1.3.2.3. Hỡnh thức chứng từ ghi sổ
a. Đặc điểm chung: Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp vào “Chứng từ ghi sổ” để ghi sổ kế toỏn tổng hợp. Quỏ trỡnh ghi sổ kế toỏn được tỏch rời hai quỏ trỡnh:
- Ghi theo trỡnh tự thời gian. Sổ cỏi
Chứng từ kế toỏn
Sổ nhật ký chung
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
b. Cỏc loại sổ kế toỏn.
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cỏi.
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
c. Nội dung trỡnh tự ghi sổ kế toỏn.
- Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toỏn căn cứ chứng tử kế toỏn kiểm tra lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ, hoặc căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra phõn loại để lập bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn theo từng nghiệp vụ trờn cơ sở số liệu của bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đó lập xong chuyển cho kế toỏn trưởng hoặc người phụ trỏch kế toỏn ký duyệt, rồi chuyển cho kế toỏn tổng hợp dăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi ssỏ để ghi sổ và ngày vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đó ghi vào sổ dăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
- Sau khi phản ỏnh tất cả cỏc chứng từ ghi sổ đó lập trong thỏng vào sổ cỏi, kế toỏn tiến hành cộng số phỏt sinh nợ, phỏt sinh cú và tớnh số dư cuối thỏng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đỳng số liệu trờn sổ cỏi được sử dụng lập: “Bảng cõn đối tài khoản”.
- Đối với cỏc tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ chứng từ kế toỏn, bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn kốm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ đờ ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết theo yờu cầu của từng tài khoản.
tài khoản đú. Cỏc bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dựng làm căn cứ lập bỏo cỏo tài chớnh.
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra:
Hỡnh 1.4: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ.
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Chứng từ kế toỏn
a. Đặc điểm chung: Đặc điểm cơ bản của hỡnh thức Nhật ký - sổ cỏi là cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được kết hợp ghi chộp thao trỡnh tự thời gian và phõn loại theo nội dung kinh tế (theo TK kế toỏn) trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp và ngay trong cựng một quỏ trỡnh ghi chộp.
b. Căn cứ để ghi vào Nhật ký - sổ cỏi.
- Nhật ký sổ cỏi.
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
c. Nội dung trỡnh tự ghi sổ kế toỏn.
- Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra, xỏc định tài khoản ghi nợ tài khoản, ghi cú tài khoản vào nhật ký - sổ cỏi. Mỗi chứng từ kế toỏn được ghi vào sổ nhật ký sổ cỏi một dựng dồng thời cả hai phàn Nhật ký - sổ cỏi. Đối với những chứng từ kế toỏn cựng loại phỏt sinh nhiều lần trong một ngày (phiếu thu, phiếu chi, nhập, xuất,...) cú thể tớờn hành phõn loại cỏc chứng từ để lập bẳng chứng từ kế toỏn để ghi vào nhật ký - sổ cỏi một dũng.
- Chứng từ kế toỏn, bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại sau khi được dựng ghi Nhật ký - sổ cỏi, phải được ghi vào sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
- Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh toàn bộ những chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong thỏng vào Nhật ký - sổ cỏi và cỏc sổ kế toỏn chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng sổ Nhật ký - sổ cỏi ở cột phỏt sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Cú của từng tài khoản ở phần Sổ cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng. Căn cứ vào số phỏt sinh cỏc thàng trước và số phỏt sinh thỏng này tớnh ra số phỏt sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối thỏng này. Căn cứ vào số dư dầu thỏng (đầu quý) và số phỏt sinh trong thỏng tớnh ra số dư cuối thỏng (cuối quý) của từng tài khoản.
- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu sau khi cộng nhật ký sổ cỏi phải đảm bảo yờu cầu sau:
Tổng số phỏt sinh ở phần nhật ký = Tổng phỏt sinh nợ của tất cả cỏc tài khoản = Tổng phỏt sinh cú của tất cả cỏc tài khoản Tổng dư nợ cỏc TK = Tổng dư cú cỏc TK.
