a. Điều kiện chung
Mỗi doanh nghiệp cú những đặc điểm và điều kiện khỏc nhau nờn tuỳ vào đặc điẻm của doanh nghiệp mỡnh mà kế toỏn chọn hỡnh thức sổ sỏch ỏp dụng cho phự hợp.Để võn dụng hỡn thức sổ nhật ký chứng từ thỡ thụng thương với những doanh nghiệp cú đặc điểm sau:
• Doanh nghiệp cú qui mụ lớn, loại hỡnh kinh doanh phức tạp • Những doanh nghiệp cú trỡnh độ quản lý, trỡnh độ kế toỏn cao • Những doanh nghiệp thực hiện kế toỏn thủ cụng là chủ yếu
Doanh nghiệp tổ chức sỏ kế toỏn theo hỡnh thức sổ nhật ký chứng từ phải thực hiện những nguyờn tắc cơ bản sau:
- Phải kết hợp chặt chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế theo trỡnh tự thời gian với việc hệ thụng hoỏ cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế
- Tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo bờn Cú của cỏc tài khoản, kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp rộng rói việc hạch toỏn tổng hợp với hạch toỏn chi tiết trờn cựng một sổ kế toỏn và trong cựng một quỏ trỡnh ghi chộp
- Sử dụng cỏc mẫu sổ in sẵn, cỏc quan hệ đối ứng tài khoản, cỏc chỉ tiờu quản lý kinh tế tài chớnh.
c. Đặc điểm tổ chức sổ kế toỏn
Cỏc loại sổ sỏch ỏp dụng
Theo hỡnh thức tổ chức sổ nhật ký chứng từ, kế toỏn phải sử dụng cỏc loaị sổ sỏch sau để tiến hành ghi chộp, hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh:
- Nhật ký chứng từ: cú 10 nhật ký chứng từ, từ nhật ký chứng từ số 1 đến nhật ký chứng tư số 10
- Bảng kờ: cú 10 bảng kờ từ bảng kờ số 1 đến bảng kờ số 11 (khụng cú bảng kờ số 7)
- Sổ cỏi
- Sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết
Hàng ngày, căn cứ vào chứng tư gốc đó được kiểm tra kế toỏn lấy số liệu ghi trực tiếp voà cỏc nhật ký chứng từ hoặc bảng kờ và sổ chi tiết cú liờn quan.
Đối với cỏc nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào bảng kờ, sổ chi tiột thỡ hàng ngày cõưn cứ vào cỏc chứng từ gốc kế toỏn vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng chuyển số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
Đối với cỏc loại chi phớ sản xuất kinh doanh phỏt sinh nhiều lõn hoặc mang tớnh phõn bổ thỡ cỏc chứng từ gốc trước hết phải dược tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc bảng kờ và nhật ký chứng từ cú liờn quan.
Cuối thỏng, kế toỏn khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc nhật ký chứng từ với cỏc sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cọng trờn nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cỏi. Số liệu tổng cộng ở sổ cỏi và một số chỉ tiờu trờn nhật ký chứng từ, bảng kờ, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập bỏo cỏo kế toỏn.
Ta cú thể thể hiện trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chứng từ trong hạch toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm theo sơ đồ sau:
Chứng từ gốc. bảng phõn bổ số 1, số 2, số 3. Sổ cỏi tài khoản 154, 621, 622, 623, 627 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng tổng hợp chi tiết chi phớ
sản xuất Sổ chi tiết chi
phớ sản xuất
Thẻ tớnh giỏ thành sản phẩm Bảng kờ số 4, số 5,
Ghi hàng ngày: Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ: Đối chiếu,kiểm tra:
Hỡnh 1.2: Sơ đồ hạch toỏn theo hỡnh thức nhật ký chứng từ.