III. KỸ NĂNG, PHẨM CHẤT, BÍ QUYẾT CẦN THIẾT CỦA CHỦ THỂ
2. Những bí quyết quản lý sự thay đổi:
Dennis Sparks - Giám đốc điều hành Hội đồng Phát triển nhân viên quốc gia tiết lộ 13 bí quyết quản lý quá trình thay đổi (Sparks, 1993). Chi tiết như sau:
1) Truyền đạt các kiến thức về sự thay đổi cho mọi thành viên, từ lãnh đạo chủ chốt đến nhân viên.
2) Sử dụng một “phương pháp hệ thống” nhằm bảo đảm không bỏ qua bất kỳ một khía cạnh nào liên quan đến tổ chức/ công ty trong quá trình lập kế hoạch và thực thi những sự thay đổi.
3) Áp dụng phương pháp nhóm trong đó bao gồm những cá nhân có liên quan đến quá trình thay đổi.
4) Chia quyền cho các cá nhân nhằm khuyến khích họ nỗ lực hơn nữa thực thi sự thay đổi.
5) Lập kế hoạch, đồng thời “bám sát kế hoạch đã lập ra”. Thực thi kế hoạch, nhưng cần nhận thức được rằng các kế hoạch đã đặt ra phải thích nghi được với sự thay đổi.
6) Cần hiểu rõ sự khác biệt giữa một bên là lập kế hoạch cho sự thay đổi và một bên là nhu cầu cần thiết có sự tham gia của mọi cá nhân trong việc thực thi các kế hoạch mới. Mặc dù vấn đề thu hút các cá nhân tham gia vào quá trình thay đổi là tương đối khó khăn. Nhưng cũng không nên sử dụng quá nhiều thời gian và công sức để thuyết phục những cá nhân vốn đã mất hết sự quan tâm và mục tiêu phấn đấu trong công việc.
7) Đảm bảo cung cấp đầy đủ cán bộ truyền đạt những quan điểm về sự thay đổi cho các cá nhân có liên quan đến sự thay đổi đó.
8) Lựa chọn phương pháp truyền đạt tiên tiến dựa trên cơ sở các nghiên cứu đã tiến hành. Đồng thời, cần xem xét lại các phương pháp vốn đã từng được nghiên cứu và ứng dụng để có thể thu được kết quả tốt nhất với phương pháp mới.
9) Nhận thức rằng thay đổi chỉ có thể xảy ra bởi con người. Do vậy, cần lưu ý đến những tác động liên quan đến tinh thần, tình cảm của người lãnh đạo cũng như các cá nhân có liên quan tới quá trình thay đổi. Nắm bắt được các trở ngại trong quá trình thực thi sự thay đổi và tìm ra biện pháp giải quyết nhằm tháo gỡ các khó khăn đó.
10) Cần chuẩn bị kỹ các công việc cần thiết để có thể thực hiện thành công sự thay đổi. Lưu ý rằng hầu hết các sự thay đổi thường bắt đầu bằng những khó khăn và thất bại tạm thời. Rồi sau đó, thành công mới dần dần xuất hiện.
11) Tạo điều kiện để lãnh đạo và các cá nhân khác nắm bắt được một “sự hiểu biết thông tuệ” (intellectual understanding). Mặc dù vấn đề đánh giá các kết quả đạt được là rất quan trọng, chúng ta cũng đừng quên nắm vững các kiến thức về chức năng và ý nghĩa căn bản của những phương pháp thực thi.
12) Tìm ra các “cách thức chuyển đổi linh động” và những cá nhân thành công trong việc thực thi sự thay đổi - những người quan tâm đến việc tạo ra những thay đổi đáng kể trong thực tế.
13) Phải có một chiến lược lâu dài, nhận thức được rằng để thực hiện những sự thay đổi đó cần phải mất nhiều thời gian. Không nên đốt cháy giai đoạn
CEO trong thế kỷ 21 không chỉ cần có năng lực quản lý tốt, mà họ còn phải là những nhà lãnh đạo xuất sắc, có thể cảm nhận, dự báo và đánh giá khá chuẩn xác về biến động của môi trường kinh doanh bên ngoài và mầm mống vấn đề bên trong tổ chức để chủ động đề xuất những thay đổi thích hợp lên HĐQT và trực tiếp dẫn dắt doanh nghiệp trong suốt quá trình thay đổi này.
Khủng hoảng kinh tế kéo theo nhiều thách thức mà doanh nghiệp phải gồng mình đối phó, nhưng đồng thời đây cũng được coi là cơ hội để tự đánh giá và làm mới chính mình thông qua quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp. Trong suốt quá trình đó, CEO – người điều hành hoạt động thường ngày của doanh nghiệp được đánh giá
như người nhạc trưởng chỉ huy - có vai trò tiên quyết tạo nên thành công hay thất bại của toàn cuộc hành trình cải cách.
Thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt và khốc liệt, do vậy việc xác định lại hoặc thay đổi mô hình kinh doanh phù hợp là một trong những câu hỏi mà mọi doanh nghiệp cần phải tìm ra câu trả lời. Dù muốn hay không, luôn có một chân lý “chỉ có một điều duy nhất không thay đổi, đó là sự thay đổi”. Doanh nghiệp nào sớm tìm ra và thay đổi mô hình kinh doanh phù hợp trước đối thủ cạnh tranh thì sẽ chiếm giữ vị thế tiên phong và có cơ hội dẫn dắt thị trường.
Trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp, thay đổi và chọn lựa lại ngành/danh mục kinh doanh cũng là một trong những quyết định chiến lược mà CEO phải nắm bắt, kiểm soát và thường xuyên đánh giá hiệu quả. Bên cạnh đó, “trồng cây gì, nuôi con gì”, kinh doanh sản phẩm nào, hạn chế/ không kinh doanh sản phẩm nào cũng là một thay đổi, một quyết định lớn đòi hỏi lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao nhất phải quyết định dứt khoát dựa trên cơ sở thực tiễn và có tính khả thi cao.
Thay đổi là cần thiết, vực dậy là quan trọng, việc thay đổi có tầm ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp, thậm chí nó có thể quyết định sự tồn vong của doanh nghiệp, và thay đổi sẽ là lãng phí cũng có thể là phản tác dụng nếu như chúng không được thực hiện dựa trên sự hợp tác, gắn kết giữa quản lí, lãnh đạo và nhân viên. Do vậy, không chỉ những nhà quản lí mới có kĩ năng và vai trò trong việc đề ra các mục đích thông qua các tiến trình quản lí sự thay đổi mà bản thân những nhà lãnh đạo cấp cơ sở hay nhân viên, nội bộ doanh nghiệp cũng phải ý thức được vai trò, trách nhiệm của mình để từ đó hình thành, tích lũy cho bản thân những kĩ năng cần thiết giúp cho quá trình thực hiện sự thay đổi của doanh nghiệp sớm thành công.