- Cỏc sổ thẻ kế toỏn chi tiết cũng phải cộng phỏt sinh Nợ, Cú và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng đối tượng. Căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trờn bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số liệ trờn Nhật ký - sổ cỏi, trờn cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng được sử dụng để lập Bảng cõn đối tài khoản và cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ: Đối chiếu kiểm tra:
Sổ quỹ
NHẬT Kí SỔ CÁI Bảng tổng hợp kế toỏn
chứng từ cựng loại
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toỏn
chi tiết Chứng từ kế toỏn
Hỡnh 1.5: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký - sổ cỏi.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUÂT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CễNG TY TNHH
XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CDT
2.1. Đặc điểm chung của cụng ty TNHH xõy dựng và thương mại CDT. 2.1.1. Khỏi quỏt chung – quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty
TNHH xõy dựng và thương mại CDT.
2.1.1.1. Khỏi quỏt chung.
• Tờn cụng ty: CễNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG
MẠI CDT.
• Tờn giao dịch: CDT TRANDING AND CONSTRUCTION COMPANY LIMITED.
Hổ, quận Hai Bà Trưng, Tp Hà Nội. • Điện thoại: 38243027
• Fax: 39718136
Cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ CTD là một cụng ty kinh doanh đa ngành nghề, song trọng yếu là trong lĩnh vực xõy dựng nội ngoại thất. Trong quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển cụng ty đó thể hiện chỗ đứng của mỡnh trong nền kinh tế thị trường đang ngày càng biến động, đặc biệt giữa trung tõm kinh tế miền Bắc Việt Nam. Nhận thấy nhu cầu thực tế về xõy dựng và thương mại, cỏc nhu cầu ngày càng gia tăng nờn năm 2005, 2 thành viờn chớnh của cụng ty đó quyờt định thành lập cụng ty với vốn điều lệ là 1.950.000.000.đồng VN. Như vậy qua quỏ trỡnh kinh doanh, thực tế đó chứng minh sự lựa chọn và phương thức sản xuất và kinh doanh của cụng ty đó đạt được những kết quả nhất định.
2.1.1.2. Nhiệm vụ, chức năng, kết quả kinh doanh của cụng ty TNHH thương mại và dịch vụ CDT.
a. Nhiệm vụ, chức năng.
Kinh doanh cỏc ngành nghề bao gồm:
- Xõy dựng dõn dụng, cụng nghiệp, giao thụng, thuỷ lợi và san lấp mặt bằng. - Lữ hành nội địa và cỏc dịch vụ phục vụ khỏch du lịch (Khụng bao gồm kinh doanh quỏn Bar, phũng hỏt Karaoke, vũ trường).
- Trang trớ nội ngoại thất.
- Buụn bỏn tư liệu sản xuất, tư liệu tiờu dựng. - ...
Dự mới được thành lập vài năm gần lại đõy, song tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty đó cho thấy sự phỏt triển của cụng ty trong nền kinh tế thị trường. Đặc biệt đó được thể hiện qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty trong 3 năm: 2006, 2007, 2008.
Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, ta cú thấy sự gia tăng về mặt doanh thu đồng thời cũng là sự tăng lờn của chi tiờu lợi nhuận năm 2007 so với năm 2006. Tuy nhiờn đến năm 2008 cỏc chỉ tiờu này đó bị giảm sỳt, đú là do sự tỏc động của cỏc yếu tố kinh tế thị trường.
Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty TNHH xõy dựng và thương mại CDT năm 2006, 2007, 2008.
