hành pháp luật, thể lệ chế độ tài chính hiện hành, kiểm tra vốn và huy động vốn. Có trách nhiệm tổ chức người dùng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp thông tin về tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện để ban giám đốc ra quyết định linh hoạt trong kinh doanh cùng với các bộ phận khác có liên quan. Kế toán trưởng tham gia kí kết hợp đồng kinh tế xây dựng kế hoạch tài chính
KẾ TOÁN TRƯỞNG KT thanh toán kiêm NH KT XDCB + Thuế Thủ quỹ KT giá thành KT vật tư KT tổng hợp KT Xí nghiệp thương mại KT XN dịch vụ cảng và vệ
của công ty. Kế toán trưởng còn có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện chế độ quản lý.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra tập hợp số liệu của kế toán khác đồng thời kiêm luôn kế toán TSCĐ, có trách nhiệm kiểm tra tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ, lập báo cáo xác định kết quả kinh doanh.
- Kế toán thanh toán và ngân hàng: theo dõi nợ của công ty theo từng khách hàng hay từng nhà cung cấp, đồng thời theo dõi tiền vay và tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng lên bảng kê và đối chiếu các bộ phận có liên quan.
- Kế toán vật tư: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư hàng ngày, thanh lý hợp đồng của khách hàng khi sản phẩm hoàn thành, tính giá vật tư dùng cho sản xuất cuối tháng lên bảng tổng hợp liên quan đến vật tư.
- Kế toán giá thành: thu thập số liệu từ các kế toán khác để tập hợp chi phí và tính giá thành cho sản phẩm hoàn thành, cuối tháng lập báo cáo gửi lên kế toán tổng hợp.
- Kế toán XDCB kiêm thuế GTGT: chuyên theo dõi kiểm tra tập hợp số liệu liên quan đến các hoạt động, tình hình XDCB, đến kì lập báo cáo liên quan đến thuế GTGT.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, đồng thời theo dõi thu chi tiền mặt. Ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi, bảo quản các chứng từ, tín phiếu có giá trị.
2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán
Sơ đồ: Hình thức kế toán áp dụng hiện nay tại công ty là hình thức kế
toán Chứng từ - Ghi sổ.
Hàng ngày, từ các chứng từ gốc bằng phân tích phần chi, phần tạm ứng, phần nhập vật tư, phần xuất vật tư,… sau khi kiểm tra, kế toán tiến hành ghi vào Bảng kê ghi Có TK (tất cả Bảng kê đều được lập theo các TK bên Có của nhân viên), kế toán tổng hợp căn cứ vào đó để lập các chứng từ ghi sổ vào cuối kì.
Do đơn vị mở sổ kế toán chi tiết như sổ theo dõi tạm ứng, sổ chi tiết vật tư… nên đồng thời với việc ghi nhận chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các Sổ kế chi tiết, lập các Bảng tổng hợp chi tiết để đưa vào Bảng kê ghi có để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh.
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, quý, năm Quan hệ đối chiếu
Cũng căn cứ vào Chứng từ gốc liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ sẽ ghi Sổ quỹ, cuối kì sẽ tiến hành đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
Sau đó chứng từ ghi sổ kế toán sẽ lấy số liệu để ghi vào Sổ đăng kí Chứng từ ghi sổ và Sổ cái cho các tài khoản. Tiến hành cộng Sổ cái vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Sau khi đối chiếu kiểm tra số liệu xong thì lấy số liệu trên Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Kế toán đối chiếu số liệu ghi nhận trên bảng này với Sổ đăng kí Chứng từ ghi sổ và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết. Bảng kê ghi có các TK Chứng từ gốc Sổ cái Chứng từ ghi sổ BCTC BCĐ số phát sinh Các sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng kí CTGS Bảng tổng hợp chi tiết
Cuối kì kết hợp với Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tổng hợp tiến hành lập Báo cáo tài chính.