Chúng ta đều biết rằng, giao tiếp là một nhu cầu, mct Ihoạt động không thể thiếu được của con người. Đe thoả mãn nìu cầu thông tin, trao đổi, giao dịch và chia sẻ. con người đã sáigĩ tạo ra nhiều hình thức giao tiếp khác nhau. Trong CUÔ11 sá'h “Kỹ
n ăng g ia o tiếp trong h à n h chính'’ Giáo sư Mai Hữu Khuê vài tập
thể tác giả đã đưa ra cách phân loại các hình thức giao tiếp như sau:
- Nếu xét ở góc độ tính chất tiếp xúc thì hoạt động giio tiếp có thể chia thành hai loại:
+ Giao tiếp trực tiếp: Là giao tiêp không qua các khâutmmg gian, giao tiêp “mặt đôi mặt”.
^ Giao tiếp gián tiếp: Thông qua các phương tiện trung gian như thư từ. sách báo. văn bản.
- Nêu t heo tính chất của giao tiêp thì có thể chia hoạt cìộng giao l.iêp thành hai loại:
^ Giao tiếp chính thức: Là những hoạt động giao tiêp điíỢc tổ chức và tiên hành theo quy định của pháp luật, theo một quy trình đã được thể chê hoá như: mít tinh, hội họp, tiếp dân, học tập, ]lội thảo...
H Giao tiếp không chính thức: Là những giao tiêp có tính chát cá nhân, tuy không bị ràng buộc bỏi những quy định có tính chất pháp lý. nhưng lại tuân theo những quy tắc và tập quán xã giao (giao tiêp bạn bè hoặc các cuộc trao đoi có tính chất riêng tư ở cơ quan ).
- Nêu dựa vào tâm thê thì hoạt động giao tiếp có thể chia làm íỉ loại:
+• Giao tiếp ở th ế vững mạnh. -* Giao tiếp ở thê yếu.
-* Giao tiếp ở th ế cân bằng.
Trong hoạt động văn phòng, các thư ký chủ yếu là tham gia vào các giao tiếp chính thức, đồng thòi vẫn có cả các giao tiếp không chính thức (trao đổi chuyện cuộc sông, chuyện gia đình... vối đồng nghiệp, vối thủ trưởng). Các thư ký có thể thực hiện các giao tiếp trực tiếp như: tiếp khách đến làm việc với thủ triíởug và cơ quan, phát biểu trong các cuộc họp và hội nghị, báo cáo còng việc trực tiếp vói thủ trưởng... Bên cạnh đó. các thư ký cũng c;ìn thực hiện các giao tiếp gián tiếp như: giao tiếp qua việc biên tập và soạn thảo các thư từ. văn bản, tài liệu hoặc tiêp nhận và giải quyết các thông tin trong văn bản. Đặc biệt, các
thư ký văn phòng hiện nay hầu hết đều phải tham gia vìo một hình thức giao tiếp nửa trực tiếp, nửa gián tiếp - đó là giao' tiếp qua điện thoại.
Như vậy có thể nói, trong quá trình làm việc, người th ư ký văn phòng (bao gồm cả Chánh, phó văn phòng, các chuyên viên và nhân viên) hầu hết đều tham gia vào các hình thức gi.10’ tiếp cơ bản sau đây:
1. Giao tiếp (trao đổi và xử lý thông tin) qua điện thoã. 2. Giao tiếp trong các cuộc họp, hội thảo, hội nghị.
3. Giao tiếp qua việc biên tập và xử lý thông tin bằig văn bản, thư từ giao dịch.
4. Giao tiếp qua việc tiếp khách của thủ trưởng và klhách đến làm việc, giao dịch vối cơ quan.
Ngoài các giao tiếp chính thức trên đây, các thư tý văn phòng còn thực hiện các giao tiếp không chính thức troiiỊ qu an hệ cá nhân với đồng nghiệp, vỏi các nhân viên phục Tụ„ với những người lãnh đạo trong cơ quan.
Các hoạt động giao tiếp của người thư ký, dù là trtc tiếp hay gián tiếp, đều giúp người thư ký hoàn thành tốt các nlniệm vụ được giao. Nói một cách khác, các hoạt động giao tiếp :ó ảnh hưởng và tác động rất lớn đến hiệu quả công tác của mgười thư ký.
Tuy nhiên trong giáo trình này, chúng tôi chủ yếu đi sâu vào các hoạt động giao tiếp chính thức của người thư ký. 3fciúxig tôi tạm sử dụng khái niệm giao tiếp hành chính để chỉ alnững hoạt động giao tiếp chính thức và cũng để phân biệt với tihiững giao tiếp có tính chất cá nhân của người thư ký văn phòig. Nói một cách khác, giao tiếp hành chính là những hoạt độig giao
tiêp chính thức nhằm giải quyêt các vấn đề, các môi quan hệ có liên quan (tèn việc thực hiện chức năng nhiệm vụ và quyên hạn của cơ quan. Trong đó. người thư ký văn phòng thực hiện các giao tiêp đó với tư cách là một cán bộ của cơ quan, đại diện cho cơ quan và cũng phải chịu trách nhiệm vê hành vi giao tiếp của mình theo nhiệm vụ và chức trách được giao.