STT Chỉ tiờu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1 Tổng doanh thu 3.563.525.000 4.250.250.000 3.815.652.000 2 Lợi nhuận trước thuế 315.250.000 402.115.000 293.168.000 3 Nộp ngõn sỏch 88.270.000 112.592.200 82.087.040 4 Lợi nhuận sau thuế 226.980.000 289.522.800 211.080.960
2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ mỏy của cụng ty
2.1.2.2. Khỏi quỏt cơ cấu tổ chức bộ mỏy cụng ty
Là cụng ty TNHH 2 thành viờn hạch toỏn độc lập và tự chịu trỏch nghiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, do đú cụng tỏc quản lý đúng vai trũ quan trọng, chất lượng của cụng tỏc quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phỏt triển của cụng ty núi riờng, của nền kinh tế quốc dõn núi chung.
Để đảm bảo sản xuất kinh doanh cú hiệu quả, cụng ty tổ chức bộ mỏy quản lý gọn nhẹ. Đứng đầu là giỏm đốc cụng ty, phớa dưới là cỏc phũng ban bao
gồm: Phũng kỹ thuật, phũng hành chớnh, phũng kế toỏn. Bộ mỏy quản lý được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hỡnh 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của cụng ty.
Giỏm đốc: Là người cú trỏch nghiệm cao nhất trong việc điều hành sản xuất kinh doanh trong toàn cụng ty.
Phũng kỹ thuật: Là nơi trực tiếp quản lý việc thi cụng cụng trỡnh, cú trỏch nghiệm quản lý cỏc đội thi cụng. Bờn cạnh đú đõy là nơi chịu trỏch nghiệm đảm bảo cỏc yếu tố về mặt kỹ thuật cũng như tiến độ thi cụng.
Phũng hành chớnh: Thực hiện cỏc cụng việc sau: - Cụng tỏc hành chớnh
- Cụng tỏc tổ chức lao động và lao động tiền lương. - Cụng tỏc y tế và kiểm tra vệ sinh, an toàn xõy dựng. - Cụng tỏc an ninh.
Phũng kế toỏn: Thực hiện cỏc trỏch nghiệm sau:
- Phản ỏnh trung thực kịp thời tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty.
Đội thi cụng KT Thuế KT giỏ thành KT vốn bằng tiền KT tổng hợp P. Kế toỏn P. Hành chớnh P. Kỹ thuật Giỏm đốc
- Lập kế hoạch tài chớnh bảo đảm cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch và cú biện phỏp quản lý cỏc nguồn và kiểm tra việc sử dụng vốn đạt hiệu quả cao nhất nhất định trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của cụng ty.
- Tổ chức hạch toỏn kế toỏn và phõn tớch cỏc hoạt động tài chớnh theo quy định của nhà nước.
- Tổ chức thu hồi vốn theo kế hoạch.
- Thực hiện bỏo cỏo thống kờ theo quy định của nhà nước
2.1.2.2. Khỏi quỏt quy trỡnh sản xuất.
Do đặc điểm của cụng ty là cụng ty xõy dựng nờn quy trỡnh sản xuất cũng mang đặc trưng của cụng ty xõy dựng, dễ thấy đú là: Trước tiờn là khi cú hợp đồng xõy lắp thỡ tiến hành lờn dự toỏn thi cụng cụng trỡnh, vật liệu mua về được chuyển tới chõn cụng trỡnh và được tiến hành thi cụng. Đến khi hoàn thành, cụng trỡnh được quyết toỏn và tiến hành bàn giao sau khi bờn A chấp nhận nhiệm thu. Đến đõy quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm xõy dựng mới được coi là kết thỳc. Như vậy quy trỡnh sản xuất sản phẩm được khải quỏt qua sơ đồ sau:
Vật liệu Thi cụng Hoàn thành
Nhiệm thu Cụng trỡnh (hạng mục cụng trỡnh)
Hỡnh 2.2: Sơ đồ quy trỡnh sản xuất sản phẩm xõy dựng 2.1.3. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty.
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
Xuất phỏt từ yờu cầu tổ chức sản xuất, quản lý và trỡnh độ quản lý, cụng ty TNHH xõy dựng và thương mại CDT tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo hỡnh thức tập trung. Trong bộ mỏy kế toỏn của cụng ty, mỗi kế toỏn viờn cú thể kiờm nghiệm nhiều phầm hành kế toỏn khỏc nhau. Mỗi người cú chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riờng. Bộ mỏy kế toỏn tập trung ở phũng kế toỏn với mụ hỡnh như sau:
Hỡnh 2.3 : Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn
- Kế toỏn trưởng: Cú nhiệm vụ tổ chức bộ mỏy kế toỏn trờn cơ sở xỏc định đỳng số lượng cụng tỏc kế toỏn, chịu trỏch nghiệm về chuyờn mụn nghiệp vụ kế toỏn, tài chớnh của cụng ty. Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ phổ biến chủ trương và chỉ đạo việc thực hiện cỏc chủ trương về chuyờn mụn nghiệp vụ của mỡnh; ký duyệt cỏc tài liệu.
Kế toỏn trưởng Kế toỏn thuế Kế toỏn giỏ thành Kế toỏn vốn bằng tiền Kế toỏn toỏn tổng hợp
- Kế toỏn thừa hành: Quan hệ giữa cỏc kế toỏn phần hành là quan hệ ngang bằng cú tớnh chất tỏc nghiệp, khụng phải là quan hệ chủ đạo. Kế toỏn phần hành phải cú trỏch nhiệm liờn hệ với cỏc kế toỏn tổng hợp để hoàn thành việc ghi sổ tổng hợp hoặc lập bỏo cỏo kế toỏn chung khỏc ngoài bỏo cỏo kế toỏn phần hành. Ngoài ra kế toỏn phần hành cũn cú chức năng nhiệm vụ như sau:
• Kế toỏn tổng hợp: cú nhiệm vụ tổng hợp cỏc vấn đề thuộc về kế toỏn của cụng ty: lập bảng cõn đối kế toỏn, thực hiện cụng tỏc kế toỏn cuối kỡ, lập bỏo cỏo quản trị và bỏo cỏo tài chỳnh theo định kỡ hoặc theo yờu cầu đột xuất...
• Kế toỏn vốn bằng tiền: phản ỏnh kịp thời tỡnh hỡnh thu chi và tồn quỹ tiền mặt, TGNH, thường xuyờn đúi chiếu tiền mặt tồn quỹ và TGNH thực tế với sổ.
• Kế toỏn giỏ thành: Tớnh giỏ thành và lựa chọn phương ỏn tớnh giỏ thành phự hợp với đặc điểm của đơn vị.
• Kế toỏn thuế: chịu trỏch nhiệm về số thuế của doanh nghiệp, định kỡ phải đối chiếu số thuế phải nộp với ngõn sỏch nhà nước.
2.1.3.2. Hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn
Niờn độ kế toỏn: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng
Phương phỏp tớnh thuế giỏ trị gia tăng: Phương phỏp khấu trừ
Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: phương phỏp KKTX
Phương phỏp tớnh giỏ thành sản phẩm: phương phỏp giản đơn kết hợp với phương phỏp hệ số.
Phương phỏp đỏnh giỏ sản phẩm làm dở: theo chi phớ NVL trực tiếp
Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung sử dụng cỏc loại sổ kế toỏn chủ yếu sau: sổ nhật ký chung, sổ cỏi, sổ thẻ chi tiết.
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ của hỡnh thức nhật ký chung như sau:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, cỏc đối tượng cần theo dừi chi tiết, kế toỏn ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung, sau đú cuối thang từ nhật ký chung chuyển ghi vào sổ cỏi cú liờn quan.
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trờn sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết. Từ bảng cõn đối số phỏt sinh và bảng tổng hợp chi tiết sẽ lập bỏp cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung tại cụng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày:
Chứng từ kế toán
Sổ NHậT Ký CHUNG
Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ, thẻ chi tiết kế toán